【封入封緘機】正確な名寄せと迅速な封入を実現、発送業務の自動化に確かな手応え
（封入封緘機 / ピツニーボウズジャパン）

※下記は自治体通信 Vol.74(2026年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

住民への通知物の発送は、自治体にとって欠かせない重要な業務の一つである。そこでは、膨大な通知物の封入・封かん作業において、ミスの許されない正確性とスピードをいかに両立させるかが課題となっているケースが少なくない。こうしたなか、倉敷市(岡山県)では、基幹業務システムの標準化対応を契機に、封入・封かん作業の自動化を推進し、確かな成果をあげているという。取り組みの詳細を、同市情報政策室の西氏に聞いた。

「標準化」への対応で、作業の複雑化が予想された

―従来、どのように封入・封かん作業を行っていましたか。

　人口を50万人近く擁する当市では、月次で発生する数千件規模の通知から10万件を超えるものまで、多様な発送業務を行っています。これまで、一部の帳票で外部委託を活用する一方、ほとんどの通知物は職員が手作業で封入してきました。以前は納税通知書を冊子状にとじるなど独自にカスタマイズした帳票を用いることで、手作業でもミスが起きにくいように工夫していました。しかし、当市が基幹業務システムの標準化に取り組むなか、帳票の仕様が変更となったことで、発送業務のあり方を見直す必要性が課題として浮き彫りになったのです。

―それはなぜでしょう。

　標準化によって帳票の様式が統一され、これまでのような「独自のカスタマイズ」が不可能になったからです。標準準拠の帳票では、通知書を折ったうえで、別紙で印刷された納付書を対象者ごとに必要な枚数ぶんだけ選び出し、正しく組み合わせて封入しなければなりません。この「名寄せ」を人の目と手で行うのは非常に手間がかかり、誤封入のリスクも高まります。とはいえ、こうした小口の作業まですべて外部委託に切り替えるのは、コストや頻繁なデータ受け渡しの手間を考えると現実的ではありませんでした。そこで、量の多いものだけを外部委託し、小口の作業を内部で処理する方針を決めたときに、以前から提案を受けていたピツニーボウズジャパンの「封入・封かん機」に着目しました。近隣の府中市(広島県)で実際に稼働している様子を視察し、自分たちが想定している物量を確実に処理できている現場を確認できたことが、導入の決め手となりました。

数千通規模の発送ならば、職員1人が1日で完結

―活用状況はいかがですか。

　現在は市民税や介護保険、後期高齢者医療など、5業務16種類の帳票を自動名寄せの対象とし、封入・封かん機を活用しています。運用の要となっているのが、帳票加工ソフト『OL Connect』です。このソフトを用いて帳票に2次元コードを印字することで、複雑な名寄せを機械が自動で行えるようになるのです。標準システムから出力されたPDFデータに、後付けでコードや任意の文言を追加したりレイアウトを調整したりできるため、システムの制約を補い、柔軟に発送物を作成できる点が大きなメリットです。

―封入・封かん作業の自動化の効果を聞かせてください。

　作業効率は劇的に向上しました。たとえば1,000～2,000通規模の発送作業であれば、複雑な内容の封入であっても現在は職員1人が1日程度で完結させています。手作業であれば、5人がかりで1日かかっていただろうと推測しています。また、デジタル技術による自動名寄せで誤封入を物理的に防げるようになった意義は非常に大きいです。発送担当者にとって「ミスが許されない」という心理的負担は想像以上に重いものですが、そのプレッシャーが軽減されたことは現場の安心感につながっています。さらに、内製化によって急な通知が必要になった際も即座に対応できるなど、機動的な運用も可能になりました。

―今後はどのような方針で活用していきますか。

　現在、庁内の各部署から機械の使用予約が次々と入っており、現場の課題解決に直結している手応えを感じています。導入にあたっては、機械の仕様に合わせた封筒の選定など事前の調整が必要ですが、そのハードルを越えれば、さらに多くの業務に展開できるポテンシャルがあります。今後も成功事例を庁内で共有しながら、活用できる業務範囲を広げ、全体の業務効率化をさらに加速させていきたいと考えています。

限られた人員で膨大な発送業務を行うなか、多大な時間と人手が費やされる手作業での封入・封かん作業を「解決すべき喫緊の課題」ととらえる自治体は多い。小林市(宮崎県)もそうした自治体の一つだったが、ここまで紹介した倉敷市と同様、名寄せ機能を備えた「封入・封かん機」を導入し、自動化による作業の省力化の成果に大きな手応えを感じているという。導入の経緯や具体的な成果について、同市企画政策課の髙山氏に詳しく聞いた。

心理的負担の大きな作業に、10人体制で当たることも

―封入・封かん作業の自動化を図った経緯を聞かせてください。

　当市ではもともと「封入・封かん機」を導入していましたが、老朽化が進みエラーが多発していました。特に名寄せシステムはカメラで数字を読み取るタイプで精度が低く、光の影響などで読み取りミスが起きるたびに停止するため、結局は職員が何万通もの発送物を手作業で処理せざるをえない状況でした。固定資産税の発送時などは1ヵ月前から準備を始め、10人体制で作業に当たることもあり、ピーク時には残業が毎日発生するなどの業務負担に加え、ミスが許されない作業ゆえの精神的なプレッシャーもありました。そこで、基幹業務システムの標準化というタイミングに合わせ、機器の更新を決めたのです。

―改めて機器を導入するにあたり、重視したことはなんですか。

　もっとも重視したのは、宛先によって封入枚数が異なる場合でも正確に名寄せが行えることです。そのうえで、複数の部署で利用するため、誰もが直感的に扱える操作の簡単さを求めました。比較検討の結果、操作性が良く当市の規模にマッチしていたピツニーボウズの機器を選定しました。以前の機械よりもコンパクトになり、設置スペースが抑えられた点も助かっています。

―業務上では、どのような成果を得ていますか。

　すでに運用を始めている部署からは「革命的だ」という声が上がっています。たとえば、毎月800通を手作業で封入していた業務は、いまではわずか15分ほどで完了しています。最大の負担だった固定資産税の発送業務においても、これまでの半分に当たる5人体制で完結でき、時間外勤務もなくなる見込みです。操作も非常に簡単で、設定のたびに私が呼ばれることもなくなりました。

　名寄せについては、機械が2次元コードを正確に読み取って処理するため、導入後の誤封入はゼロで、現場の安心感は非常に大きいです。

システム改修を伴わず名寄せに対応できる

―どういった帳票を対象に名寄せ機能を活用しているのですか。

　現在は「口座不落」の通知など、「標準化」に対応した帳票に2次元コードを付与して名寄せ対応を行っています。本来、システム改修で同様の対応をすれば多額の費用と時間がかかりますが、帳票加工ソフト『OL Connect』を活用することで、既存システムを改修することなく柔軟かつ安価に自動化を実現できました。これにより、複数の部門が共通のメリットを享受できています。封入作業にかける人員が減ったことで、窓口や電話対応に当たる職員を確保できるという副次的な効果も生まれています。今後もこの成果を全庁へ広げ、職員がコア業務に専念できる環境を整えていきたいです。

―封入・封かん作業をめぐり、自治体はどういった課題を抱えていますか。

　自治体の規模によって悩みは異なりますが、共通しているのは「高額な外部委託か、多大な労力を要する手作業か」という2択に苦慮している点です。大規模な自治体であっても、発注単価が高くなる小口の月例処理などは、職員が負担を抱えながら手作業で対応せざるをえないケースが少なくありません。そこで当社では、自治体の規模にかかわらず、「自動化」という第3の選択肢として、「封入・封かん機」の活用を提案しています。

―詳しく聞かせてください。

　単に作業を自動化するだけでなく、専用ソフトウエアを組み合わせることで、宛名ごとに封入枚数が異なるような複雑な名寄せが可能になります。たとえば、税務部門での複数枚の納付書と課税明細の照合といった、高度な封入も自動で行えます。デジタルの仕組みで名寄せを自動化することは、誤封入のリスクを物理的に排除することにつながります。これにより「絶対にミスが許されない」という職員の重い心理的負担を軽減できる点が、導入自治体から高く評価されています。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

　当社には、規模を問わずさまざまな自治体の支援実績に基づいた豊富な知見があります。封入・封かん機の導入を具体的にイメージしにくい場合でも、実際の動作を確認できるデモを通じて、最適な運用方法を提案します。お気軽にご相談ください。