自治体DX事例 #コミュニケーションの効率化｜肝付町、三条市、渋谷区、宇都宮市
令和2年12月、政府は「デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針」を決定し、目指すべきデジタル社会のビジョンとして「デジタルの活用により、一人ひとりのニーズに合ったサービスを選ぶことができ、多様な幸せが実現できる社会～誰一人取り残さない、人に優しいデジタル化～」が示されました。
また、令和4年6月、「デジタル社会の実現に向けた重点計画」が閣議決定され、このビジョンが目指すべきデジタル社会のビジョンとして改めて位置づけられました。
このビジョンの実現のためには、住民に身近な行政を担う自治体、とりわけ市区町村の役割は極めて重要です。
自治体においては、まずは、今後急速な人口減少が見込まれる中、自治体が持続可能な形で行政サービスを提供していくために、業務の見直しと並行して、自らが担う行政サービスについて、デジタル技術やデータを活用して住民の利便性を向上させるとともに、デジタル技術やAI等の活用により業務効率化を図り、職員の負担軽減とあわせて、人的資源を行政サービスのさらなる向上につなげていくことが求められています。
そこで、総務省が全国の自治体におけるDXの取り組み状況をまとめた「自治体DX推進参考事例集【第3.0版】」より、自治体DX事例を抜粋して紹介します。
今回は、肝付町（アウトリーチ的な行政サービスを見据えたテレワーク環境整備）、三条市（チャットツール導入で庁内事務連絡を効率的に実施）、渋谷区（庁内チャット活用で疑問や不安を即解決）、宇都宮市（Web会議で移動時間を大幅削減し行政サービスを向上）における庁内コミュニケーション効率化の自治体DX事例です。
アウトリーチ的な行政サービスを見据えたテレワーク環境整備｜肝付町
鹿児島県 肝付町では、テレワークを地域に寄り添うためのツールとしてとらえ、どこでも仕事ができる環境づくりを推進。場所にとらわれない行政サービスを提供しています。
事業の概要
テレワークをワークライフバランスの文脈ではなく「地域に寄り添うためのツール」として捉え、どこでも仕事ができる環境づくりとしてクラウドを前提とした自治体情報システムを整備。働き方改革の積極的な動きにつながっているほか、場所にとらわれない行政サービスが実現しています。
従来の情報システム基盤を流用しながらクラウドを前提とした全体テレワーク基盤として構築。汎用的なサービスを活用してカスタマイズを極小化し、庁内調整に外部人材を活用して専門的な知見から事業の有用性を説いてもらいました。
事業効果
若手有志による「はたらき方をつくるプロジェクト」が発足し、コラボレーションツールを使いながら議論と共同作業を重ね、地域の資源を活用した「出向く窓口」について民間事業者へ検証提案を行うなど、積極的な動きにつながったほか、住民向けスマホ相談会で現地にて相談内容等を確認しながら、状況に合わせた柔軟な対応が取れるようになりました。
また、保健師が遠隔地の高齢者宅を訪問した際に、その方の情報を確認しながら、離れて暮らすご家族や高齢者を支援する介護医療スタッフとオンラインでケア会議を実施するなど柔軟な対応が可能になりました。
チャットツール導入で庁内事務連絡を効率的に実施｜三条市
新潟県 三条市では、ビジネスチャットツールの導入で無駄な時間や情報の分断を無くし、業務効率化を実現。分散勤務やリモートワークの実施において、対面と変わらないコミュニケーションを可能にしています。
事業の概要
ビジネスチャットツールを導入し、全職員を対象に1,000ユーザーで利用開始。各課の速やかな連携を可能にし、カレンダー機能や掲示板機能の活用により業務効率化を実現しています。
また、災害時の連絡ツールとしての活用やワクチン接種に関する医療機関との連携をスムーズに行える環境づくり（ワクチン接種対応時、医療機関との電話とFAXによる連絡業務の負担を大幅に軽減）を構築できました。
また、希望する職員には私用スマホでの利用を許可している（運用ガイドラインにて規定）ほか、外部連携機能により多くの住民が普段利用しているチャットツールと連携できるため、自治会長や施設の指定管理者等との連絡にも活用しています（外部連携機能は届け出制）。
ユーザーに共通するアクセス権限は所属する部署のトークグループのみで、各ユーザーごとに任意のトークグループを設定し、情報共有を図っています。スマホ版アプリは、セキュリティ対策として各種制限設定を行っています。
事業効果
導入以前の電話や電子メールに比べて、コミュニケーションにかかる時間が大幅に削減され、円滑化が実現しました。
また、一斉連絡と既読者確認機能により、災害対応時において迅速な情報伝達を実現できました。
庁内チャット活用で疑問や不安を即解決｜渋谷区
東京都 渋谷区では、 庁内インフラ環境に実装されていたチャットツールを全職員が利用できるようにルール化、整備し、庁内DXを推進するツールとして周知。チャット機能を最大活用し、庁内で分からないことを気軽に教え合う組織文化を醸成しています。
事業の概要
平成31年1月よりMicrosoft 365を導入し、チャットツールを庁内の全職員が利用できるよう整備。自治体DXを推進するために必要な各種システムについて、有識者・前任者に気軽に質問ができる組織文化を醸成しています。
また、不安なく働ける環境で次世代を担う若者を育成しています。例えば、チャット機能に 「操作方法相互扶助チャネル」 を作成しており、職員間のQ&Aのやりとりを円滑化し、庁内で分からないことを教え合っています。
事業効果
チャット機能の活用により、部署間のコミュニケーションの円滑化が実現するとともに、迅速な意思決定が可能となりました。
Web会議で移動時間を大幅削減し行政サービスを向上｜宇都宮市
栃木県 宇都宮市では、LGWAN内で構築が可能なWeb会議システムを活用し、職員自身の端末から手軽にWeb会議を実施。１時間以上かかる出先機関への移動時間を他業務に充当することが可能になりました。
事業の概要
セキュリティ対策強化及び、LGWAN環境内の既存端末の利活用のため、LGWAN対応のWeb会議システムを新たに導入。在宅勤務者を含め、離れた場所にいる職員を交えた会議で有効に利用。広範囲にわたって点在している出先機関の長を集めた会議でも移動時間を節約し、機密性が高い会議を効率的に開催できるようになりました。
事業効果
職員自身の端末で会議参加できるようになり、これまで出先機関との会議のために最大で１時間以上かかっていた移動時間が、不要となりました。
また、庁内LAN内で完結する環境でWeb会議を行えるようになったことで、情報機密性を担保できるようになりました。
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