煩雑な郵便物の集計は機械に任せ、「1日1回の短時間作業」に

伊達市

総務部 総務課 副主幹 兼 文書法規係長

小野 和大 おの かずひろ

伊達市

総務部 総務課 文書法規係 主任主事

小山 真由美こやま まゆみ

郵便物が届くたびに、進行中の業務を中断

―総務課ではどのような郵便発送業務を行っていましたか。

小山　各部署から随時集まってくる郵便物の集計から、集荷の対応まで、すべてを文書法規係で行っていました。

　このうち集計作業では、郵便物を定型・定型外に分けたうえで、1通ごとに重量を計測。さらに料金ごとに郵便物を数えます。集荷がある夕方までにすべての集計結果をまとめた差出票を作成し、郵便物とともに郵便局員に手渡していました。

―集計の作業にはどのくらいの時間がかかっていたのでしょう。

小山　断続的に発生する作業を合計して2～3時間かかっていました。集荷後は10～30分かけて郵便局員が料金や通数を確認するのですが、この際に差出票の記載内容と相違があれば、訂正を行うためにさらに時間がかかってしまうこともありました。

　集計そのものは単純な作業ですが、作業が発生するたびに職員は自身の業務が中断されます。スピードと正確さも求められるため、職員の精神的な負担にもなっていました。

小野　こうしたなか、一連の集計作業を自動化して職員の負担を軽減できる「郵便料金計器」の存在を知り、自治体への導入実績が抱負なピツニーボウズジャパンの製品を平成30年に導入しました。

1分間180通のスピードで、重量計測と印字を一気に処理

―「郵便料金計器」とは具体的にどのような機械ですか。

小野　郵便物を通すと、重量を瞬時に計測したうえで郵便局に承認を得た印影と郵便料金を封筒に自動で印字してくれる機械です。導入によって、郵便物を1通ずつ手で数えたり計量したりする煩雑な作業はいっさいなくなりました。当市が導入した機種では1分間に最高180通を処理してくれるので、集計にかかる作業は集荷前の1時間程度に収まるように。さらに、郵便料金計器を通した郵便物は差出票が不要になるので、郵便物の発送にかかる職員の手間は大きく軽減されました。

　集計作業の大部分を機械に任せることで、私たち文書法規係では、条例や規則の審査といった人にしかできないコア業務により専念できるようになりました。

小山　それだけでなく、郵便料金計器の導入によって、集荷時間を過ぎた後に郵便物を発送する場合にもメリットを得られています。

―どのようなメリットですか。

小山　郵便物に切手を貼る必要がなく、郵便物は機械に通したらそのままポストへ投函するだけで済むことです。従来、集荷時間が過ぎた後に郵便物を発送したい職員はその都度、部署内で決裁手続きを行い、切手を総務課に受け取りに行く必要がありました。しかし郵便料金計器を通した郵便物は料金後納扱いとなるので、そもそも切手を貼らなくても済むようになるのです。

―今後は郵便料金計器をどのように活用していきますか。

小野　まずは、郵便料金計器の活用を全庁の職員に広めていきたいですね。導入当初から、郵便料金計器を使った集計作業は総務課だけで行っていましたが、今年からはピツニーボウズジャパンに制作してもらった動画で機械の操作方法を周知し、各部署の担当者に機械を使ってもらう運用を始めました。郵便料金計器には、印影や料金以外にも、任意の文字や絵柄を印字できるといった便利な機能が多く搭載されています。こうした機能も積極的に活用し、郵便関連業務の改善を全庁で進めていきたいですね。

多くの自治体が、一定条件を満たした場合に料金が割り引かれる「郵便区内特別郵便物」制度を頻繁に活用している。しかし近年は、郵便局での適正収納が厳格化され、より正確な集計が求められるようになった。こうしたなか、茅野市(長野県)は、郵便料金計器の機能により1g単位での正確な処理を実現している。取り組みの詳細について、同市の小泉氏に聞いた。

茅野市

総務部 総務課 行政係 主査

小泉 涼こいずみ りょう

1通でも条件を満たさなければ、差し戻されてしまう

―茅野市では「郵便区内特別郵便物」制度をどのくらいの頻度で活用していますか。

　ほぼ、毎日活用しています。当市では、同一の郵便区内宛、同一形状で１通当たりの重量が25ｇ以内の郵便物を一ヵ所にまとめてもらっています。これが100通以上集まった時点で、総務課の職員が郵便区内特別郵便物を適用する処理を行っています。しかし、郵便局での適正収納の厳格化に伴い、以前は集荷後の郵便物の差し戻しが頻繁に起きてしまっていました。

―どのような理由で差し戻されるのでしょう。

　もっとも多かったのは、「同一形状の郵便物の束に、割引適用の条件に合っていない郵便物が混じっている」という理由でした。たとえば、すべて1通当たりの重量が25g以内だと見込んでも、封入されている中身の重さのわずかなバラツキによって、25gを超過してしまうケースはよくあります。その場合、25gを超えた郵便物は割引の適用外となってしまうため、追加料金の支払いを求められてしまうのです。

　こうした郵便区内特別郵便物にかかわる集計ミスは、昨年に導入したピツニーボウズジャパンの郵便料金計器の計測機能で解消することができています。

―それはどのような機能ですか。

　郵便物を郵便料金計器に通した際、あらかじめ設定した重量を超過している場合、印字をせずに稼働を自動で停止する機能です。この機能を使えば、1gの誤差なく正確に25g以下の郵便物のみに印字することができるのです。当市が利用する郵便局では、郵便料金計器を通して集計した郵便物については、機械に対する信頼性のもとで、郵便局内での再確認を行わずに「郵便区内特別郵便物」制度を適用してもらっています。郵便料金計器では、「郵便区内特別」の印影と割引適用後の料金も自動で印字してくれるため、「郵便区内特別」の判を一通一通手で押す作業もなくなりました。

　総務課の職員は現在、この計測機能にバーコードスキャン機能を組み合わせることで、より確実な集計作業を実現しています。

バーコードスキャンの活用で、会計科目ごとの集計も正確に

―バーコードスキャン機能についても詳しく聞かせてください。

　郵便料金計器に郵便物を通す前には、郵便物の会計科目をタッチパネル上で設定する必要があるのですが、科目の数は100以上あるため、間違えた科目をタップしてしまうことがありました。そこでピツニーボウズジャパンから提案されたのが、バーコードスキャン機能の活用でした。

　各部署の職員には郵便物を持ち込む際、会計科目別のバーコードが記載されたカードを同時に置いてもらいます。総務課の職員は、このカードを専用のバーコードリーダーでスキャンするだけで、正しい会計科目を設定したうえで郵便料金計器を利用できるのです。

―さまざまな機能を積極的に活用していますね。

　ええ。当市は長野県内ではじめて(※)自動タイプの郵便料金計器を導入した自治体となりました。導入後は、複数の近隣自治体が当市の郵便物集計作業を視察に訪れています。今後も郵便発送業務にまつわる業務改善のモデルケースをつくっていきたいですね。

　たとえば現在は、郵便物の封入・封かん作業の自動化も検討しているところです。新型コロナウイルスのワクチン接種をめぐり、接種に必要なクーポン券の発行を今後担当する部署からは、「封入・封かん機」という機械の導入を求める声があがっているのです。郵便業務に関するさまざまな課題を庁内で洗い出しながら、職員の生産性向上につなげていきたいと考えています。

※デュプロ販売調べ

デュプロ販売株式会社

松本営業所 主任

田茂井 利明たもい としあき

―自治体における郵便関連業務の自動化は進んでいますか。

　はい。業務を自動化する郵便料金計器と封入・封かん機はいずれも歴史の長い機械ですが、近年は自治体での導入が急増しています。その背景には、「平成の大合併」により、職員数に対して自治体が取り扱う郵便物の量が増えたことや、郵便局による集荷の廃止や適正収納の厳格化で自治体の業務負担が増大したことがあります。

―実際にどのような自治体が導入しているのでしょう。

　かつては財政が比較的潤沢な自治体が導入する傾向がありましたが、最近はその傾向が薄まっています。これは、職員数の減少を背景に、コストをかけてでも一人ひとりの職員の負担を軽減したいと考える自治体が増えているためです。一方で、会計年度任用職員を雇用して郵便関連業務に従事してもらうケースもありますが、雇用形態を問わず、職員は人にしか行えないコア業務に専念すべきです。そのためには、正確な作業を迅速に行える機械の導入は、マンパワー確保策として有効な選択肢となります。

―今後の自治体に対する支援方針を聞かせてください。

　当社はピツニーボウズジャパンの製品を取り扱い、多くの自治体を支援してきました。こうした実績で培ってきた自治体業務や郵便制度に関する知見を活かし、職員の業務改善に貢献していきます。デュプログループは全都道府県に拠点を抱え、幅広いサポート体制を整えています。郵便関連業務でお困りの方は、気軽にご相談ください。

自治体が行う郵便関連業務は、集計作業のほかに、封入・封かん作業が含まれるケースもある。この作業では、個人情報を取り扱うことから、いかに誤封入を防いで正確な作業を行うかが課題となる。こうした課題に対し、府中市(広島県)では、作業を機械で自動化することで、誤封入のリスクを低減した。機械導入の背景や具体的な成果について、同市の切原氏と田中氏に聞いた。

府中市

総務部 総務課長

切原 秀隆きりはら ひでたか

府中市

税務課 資産税係

田中 秀明たなか ひであき

長時間の単純作業が、誤封入のリスクを生んでいた

―府中市ではどのような業務で郵便物の封入・封かん作業が発生していますか。

田中　税務課では、固定資産税や市県民税、軽自動車税などの納税通知書の送付で、1年間に合計約6万5,000通の封入・封かん作業が発生しています。

切原　税務課以外では、介護保険課や市民課、女性子ども課、健康推進課などの部署でも、封入・封かん作業があり、いずれも職員が手作業で行っていました。

―具体的にはどのような作業を行っていたのでしょう。

田中　帳票を折りたたみ、宛先ごとに文書を集約する「名寄せ」を行ったうえで封筒に入れ、のりづけしていました。特に通数が多いのは固定資産税の通知で、その数は約2万通。約10人がかりで延べ約500時間をかけ、この作業につきっきりで対応していました。

切原　こうした単純作業が長時間続くことで、誤封入のリスクがつねに伴うことは大きな課題でした。名寄せの二重チェックは行っていましたが、疲労すると人は思いも寄らないミスを起こしてしまうもの。職員はみな強い不安を感じながら作業に取り組んでいました。そこで当市は、こうした誤封入リスクの低減や作業時間の短縮を目的に、封入・封かん作業を自動化する機械の導入を検討。ピツニーボウズジャパンの「封入・封かん機」を令和2年に導入しました。

1時間で最大5,400通封入

―封入・封かん機とはどのような機械ですか。

田中　紙折りから、封入、のりづけまで一連の作業を行ってくれる機械です。ピツニーボウズジャパンの機械では、宛先情報を付与したバーコードを印字することで同じ宛名の文書を正確に封入できるため、懸念だった誤封入のリスクを抑えられました。

切原　当市が導入した機種は、1時間で最大5,400通のスピードで処理できるので、作業にかかる時間も大幅に短縮できました。たとえば、1回に約3,000通を発送する介護保険の給付通知では従来、封入・封かん作業に5人で約70時間をかけていましたが、自動化により、2人がかりの2時間半で終えることができました。

職員の業務改善を、行政サービス向上につなげる

―郵便関連業務にまつわる今後の改善方針を聞かせてください。

田中　封入・封かん機を活用できる業務を広げるため、現状で使用している帳票や封筒の仕様変更を検討しています。特に帳票の仕様変更にはコストがかかりますが、手作業にかかる人的コストや職員の精神的負担と比較すれば、自動化によって長期的に得られるメリットは大きいと考えています。

切原　当市では郵便料金計器も同時に導入し、集計業務の簡素化を含めた郵便関連業務の効率化や、郵便料金の削減に成功しました。機械に任せられることは任せ、職員は人にしかできない業務に専念する。そうすることで、職員の業務改善を行政サービスの向上につなげていきたいですね。

ピツニーボウズジャパン株式会社

Sending Technology ソリューションズ営業本部 パートナーセールス部 次長

谷村 竜郎たにむら たつお

―自治体で郵便関連業務を自動化するニーズが急増しているそうですね。実際にどのくらいの機器が導入されていますか。

　当社が提供する郵便料金計器と封入・封かん機は、令和元年度から2年度にかけて、延べ121の自治体に導入されています。このうち、令和2年度に導入した自治体は延べ90団体にのぼります。急速に導入が増えている背景には、近隣自治体の導入がきっかけで機器の認知度が高まっていることもあります。コロナ禍を背景にオンラインツールを使った遠隔でのデモンストレーションも可能になり、多くの自治体担当者にソリューションを見てもらえる機会も増えています。ご関心のある自治体の方は、ぜひご連絡ください。