月2万件超のオンライン照会でケアマネジャー・職員双方の負担を軽減。横浜市が進める「要介護認定照会システム」活用

要介護認定の進ちょく状況や判定結果の確認をオンライン化した横浜市。「要介護認定照会システム」の導入により、閉庁時も含めてオンラインでいつでも照会できる環境を整えました。照会件数は月2万件を超え、事業所の利便性向上と区役所職員の負担軽減につながっています。
※本記事の内容は取材時点（2026年8月）のものです。

月2万件超利用される「要介護認定照会システム」とは

——「要介護認定照会システム」の仕組みについて教えてください。

「要介護認定照会システム」は、ケアマネジャー等が要介護認定の進ちょく状況や判定結果をオンラインで確認できる仕組みです。あらかじめアカウント登録を済ませておけば、被保険者番号と申請日を入力するだけで、必要な情報をすぐに照会できます。

——ケアマネジャーからは、どのような反応がありましたか。

「時間を気にしなくていいのが助かる」という反応がありました。これまでは開庁時間に合わせて、忙しい業務の合間に要介護認定の進ちょく状況を照会する必要がありましたが、「開庁時間に縛られない照会手段」が加わったことがメリットになっているようです。

スマートフォンにも対応しているため、外出先や移動中でも照会できて、窓口の混雑などの役所側の事情を気にする必要もありません。その分の時間を本来の業務に充てやすくなります。

——利用開始から数カ月が経過しましたが、要介護認定照会システムの利用件数はどのくらいでしょうか。

利用開始初日から500件を超えるアクセスがあり、直近の照会件数は月2万件以上です。オンラインで気軽に照会できるようになったことで、件数自体も増加しているのではないかと思います。

電話での対応の場合は、確認作業も含めて1件あたり5〜6分かかっていました。そのため、もともと電話で照会されていたもののうち数割がオンラインに移行したと試算するだけでも、大きな時間の削減につながっているはずです。

現場に負担をかけない運用を

——庁内での、要介護認定照会システムの運用負荷についても教えてください。職員は日々どのような業務を行っているのでしょうか。

横浜市では各区で要介護認定に関する業務を行っているのですが、要介護認定照会システムへのデータ登録や問い合わせは、取りまとめ部門である私たち健康福祉局で対応しています。

日々の業務としては、毎朝8時から8時半の間に業務システムを起動し、連携するデータを抽出してシステムにアップロードしています。作業時間は1回5分ほどです。今回の連携にあたって業務システム側にも少し手を加え、必要な項目だけを1クリックでCSV出力できるようにしています。

あわせて、事業所の新規アカウント登録の際に承認を行ったり、問い合わせに対応したりしています。