【財政課・営繕課・政策法務課など活用事例】PC標準搭載のソフトウェアで手書き業務をペーパーレス化

DX化が進んでも残る手書き業務

財政課・会計課・福祉保健課・政策法務課などで行われている行政職員や住民への聞き取り業務において、ヒアリング内容を文書にコメントとして手書きで書き込んだり赤入れをしたりする作業は、いまだ紙にペンで行っていることが多いようです。また、営繕課や建築指導課における図面審査のプロセスにおいても、図面をいったん紙に印刷し書き込みを行うシーンが多く見られます。

それらの文書は紙のまま何年も保管されていることが多く、自治体の中でもペーパーレス化したい課題の一つとなっています。ペーパーレス化を実現すれば、紙の削減や保管場所の削減、さらに業務効率化と情報共有の迅速化が実現します。

兵庫県 財政課の事例

兵庫県 財政課では、在宅勤務やサテライトオフィスを活用した「働き方改革」を推進する際、各職員に液晶ペンタブレット 15台を配備しました。Microsoft Teamsでのオンラインミーティングの際に資料へ手書きする用途で活用されています。

財政課では、予算編成時期などに他部署とのコミュニケーションを頻繁に行う必要があり、従来は、対面で予算要求に対するヒアリング事項を紙に書き込んでいました。そのため、予算要求書や予算整理簿など、年間でおよそ12万5千枚もの紙を使用し、地下倉庫に保管。長いもので30年間、中には永年保管が義務付けられている書類もありました。

これらの業務を在宅で行う場合、Microsoft Teamsでのオンラインミーティングの活用を検討しましたが、次々にコメントの書き込みが必要となるヒアリング作業ではキーボード入力では間に合わないと判断し、紙と同じ感覚で書き込みができる液晶ペンタブレットが注目されることとなりました。

ワコム製の液晶ペンタブレットは書き味・操作性が優れており、紙の上にボールペンで描くような感覚と、マウスやキーボードにはない入力の直感性が高い評価につながりました。また、在宅業務と庁舎内での持ち運びが容易な小さく軽い筐体サイズもポイントになりました。

利用開始後は、各課担当者とMicrosoft Teamsで資料を画面共有しながら各項目を確認し、電子的に記載をして保存まで行えるようになり、紙の使用量を大幅に削減する事ができました。情報共有も迅速に行うことができ、予算編成のヒアリング業務の効率化に貢献しています。

手書きソフトウェアとワコムの液晶ペンタブレットで手軽にペーパーレス化を実現 

Microsoft Edge、Google Chromeなど無料で利用できるソフトウェアを活用することで、PDFなどの電子文書に電子ペンで書き込んだり、オンラインミーティングで手書きしたりすることができます。また、Microsoft Word/Excel/PowerPoint/Teamsなどにもペンツールが標準搭載されており、文書にコメントや注釈を加えることができます。

液晶ペンタブレットはご利用のPCに接続し手軽に利用を開始できます。ワコムの液晶ペンタブレットと手書きソフトウェアを活用すれば、まるで紙にペンで書くように直感的に書き込みをすることができます。手書きの利便性を損なわずにデジタル化を進めることが可能になります。文書へのコメント・指示の書き込みや赤入れ、文書校正など、これまで紙で行っていた業務の効率化と、紙の使用量や保管スペースの削減が実現します。また、ペーパーレス化することで業務のリモート化も進み、情報共有の迅速化が加速します。

詳しくは、「業務効率化を実現する手書きソフトウェアと液晶ペンタブレットのご案内」をご覧ください。