「名寄せ」も含む封入作業の自動化で、職員の心理的負担を大きく軽減

※下記は自治体通信 Vol.73(2026年4月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

住民への通知や帳票の発送は、自治体への信頼に直結する重要な業務だ。しかし、限られた人員で膨大な発送物に対応せざるをえない現場では、誤封入の許されないプレッシャーが職員の大きな心理的負担となっているケースが少なくない。こうしたなか、宇多津町(香川県)は封入・封かん作業を自動化し、作業の省力化と正確性の向上を実現。職員の心理的負担を軽減したという。取り組みの詳細を、同町の担当者2人に聞いた。

誤封入防止に不可欠だった、数千件ぶんのダブルチェック

―封入・封かん作業の自動化を図った経緯を聞かせてください。

川﨑　税務課では、毎年4～7月に発送業務の繁忙期を迎えますが、近年は作業を担う会計年度任用職員や派遣スタッフの確保が難しくなっていました。また、当町では発送直前まで住所変更や口座情報の更新に柔軟に対応するため、外部に委託せず内製を維持してきました。しかし、手作業では誤封入を防ぐため数千件ぶんすべてのダブルチェックが不可欠です。特に、固定資産税の納付書など、宛先ごとに封入物の枚数が異なる場合は、同一の宛先ごとにまとめる「名寄せ」が複雑になるため、職員の大きな心理的負担となっていました。

三宅　総務課で全庁調査を行ったところ、庁内には年間で計3万5,500通の封入・封かん作業があることが判明しました。現場の課題を解決するため、作業を自動化する「封入・封かん機」の導入を検討した結果、高度な名寄せが可能なピツニーボウズ製の機械の導入を決めました。令和7年6月から運用を開始しています。

―導入効果はいかがですか。

三宅　介護保険業務では、手作業で3時間かかっていた約700通の作業が、1時間で完了するようになりました。給付金の通知など全世帯向けの突発的な発送でも、職員が夜遅くまで残る必要がなくなり、迅速な対応ができています。

川﨑　税務課では今後の本格稼働を控え、帳票の「システム標準化」対応に向けた準備を進めています。ピツニーボウズジャパンの専用ソフトを用いて帳票に二次元コードを付与し、複雑な名寄せを自動化しました。テスト稼働では、複数の納付書の封入に加えて課税明細の有無も照合する複雑なケースでも1通あたり約13秒で処理でき、格段の高速化を確認できました。名寄せは機械が判別して行うため、誤封入のリスクを最小限に抑えられる安心感があり、職員の心理的負担が軽減されています。

高額なシステム改修を伴わず、名寄せの自動化を図れる

―今後の活用方針を聞かせてください。

川﨑　内製を維持したうえでの自動化は、発送スケジュールの融通が利き、職員の精神的な余裕にもつながります。正確かつスピーディな発送体制を構築することで、職員が住民対応など本来の業務に、より注力できる環境を整えていきたいです。

三宅　今回の取り組みは、高額なシステム改修を行うことなく、ソフトによって正確に名寄せできる仕組みを安価につくれる点が非常に画期的です。今後はこの有効性を全庁に周知し、組織全体の効率化を推進していく方針です。

―封入・封かん作業の効率化をめぐる、自治体の動きをどう見ていますか。

　人手不足や発送スケジュールの厳しさから、手作業の限界を感じて自動化を検討する自治体が増えています。しかし、効率化以上に重視されているのは正確さです。職員にとって、ミスの許されない発送業務は大きな心理負担となっており、その改善が喫緊の課題です。そこで当社では、封入・封かん機に加え、正確な「名寄せ」を基幹システムに手を加えず実現するソフトウエア『OL Connect』の活用を強くおすすめしています。

―詳しく聞かせてください。

　帳票から通知番号などのデータを読み取り、二次元コードを任意の場所に印字できるものです。これにより、宛先ごとに内容が異なる複雑な名寄せ、用紙サイズが異なる帳票を照合・選択する封入を実現できます。帳票の「標準化」においても、システム改修を避けつつ柔軟に対応できるため、コストを抑えて確実な発送体制を整えたい自治体からの相談が増えています。また、ラインプリンターの需要が減っているなか、カット紙への運用変更にも、柔軟に対応できる点が評価されています。

―今後はどういった方針で自治体を支援していきますか。

　当社は、全国6カ所の拠点を通じた豊富な支援実績が強みで、近隣自治体の動向に基づく具体的な助言なども可能です。ネットワークを活かした迅速なメンテナンス体制を含め、自治体のみなさんが安心して住民サービスに注力できるよう、最適な提案を行っていきます。