オンライン申請の受付から業務システムへの連携までを一気通貫でデジタル化する「オンライン申請のkintone連携」に取り組む北九州市の先行事例

オンライン申請の導入が進む一方で、「申請を受け取った後の内部事務の大半は職員が手作業で行っている」という課題をお持ちの自治体は多いのではないでしょうか。北九州市では「Graffer スマート申請」の外部API連携機能で、サイボウズ社が提供するノーコードで業務システム開発できるツール「kintone（キントーン）」とオンライン申請を自動連携。オンライン申請で受け付けたデータが自動で業務システムに反映される仕組みを構築し、職員の業務効率化と生産性向上を実現しています。

これまで申請受付後にExcelや手作業で管理していた業務を完全デジタル化へ

——まずは、オンライン申請のkintone連携について、仕組みを教えてください。

金田：オンライン申請のkintone連携は、「Graffer スマート申請」でオンライン申請が行われると、申請データが自動的に「kintone」に連携される仕組みです。従来は、オンライン申請で受け付けたデータを業務システムに連携するために手作業が必要となっていましたが、この仕組みを使うことで自動連携できるようになりました。さらに、Excelやマクロを使うことなく、データ連携後の後続事務も自動化することができます。

※「kintone」はサイボウズ社が提供する、プログラミング不要で業務システムを開発できるツールです。

——自動連携の仕組みをどのような業務で活用していますか。

金田：「無床診療所等立入検査自主検査結果の提出」や「宅地造成及び特定盛土等規制法に基づく適合証明書交付申請」、「産後ケア事業実施結果報告書」などに自動連携の仕組みを利用しています。

——それぞれの業務について詳しく教えてください。自動連携によってどのような変化がありましたか。

金田：例えば「無床診療所等立入検査自主検査結果の提出」について、従来は、医療機関が10ページ以上にわたる様式に記入して紙で提出していました。結果を受け取った職員は内容を確認し、記入漏れや不備があれば電話等でやりとりのうえ再提出などを行ってもらっていました。その後、提出された自主検査の内容で基準を満たしていない場合には、個別に指導を行うという流れでした。

※無床診療所等立入検査自主検査結果の提出は、医療機関が自主点検の結果を自治体へ報告する手続きです。

現在では、オンライン提出の段階で、入力漏れが自動でチェックされるようになりました。提出データは自動的にkintoneへ連携され、kintone側で自動計算が行われます。その結果、審査基準を満たしていない項目が自動抽出され、職員は指導が必要な項目を確認するところから業務をはじめられるようになりました。現在は、紙とオンラインを併用していますが、年間約300件の手続きが効率化され、43時間以上の業務削減が見込まれています

次に、「宅地造成及び特定盛土等規制法に基づく適合証明書交付申請」について、従来は、窓口で申請を受け付けた後に職員が申請データをExcelに手入力し、1件ずつ手作業で審査・証明書発行を行っていました。

※「宅地造成及び特定盛土等規制法に基づく適合証明書交付申請」とは、宅地造成及び特定盛土等規制法の規制対象外であることの証明をする書面交付を申請する手続きです。

現在では、グラファーでオンライン申請が行われると、申請データが自動的にkintoneに連携され、証明書データが自動作成されるようになりました。その後の庁内決裁のワークフローもkintone上で組まれているため、証明書発行の手前までの業務全てがデジタル化されており、職員の業務負荷は従来の約半分の工数まで減少しました。

他には、「産後ケア事業実施結果報告書」について、従来は産後ケア施設が実施状況や金額を一組の親子ごとに手書きで記入して申請していました。計算が煩雑なためミスも多く、職員に大きな負担がかかっていました。

現在では、産後ケア施設からオンライン申請が行われると、データがkintoneに自動連携されます。kintone側で自動計算が行われるように設定しているため、産後ケア施設側では計算の必要がなくなりました。職員は手入力や毎回の計算の必要がなくなり、オンライン申請されたものについては8割の負荷削減につながる見込みです。

※産後ケア事業実施結果報告書については、2025年11月現在、検証段階です。

※「産後ケア事業実施結果報告書」は、産後ケアを実施する助産施設が産後ケアの実施内容などを提出し、その内容に基づいて審査・委託料の支払いが行われるものです。