【グループウェア】職員が拡張できるグループウェアで、現場主導のDXを進める基盤を構築
（デスクネッツ ネオ / ネオジャパン）

※下記は自治体通信 Vol.76(2026年9月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

行政DXの推進が求められるなか、さらなる業務効率化を図るため、各自治体では長年使用したグループウェアの見直しが進んでいる。長浜市(滋賀県)もそうした自治体の1つで、10年使用していたグループウェアの見直しのタイミングでこれまでに抱えていた課題を解消。さらに、ノーコード開発ツールを新たに導入し、現場主導のDX推進にもつなげているという。同市デジタル行政推進課の奥野氏に、取り組みの詳細を聞いた。

全庁アンケートの結果、細かな現場課題が浮き彫りに

―グループウェアを見直した経緯を教えてください。

　以前使用していたグループウェアは、情報の周知や職員間の連絡ツールとして定着していたものの、年月が経過するにつれ、現場の業務実態とシステムとの間にズレが生じていました。そこで見直しにあたり全庁規模でアンケートを実施したところ、2つの細かな現場の課題が浮き彫りになりました。1つ目は設備予約の問題です。職員のスケジュールと設備予約が連動しておらず、たとえば会議室や公用車などを予約する際、スケジュールを入力したうえで改めて別の画面から予約を行う必要がありました。そのため入力に二度手間が発生するほか、一部の職員がスケジュールを入力していないため、結局内線でスケジュールの確認をする必要がありました。

―2つ目の課題はなんでしょう。

　部課の代表メールの確認モレです。以前のシステムでは、部課宛てに届いた代表メールを誰か1人が開いて既読にしてしまうと、未読の状態に戻せない仕様でした。そのため、本来対応すべき担当者が届いたメールに気づかず、対応が遅れるといった状況が起きていたのです。そうした結果を受けて、仕様書をまとめて公募型プロポーザルを実施し、グループウェアを比較検討した結果、ネオジャパン社の『desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)』を選定しました。

―評価したポイントを教えてください。

　大きく3つのポイントがありました。1つ目は、「機能間連携による使いやすさ」です。課題であったスケジュールと設備予約の連携はもちろん、当市が求める情報共有や業務に必要な機能が統合されていました。2つ目は、「デモンストレーションを通じて操作性の良さを確認できたこと」です。実際にシステムを触ってみたところ、専門知識がない職員でも直感的に操作することができ、「これなら全庁に浸透しやすい」と感じました。3つ目が、「導入時のコストパフォーマンスの高さ」です。グループウェアの基本機能が網羅されているうえに、当市の限られた予算規模にも合致しており、費用対効果が優れていると判断しました。

　これらの要素が決め手となり、令和2年3月から本稼働を開始しました。

設備予約の二度手間を解消。「ポータル」が業務インフラに

―導入後、どのような効果が得られたのですか。

　まず、職員の予定入力と設備予約が同時に行えるようになったため、スケジュールを入れ忘れることもなくなり、スムーズな運営管理を実現しています。また導入後は、部課の代表メールを「ウェブメール」で未開封にする設定が可能になり、確認モレが防げるようになりました。加えて、庁内の連絡は「ウェブメール」ではなくシステム上の「回覧・レポート」でのやりとりが定着しました。「回覧・レポート」では、ひとつの連絡に対して複数の職員とコメントのやりとりを行えるため、デジタル上で議論する文化が自然と定着し、情報共有もよりスムーズになりました。

　そして、さらなる業務の効率化につながっています。

―詳しく教えてください。

　「電子決裁」「財務会計」「GIS」など各種機能の入り口を「ポータル」に集約できました。そのため、「ポータル」を開けば、別のブラウザを立ち上げる必要がないほか、未処理の「電子決裁」などがあれば「ポータル」で表示されるため、処理が滞ることもなくなりました。現在では、職員が出勤するとまず『desknet's NEO』の「ポータル」を立ち上げるなど、職員の業務に欠かせないインフラとして定着しています。

　さらに令和6年から、ネオジャパン社のノーコード開発ツール『AppSuite(アップスイート)』の導入も開始しました。

現場主導のDXを進め、すでに95ものアプリを作成

―ノーコード開発ツールの導入理由を聞かせてください。

　現場の業務効率化をさらに推進していくためです。新たなグループウェアの定着で情報共有はスムーズになりましたが、庁内にはまだ紙や表計算ソフトによる帳票を使った申請・集計業務が散見されていました。これらを個別にシステム化しようとすると多大なコストと時間がかかります。その点『AppSuite』は現場の職員がアプリをノーコードで簡単に作成できます。さらに『desknet's NEO』上でそのまま使えるため、新たなシステムの使い方を覚える必要もありません。「現場主導の業務改善」をスピーディかつ低コストで実現するツールとして導入しました。

―導入後の成果はいかがですか。

　現在、デジタル行政推進課を中心として、すでに95の独自アプリを作成し、運用しています。たとえば「デジタル行政推進課 問い合わせフォーム」「情報資産の管理台帳の提出報告書」「公用ごみ処分申請書」といった業務をアプリ化しました。紙や表計算ソフトをリレーして行っていたこれらの申請・報告業務を『AppSuite』に置き換えたことでペーパーレス化の実現はもちろん、データが自動で蓄積・集計され、担当者が手作業で行っていた転記や管理の負担が劇的に軽減されました。なお、これらのアプリは『desknet's NEO』内のアプリとして追加されるため、全職員が利用できます。

―グループウェアも含めた導入意義を、どうとらえていますか。

　『desknet's NEO』と『AppSuite』は、単なる業務効率化のツールにとどまらず、当市のDX推進を根底から支えるツールになったと実感しています。グループウェアによって全庁的な情報共有やコミュニケーションの土台が構築され、そのうえでノーコード開発ツールを活用することによって、現場の職員一人ひとりが「自分たちの業務をデジタルでどう改善できるか」を考えて実践し、日々の業務を変えられる基盤ができました。これまでは、デジタル行政推進課が中心となってアプリを開発していましたが、今後は各課の職員に対して積極的にアプリの開発を浸透させていきたいと考えています。

充実のサポートを活用しつつ、住民サービスの向上を目指す

―今後、グループウェアをどう活用していく方針ですか。

　『desknet's NEO』および『AppSuite』をこれまで以上に活用していくことで、当市のDXをさらに進めていきたいと考えています。また『AppSuite』の活用推進にあたっては、他自治体の活用事例やフォーマットの提供、さらにはアプリ開発のサポートなど、ネオジャパン社やベンダーである日本ソフト開発社から手厚いサポートを受けられたことが大変ありがたかったです。そのため、各課への浸透に関しても大いに期待しています。今後もこうしたサポートを最大限に活かしつつ、業務効率化による職員の負担軽減と、限られた人員のなかでの持続可能な自治体運営、そして住民サービスのさらなる向上に努めていきたいですね。

ここまでは、グループウェアの見直しによって、それまで抱えていた業務上の課題を解消したことに加え、ノーコード開発ツールを新たに導入することで、現場主導のDXを図る基盤を構築した長浜市の事例を紹介した。このページでは、それらの取り組みを支援したネオジャパンを取材。グループウェアを見直す際のポイントなどを、同社担当の田渕氏に聞いた。

―グループウェアを見直す際のポイントを教えてください。

　ポイントは、大きく3つあると考えています。1つ目は、「導入時におけるコストパフォーマンスの高さ」です。自治体の限られた予算内で、最大限の効果を発揮できるかが重要になります。2つ目は、「職員自らが機能を拡張していけるか」という点です。日々の細かな業務課題に対し、現場の職員が主体的に対応できる柔軟性が求められます。そして3つ目は、「導入後も手厚いサポート体制があるか」です。システムは、定着させるまでの伴走が欠かせないためです。そうした背景を受けて、当社ではグループウェア『desknet's NEO』およびノーコード開発ツール『AppSuite』を提供しています。

―それぞれのサービスの詳細を教えてください。

　『desknet's NEO』は、スケジュールや回覧・レポート、ワークフローなど、庁内の情報共有や、業務改善に役立つ多彩な機能を標準搭載したグループウェアです。さらに、ノーコード開発ツール『AppSuite』を併用することで、オリジナルの業務アプリが現場の職員の手で簡単に作成可能となります。紙や表計算ソフトで行っていた業務を劇的に効率化し、現場主導のDXを強力に後押しします。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　グループウェアの提供によって、自治体のDX推進を引き続き支援していきたいですね。当社はツールを提供するだけでなく、導入後のサポートを最重視しています。具体的には『AppSuite』の作成方法のレクチャーや、他自治体の成功事例の共有などを実施しています。運用を重ねるなかで、自治体ごとに最適な業務基盤へと育てていく伴走支援を行います。なお、当社製品は、クラウドだけでなく、オンプレミスへの対応も引き続き行っていきます。グループウェアの見直しにおいてお悩みの自治体のみなさまは、ぜひ一度、お気軽にお問い合わせください。