「待たせない窓口」を実現し、窓口を混雑緩和する窓口予約ソリューション

多くの自治体が、フロントヤード改革の一環として電子申請の導入を進め「行かせない取り組み」に注力しています。一方で、窓口での混雑や長い待ち時間といった課題を解消する「待たせない取り組み」については、対応状況にばらつきがあり、十分な改善が進んでいない自治体も少なくありません。

こうした背景の一因として、税や子育て、福祉など、市民一人ひとりの相談業務では依然として「直接話して相談したい」という来庁ニーズが根強く残っていることが挙げられます。

このような課題を解決し、「待たせない窓口」を実現するために「Graffer 窓口予約」が活用できます。この記事では、最後に窓口予約の無料トライアルについてご紹介しています。

窓口応対で市民や職員が抱える課題

窓口応答については、市民の目線・職員の目線の双方で課題があります。

まず市民の目線では、「待ち時間が長い」「閉庁時は電話予約できない」「混雑の予想がつかない」といった課題があります。

一方で職員の目線でも、「申請時期に窓口が混雑する」「予約の受け付けや管理に手間がかかる」「急な混雑での増員対応が難しい」といった課題を抱えています。

24時間いつでも面談などが予約できる「Graffer 窓口予約」

このような課題に対して活用できるのが、オンライン予約システム「Graffer 窓口予約」です。

「Graffer 窓口予約」は、市民がスマートフォンで24時間いつでも簡単に窓口を予約できるシステムです。市民は当日来庁してから、待つことなく手続きや相談が行えます。

直感的に操作できるインターフェースで、デジタル分野に知見の少ない職員も簡単に利用することができます。インターネット、LG-WANのいずれからもアクセスできる利便性を備えています。

活用事例

「Graffer 窓口予約」は、予約が必要なあらゆる業務に活用できます。

例えば京都府亀岡市子育て課では「伴走型相談支援のオンライン予約」に「Graffer 窓口予約」を活用。予約にかかる職員の工数がゼロになりました。

また、福岡県行橋市税務課では、確定申告のオンライン予約に「Graffer 窓口予約」を活用。予約の一元管理もあわせて行うことで、事務負担を2分の1に削減しています。

無料トライアルをご準備しています

「実際に使ってみないと予算要求に踏み切れない」という自治体に向けて、無料トライアルを用意しています。最短数日で設定可能のため、例えば以下のような事例で活用いただけます。 

■活用事例

• 妊娠の届出時面談や出産前面談など
• 年明けに予定されている令和7年分の申告相談
• マイナンバーカードの受け取り
• 法律相談
• 健康診査・各種検診
• 各種イベント・講習 

新地創交付金の活用も

 「Graffer 窓口予約」の導入に当たっては、自治体のデジタル化の後押しとなる新地創交付金が活用できますので、財政的にも有利に進めることが可能です。交付金申請の際に必要書類となる実施計画の作成支援も行っていますのでお気軽にお問い合わせください。