【財政課・会計課・福祉保健課・政策法務課】ヒアリング業務のペーパーレス化のご提案

ミーティングでのヒアリング事項を書き入れる文書は紙のまま管理されている

財政課・会計課・福祉保健課・政策法務課などで行われているミーティングでの聞き取り作業や、住民へのヒアリングなどの内容を文書に書き入れたりコメントを加えたりする作業は、今でも手書きで紙に行っていることが多いようです。またそれらの文書は紙のまま何年も保管されていることが多く、自治体の中でもペーパーレス化に取り組みたい課題の一つです。ペーパーレス化を実現すれば、紙の削減や保管場所の削減、さらに業務効率化と情報共有の迅速化が実現します。

手書きの自然な感覚を損なわずにペーパーレス化を実現するワコムの液晶ペンタブレット

液晶ペンタブレットをご利用のPCに接続し、Microsoft EdgeのようなPDFに書き込みができるツールを利用するだけで、まるで紙にペンで書くように手書きでPDF文書に書き込むことができます。文書へのコメント・指示の書き込みや校正業務の効率化と、紙文書の保管スペースの削減が実現します。また、ペーパーレス化することで予算編成などの業務のリモート化も進み、情報共有の効率化が加速します。
液晶ペンタブレットとPDFツールを利用すれば、手書きで記入することが不可欠なプロセスであっても、従来の利便性を損なわずにデジタル化を進めることが可能になります。

詳しくは、液晶ペンタブレットを活用しペーパーレス化をおこなった兵庫県財政課の事例をご覧ください。予算編成業務において、他部署へのヒアリング事項を紙に書き込む作業をペーパーレス化し業務効率化を実現した事例です。液晶ペンタブレットを導入したことで、各課の担当者とMicrosoft Teamsで資料を画面共有しながら各項目を確認し電子的に記載をして保存まで行うことができるようになり、紙を大幅に削減することができました。