【守谷市】タブレットを全議員に渡しペーパーレスを実現（スマート議会化の事例）

役所や議会のペーパーレス化は、紙代だけでなく、資料作成のための業務も減らせる。守谷市議会では全議員と議会事務局の職員にタブレットを配布。討論の場で活用している。導入費200万円弱で毎年約50万円のコストを削減した取り組みについて、旗振り役である議長の松丸氏と協力企業の担当者に聞いた。

※下記は自治体通信 Vol.3（2015年10月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

低コストでITを導入しスマート議会化を推進

―守谷市議会では平成26年11月からタブレットを全議員に配布して、討議資料の共有などに役立てているそうですね。なぜIT活用を積極的に進めているのですか

　市民から期待されている役割を果たすように市議会を改革していくためです。直近の選挙では定員20名のうち９名の新人が当選。これは、「わかりやすい議会を」という市民の願いのあらわれととらえて、たとえば平成25年度から事業評価・事業仕分けの仕組みを取り入れました。
　また同年度6月にはSNSによる議会活動の広報もスタートさせたのです。こうした変革を進めたことで、議員間の討議は質・量ともにグレードアップしました。
　それに伴って討議資料が増え、作成のための事務局の業務量が増える。とはいえ、財政難のなかで事務局の人員を増やすわけにはいかない。そこでペーパーレス化をはかることにしたのです。

―複数の民間企業の情報共有システムを検討したそうですね。

　はい。そのなかで富士ソフトの「moreNOTE（モアノート）」はデモンストレーションで議員が実際に使ってみて好評でした。とくにペアリング機能が討議の場で役に立つだろうと。説明する側が資料のなかのあるページを画面表示したら、説明を受けている側の画面にも自動的に同じページが表示される機能です。
　それに導入コストが低かったこと。全議員19名（欠員1）と議会事務局の職員3名に1台ずつ配布。ソフト込みで192万円でした。

年間約6万枚の紙を節約し資料差し替えの負担も解消

―どのような効果がありましたか。

　まず、紙の使用量が劇的に減りました。議案書や予算書などが電子化され、年間約6万枚を削減。その印刷コストも節約できました。
　それに、事務局が資料を作成し、それを議員に配布する業務量が減らせました。とくに、訂正などで資料の一部だけを差し替える、大変な苦労がなくなったのは大きいと思います。こうしたコストをトータルすると毎年約50万円。4年使えば導入コストを上回る削減額になります。
　金額にあらわれない効果として、討議の質の向上があります。紙のときは作成に手間がかかったので、討議の直前に資料が配布されることが多かった。ですから、資料を読む時間が必要でした。しかし「moreNOTE」のおかげで早く資料に目を通せる。そのぶん討議時間が増えたのです。
　また、議員が住民に活動報告するときにも、カラーコピーするコストや手間をかけずに、グラフや写真・動画などで説明できるというメリットがあります。

―今後、どう活用しますか。

　執行部への導入も考えられます。ペーパーレス化によるコスト削減効果ははるかに大きいですし、条例や規則をまとめた例規集が電子化されたら便利になるなど、大きなメリットがあるからです。