「想像以上にスムーズに定着」 勤務管理システム導入で実現した業務効率化と働き方改革

1．導入背景

紙での時間外申請・休暇申請を行っていた諏訪市様。毎月、正規職員約500名が時間外申請を自身で集計し、各原課と総務課にて確認作業を実施する必要があり、タイムリーな状況把握や管理の適正化が課題となっていました。また、諏訪市様全体としても庁内のDX推進を進める中で、人事労務分野のデジタル化について検討を進められていました。
こうした背景から、勤務管理業務の効率化と労務管理の高度化を目的として2025年に勤怠管理システム「KING OF TIME for おまかせ はたらくサポート」を導入いただきました。

２．導入の決め手

諏訪市様）
システム導入の検討は3〜4年前から進めていました。
複数製品を比較検討したものの、自治体規模や自治体の働き方に適した製品かどうかが重要なポイントとなりました。その中で、県内で既に同システムの導入実績があり、導入時のサポートを提供しているNTT東日本の「KING OF TIME for おまかせ はたらくサポート」を選定しました。
選定途中ではトライアルなども行いましたが、導入にあたっては、新たなシステムへの不安がありました。しかし、実際にNTT東日本から同システムを導入している自治体に訪問し、運用状況などを視察したことで具体的な導入へのイメージを持つことができ、庁内全体への展開もスムーズに行えたと思います。
また、費用面においてもクラウドおよびサポートサービスを安価に導入することができ、予算との整合性が取れていたことも大きなポイントでした。

３．導入・定着への取り組み

新しいシステムを導入する際には、職員への定着をいかに進めるかが重要になります。
諏訪市様では、導入にあたって職員への説明会を実施したほか、各課のDX推進担当者による部会等にてシステムの習熟を図り、各原課内での浸透を図っていただきました。また、普段業務にてパソコンを使用する頻度が低い保育園等の職場には、各現場の事務担当者の協力を得ながら、丁寧な説明を行いました。

諏訪市様）
導入にあわせ、職員向けの説明会はテルウェル東日本の導入支援サービスを活用しました。また保育所等には個別に説明会を行ったり、諏訪市の運用にあわせたマニュアルを作成して配布するなど、職員に寄り添った説明を行いました。
当初は問い合わせも多く寄せられましたが、各部署の声を一つひとつ丁寧に拾いながら対応したことで、職員の理解も着実に進みました。
打刻や申請の運用が定着するか心配でしたが、想定していたほどの混乱はなく、スムーズに運用へ移行することができました。導入から半年経って、システムでの勤怠管理を「やることが当たり前」と職員が認識し、習慣化しています。

４．導入効果

勤務管理システムの導入により、管理業務の効率化と労務管理の適正化の両面で大きな成果が生まれています。

4－1．リアルタイムな労務管理を実現

諏訪市様）
これまで時間外労働は月末に集計し把握していましたが、日々リアルタイムに確認できるようになりました。各職場においても、システム上で一元的に管理でき、残業時間が見える化されたことで、業務負荷の偏りを早期に把握できるようになりました。その結果、組織全体での業務分担の見直しや負荷の平準化に向けた迅速な対応が可能になりました。
また、ICカード打刻にて出退勤時刻が記録されるため、客観的な勤怠記録として保管できることもシステム化によるメリットと感じています。

4－2．管理工数を大幅削減

諏訪市様）
時間外勤務の集計は、月末に約500名分の確認を、手作業による照合を行っており、1～2営業日かけて集計作業を実施していましたが、システム導入後は数時間の作業にて完了できるようになりました。また各原課での取りまとめ業務も効率化されたため組織全体の業務負荷軽減に繋がっています。
休暇についても取得状況を都度確認することができ、休暇管理も軽減化されました。
さらに、勤務実績の取りまとめや給与システムとの連携作業も効率化され、バックオフィス業務全体の生産性向上につながっています。

5．今後の展望

諏訪市様）
諏訪市では、勤務管理システムを単なる勤怠管理ツールではなく、職員が働きやすい組織づくりを支える基盤として位置付けています。
今後は勤務時間データを活用しながら、

• 業務の属人化防止
• 生産性向上
• 過重労働の未然防止
• 職員の健康増進

をさらに推進していきたいと考えています。
また、正規職員に加えて会計年度任用職員への展開も視野に入れており、より広範囲な人事労務DXを目指しています。

６．他自治体へのメッセージ

諏訪市様）
導入前は職員への定着を心配していましたが、実際には想定以上にスムーズに定着しました。勤務管理の適正化は自治体運営に不可欠な取組だと思います。決して日の当たるシステムではないですが、当たり前と浸透したことが大きな成果だと思っています。重要なのは、現場の声に丁寧に向き合いながら進めることです。またNTT東日本並びにNTTグループのテルウェル東日本による導入支援体制も充実しているため、安心して取り組むことができました。

７．NTT東日本　おまかせはたラクサポートとは

「おまかせ はたラクサポート」は、総務・人事・労務・経理のバックオフィスSaaSの利用をサポートするサービスです。
おまかせ はたラクサポートでは、勤怠管理のほか電子契約・経費精算などのクラウドサービスを厳選しラインナップ化しております。
クラウドサービスとあわせ、サポートサービスをセットで導入することで、初期設定やデータ投入支援、利用中のトラブル対応などのお困りごとをトータルでサポートいたします。
またシステム導入時には、上記のサポートに加え、「導入支援サービス」（NTT東日本グループ　テルウェル東日本提供）のご用意もございます。専任の担当者が伴走支援して運用までをサポートするため、多くの業務をかかえる導入ご担当者様をお支えするため、安心して導入いただけます。

■関連サービスの詳細は以下をご参照ください

おまかせ　はたらくサポート　

KING OF TIME for おまかせ はたラクサポート

バックオフィスDX 

お問い合わせ先

NTT東日本では、「KING OF TIME for おまかせ はたらくサポート」をはじめとした各種SaaSサービスの導入検討から活用・定着まで伴走支援をおこなっております。業務改善をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。

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