住民接点から業務システム連携まで一気通貫。給付事務をスピーディに完了する仕組みを構築した加東市

食料品物価高騰支援の給付金事務にあたり、住民接点となるオンライン申請と、業務システムをシームレスにつなぐ仕組みを構築した加東市。「Graffer スマート申請」と、サイボウズ社が提供するノーコードで構築できる業務システムツール「kintone（キントーン）」を外部API連携機能で連携させることで、市民からの申請受付から振込データの作成までを一気通貫で処理。限られた時間と人員のなかで、市民の利便性向上と職員の業務負担軽減を両立させています。 

申請から振込データ作成までを一気通貫で

——給付事務の効率化に向けて、どのような仕組みを構築されたのでしょうか。

丸山：市民からの給付金申請から振込データの作成までを、一気通貫で処理できる仕組みを構築しました。住民接点となるオンライン申請には「Graffer スマート申請」を、業務システムには「kintone」を活用し、両者を連携させることでこのような仕組みを実現しています。

——市民はどのような流れで申請を行うのでしょうか。

奥山：まずは給付金の対象となる世帯に、申請用二次元コードが記載された案内通知を郵送します。市民はその二次元コードからオンライン申請にアクセスし、案内に記載された世帯ごとのコードや口座情報などを入力して申請します。受け付けた申請データは、そのまま自動でkintoneに連携される仕組みです。

——kintoneに自動連携された後の、職員の業務の流れを教えてください。

丸山：職員はkintone上で申請内容を審査し、口座情報や添付ファイルに不備がないかどうかを確認します。不備があった場合は、スマート申請の差し戻し機能を使って市民に通知し、修正してもらいます。最終的には、kintoneから振込用のCSVデータを出力し、そのまま金融機関への振込処理に利用しています。

1件あたり20秒で審査完了。手作業を削減し、確実な運用へ

——事務の観点ではどのようなメリットがありましたか。

丸山：給付金の申請受付から振込までをスピーディに進められるようになったのが一番のメリットでした。オンラインで受け付けた申請は不備が少ないため、審査にかかる時間は1件あたり20秒ほどです。あわせて、kintone上で申請データを一元管理できるようになったことによって、同一世帯からの二重申請などをシステム上でチェックできる体制になりました。

——紙での申請と比較すると、どのくらいの業務削減効果がありますか。

丸山：オンラインで届いたものについては、紙での申請と比較すると、工数は3分の1程度になります。紙の場合は手書き文字の判読や書類不備の確認に時間がかかり、システムへの手入力も発生するためです。オンライン申請はこれらがすべて自動化・データ化されているため、審査から振込までをスムーズに進めることができます。