【兵庫県財政課で採用】公文書のチェック業務を効率化するデジタルペン活用

公文書のチェック作業やメモ書きで期待されるペーパーレス化

スマート窓口やオンライン申請の導入など、自治体業務のデジタル化が進む一方で、オンラインで受け付けた文書の確認・チェックや、ヒアリング業務などでは、依然として紙を使った作業が残っているケースがあります。具体的には、PDFなどで受け付けた書類を一度紙に印刷し、手書きで書き込みをした後に保管するといったプロセスです。このような文書が紙のまま長期間保管されていることもあり、自治体におけるペーパーレス化の課題の一つとなっています。

こうした紙を介した業務を減らし、さらなるDXを進めるためには、業務プロセスに沿って、これまで紙とペンで行ってきた手書き作業をデジタル化することが重要です。

例えば、財政課における予算編成時のヒアリング業務では、庁内各部署から提出された予算申請書を確認しながら、帳票にコメントを書き込む作業があります。申請内容を口頭で確認しながら修正箇所を指摘したり、確認事項を記入したりする場面も多く、キーボード入力だけでは対応しづらいケースもあります。

こうした手書き業務をデジタル化する際には、単に紙をなくすだけではなく、これまで紙とペンで行ってきた作業を、いかに自然な形でデジタルに置き換えるかが重要なポイントになります。

紙と同じ感覚で、公文書をデジタル校正

こうした手書き業務のデジタル化に活用できるのが、液晶ペンタブレットです。PCに接続してPDFなどの文書を画面に表示し、ペンで直接書き込むことで、紙の文書に赤字を入れるような感覚で、校正やコメントの記入を行うことができます。

文書の内容を確認しながら修正箇所に線を引いたり、コメントを追記したり、確認事項を書き込んだりといった作業を、従来の紙とペンに近い操作感でデジタル上で行うことができます。PDFに直接ペンで書き込めるため、印刷して校正し、修正後にスキャンして共有するといった、紙を介した作業の削減にもつながります。

実際に兵庫県庁の財政課では、予算編成時のヒアリングで大量の紙を使用していたことから、液晶ペンタブレットを導入し、ペーパーワークの削減に取り組みました。各課の担当者とMicrosoft Teamsで資料を画面共有しながら、必要な箇所に電子的に記入・保存できる環境を整備。ペーパーレス化によって紙の使用量を削減しただけでなく、リモートワークもスムーズに実現しています。

自治体向けホワイトペーパーで詳しく解説

同様に、会計・福祉保健・政策法務などの部署で行われるヒアリングや文書へのコメント記入などにも、液晶ペンタブレットを活用した手書き業務のデジタル化が有効です。紙の削減だけでなく、文書の共有や保存をデジタルで行うことで、情報共有の迅速化や業務効率化にもつながります。 

ワコムでは、こうした「手書きを必要とする業務」のペーパーレス化を進める一つの解決策として、液晶ペンタブレットと手書きソフトの活用を提案しています。 

ホワイトペーパー「自治体ペーパーレス解説BOOK」では、電子サイン、手書きメモ、図面・文書の審査、フリーハンドでの描画など、自治体業務における具体的な液晶ペンタブレットの活用シーンを、実際の導入事例とともに紹介しています。

公文書の校正や確認業務をはじめ、紙を使い続けている業務のデジタル化を検討されている方は、ぜひご覧ください。

以下より無料でダウンロードいただけます。