職員自身で業務アプリを作成し、期間と費用を抑えた機能拡張を実現

※下記は自治体通信 Vol.50（2023年6月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

業務効率化を図るため、職員間における情報やスケジュールの共有がスムーズに行えるグループウェアを導入する自治体は増えている。そうしたなか、八女市(福岡県)では、業務アプリのノーコード開発が可能な独自の機能を搭載したグループウェアに刷新したことで、さらなる業務効率化を実現しているという。同市の担当者2人に、詳細を聞いた。

さらなる事務の効率化に向け、グループウェアを刷新

―八女市でグループウェアを刷新した背景を教えてください。

平田　DX推進担当者によると、以前のグループウェアで情報共有は図れていたものの、業務のなかではExcelによる台帳管理がまだ行われていることや、組織内部の手続きは紙申請が多いといった課題があったそうです。それを解決するため、平成29年度頃から刷新の検討を始めたとのことです。

―どのように検討を進めていったのでしょう。

大石　検討し始めたタイミングで、ネオジャパン社が提供している『desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)』に注目したそうです。『AppSuite(アップスイート)』という業務アプリ作成ツールがついていて、これを使えばノーコード開発が可能で、専門知識がない職員でも簡単に業務アプリを作成でき、さらに「ワークフロー*」とも連携できるとのこと。これならExcelや紙で管理していたものをアプリで共有化できるなどの機能拡張が図れると、導入を決めたそうです。

―導入してみていかがでしたか。

平田　たとえば、令和2年度に実施した事業者向けの「新型コロナ給付金」事業では、受付管理をどう効率化するかが課題でした。そこで、DX推進担当者と私との協働で『AppSuite』を使った受付管理アプリを開発することに。結果、通常業務をこなしながら1～2週間で作成できました。業者に依頼すれば、契約行為を含めて約3ヵ月かかるほか、費用も200万円以上かかっていたでしょう。

　その後、さまざまな給付金事業を実施しましたが、その都度アプリを作成。重複した申請を防止することができ、入力作業も簡素化されました。『AppSuite』を使わずに、Excelですべてを管理していたらと思うと、ぞっとします。以降、『AppSuite』の活用は庁内で広がっているようです。

*ワークフロー : 『desknet's NEO』に搭載されている機能のひとつで、電子承認システムのこと

実績が評価され、全庁にて導入が決定

―どのように活用されているのでしょう。

大石　昨年には、環境課における省エネ家電購入に対する補助金申請の管理アプリを私が作成しました。少し不安がありましたが、やってみたら思ったよりもスムーズにできました。複数人で同時に管理できますし、申請件数や進捗管理の集計とグラフ作成も簡単で、庁内の情報共有にも活躍しました。

　こうした実績が評価され、利用部署が限定的だった『AppSuite』が今年4月から全庁で導入されました。今後もさらに業務効率化に役立てていければと考えています。

―自治体がグループウェアを導入するうえでのポイントはなんでしょう。

　当社では、「柔軟に機能を拡張できるか」がポイントになると考えています。そもそもグループウェアには、業務効率化を図るためにさまざまなアプリが標準搭載されていますが、各自治体の業務に合わせて、機能を拡張する必要も生じてくるでしょう。しかし、業者に機能拡張を依頼すれば、期間も費用もかかってしまいます。その点、当社が提供しているグループウェア『desknet's NEO』には、オプションとしてノーコード開発ができる『AppSuite』を搭載しています。これなら専門知識がない自治体職員でも簡単に業務アプリを作成でき、現場に合わせた業務効率化が図れるのです。

―本当に知識のない職員でも活用できるのでしょうか。

　八女市の場合はサポートが必要ないくらいスムーズに活用したケースですが、もし必要があれば当社が業務アプリ作成の伴走支援を行います。そのため、当社ではカスタマーサクセス部を令和3年に新設しました。豊富なテンプレートも用意しているので、必要であればそのテンプレートをカスタマイズして利用することも可能です。

―今後における自治体の支援方針を教えてください。

　『AppSuite』を搭載している『desknet's NEO』を普及させ、自治体の業務効率化に貢献していきたいですね。同グループウェアは現時点で、579の自治体と560の政府機関への導入実績があります。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。