全国の自治体トップ・職員・議員に贈る 自治体の"経営力"を上げる情報サイト

多くの庁内業務に革新をもたらす、「高音質マイクシステム」の実力

f:id:jichitaitsushin:20210726123937j:plain

北海道登別市の取り組み

音声品質の向上がもたらす業務改革

多くの庁内業務に革新をもたらす、「高音質マイクシステム」の実力

登別市 総務部行政経営グループ 総括主幹 菊地 徹
[提供]Shure Incorporated(シュア・インコーポレーテッド)

※下記は自治体通信 Vol.32(2021年8月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

いま多くの自治体では、職員の負担軽減や生産性向上を狙い、煩雑な定型作業の自動化を進めている。登別市(北海道)では、そうした事例のひとつである「録音データからの議事録作成業務」を自動化している。その際、同市が最初に着手したのが録音環境の整備であり、高音質の「ワイヤレスマイクシステム」の導入であった。その理由はなんだったのか。同市担当者の菊地氏に、システム導入の経緯や効果などを聞いた。

[登別市] ■人口:4万6,362人(令和3年6月末現在) ■世帯数:2万4,509世帯(令和3年6月末現在) ■予算規模:383億3,320万円(令和3年度当初) ■面積:212.21km2 ■概要:北海道の南西部に位置し、形状はほぼひし形をなしている。南は太平洋に面し、その海岸線はほぼ一直線。東は登別漁港、クッタラ湖付近で白老町と接し、北はオロフレ峠、来馬岳付近で壮瞥町に接している。支笏洞爺国立公園の中核に位置し、登別温泉を抱える北海道有数の観光都市であるとともに、北海道内で最も進んだ重工業地帯の室蘭工業圏の一翼として発展してきた。
f:id:jichitaitsushin:20210726125215j:plain
登別市
総務部行政経営グループ 総括主幹
菊地 徹 きくち とおる

録音環境の違いこそが、文字起こし精度を左右する

―新たなマイクシステムを導入したきっかけを教えてください。

 働き方改革の一環として、令和2年度から一部業務の見直しに着手しました。特に職員の負担が大きい業務を洗い出した結果、真っ先に浮上したのが議事録を作成する際の「音声データの文字起こし」でした。調べたところ、定例となる業務だけでも16部署で年間354回、2.7万時間ぶんの音声データを文字に起こしていました。試算の結果、職員の作業時間はじつに9.8万時間に及び、これが半分になるだけでも人件費で300万円ほどが節約できることも明らかになりました。

 そこで、まずは文字起こし用のソフトウェアを導入しようと、いくつかの製品を検証したのですが、そこで重要な発見があったのです。

―どのような発見ですか。

 文字起こし精度に大きく影響するのは、ソフトウェアの差よりも、録音音質の違いだということです。現在は無償ソフトウェアが複数登場し、その精度は日進月歩で高まっています。また、多くのソフトウェアが共通のエンジンを採用していることもあり、「ソフトウェア間に大きな差はない」とベンダーからも聞いていました。実際、簡易的なピンマイクを使って試験的に導入しただけでも、文字起こしの精度は格段に上がり、我々もベンダーと同じ認識をもちました。そこで、まずはマイクシステムの刷新を優先し、複数の製品を比較検討した結果、『自治体通信online』に掲載されていた、シュア・ジャパンのワイヤレスマイクシステム『Microflex Wireless』を選定しました。

遠隔コミュニケーションへの、拒否感も解消できるはず

―選定の決め手はなんでしたか。

 ひとつは、可搬式として可動ラックに収められる製品の柔軟性です。導入にあたっては、庁内会議や市民会議での文字起こしのほか、議会の中継や配信、そして最近増えてきたWeb会議など多くのシーンで活用したいと考えていましたので、製品の柔軟性は重要なポイントでした。そのうえで、混信の心配がなく、クリアな音質が得られること。さらに、複数台のマイクを同時に運用できるシステムの安定性も導入前に確かめられたので、それも大きな決め手になりました。3月末から15台を導入し、運用を開始しています。

f:id:jichitaitsushin:20210726124956j:plain

―導入効果はいかがでしょう。

 音質がクリアなため、ソフトウェアによる文字起こしの精度が上がり、期待通り職員の負担は大きく軽減されました。音声認識率は9割ほどまで高まっているケースもあり、従来、録音時間の4~6倍を要していた文字起こし時間は、等倍ほどに短縮されています。複数の部署で活用されており、いずれも高く評価されています。

 今後は、テレワークやWeb会議でも活用してもらおうと考えています。クリアな音質でストレスなくコミュニケーションが取れれば、一部の職員がもつ遠隔コミュニケーションに対する拒否感も解消できるはずです。庁内コミュニケーションの活性化にも、一役買ってくれるものと期待しています。


支援企業の視点

「聞き取りやすい音声」が、現場の業務効率を引き上げる

シュア・ジャパン株式会社 インテグレーテッド・システムズディレクター 大友 裕己
[提供]Shure Incorporated(シュア・インコーポレーテッド)
f:id:jichitaitsushin:20210726125212j:plain
シュア・ジャパン株式会社
インテグレーテッド・システムズディレクター
大友 裕己 おおとも ゆうき

―マイクシステムに関心をもつ自治体が増えているそうですね。

 とても増えています。議事録作成の業務効率化を目的とする「録音品質の改善」だけではなく、各種会議やWebミーティングでの「コミュニケーション改善」など、さまざまな目的でマイクシステムを導入・刷新する動きが見られます。コロナ禍で環境が大きく変わるなか、「音声」のクオリティが業務に与える影響の大きさを実感する場面が増えていることが背景にあります。

 当社が現在、自治体向けに提案している『Microflex Wireless(以下、MXW)』は、そうした幅広い用途に適した高音質マイクシステムです。

―製品の特徴を教えてください。

 MXWは、世界的なコンサートや大統領演説などで証明された高い音質とシステムの安定性を、一般会議向けにも展開すべく新たに開発された製品です。最大で96本のマイクを同時に稼働できる高い拡張性を備え、一般会議用途では最大使用本数に対してつねに余裕をもった設定で運用できます。そのため通信の安定性が高まり、無線周波数干渉を抑えることもできます。

 さらに、用途や環境に合わせて、接続するマイクの種類を自由に選択することもできます。

―今後の自治体への支援方針を聞かせてください。

 当社ではデモ機の貸し出しを行っており、実際の環境や用途で性能を確かめていただくことができます。「聞き取りやすい音声」が、いかに現場の業務効率を引き上げていくか、ぜひ実感していただきたいです。関心のある自治体のみなさんは、ぜひ当社までお問い合わせください。

大友 裕己 (おおとも ゆうき) プロフィール
平成16年、慶應義塾大学環境情報学部卒業後、国内音響メーカーを経て、平成27年にシュア・ジャパン株式会社に入社。会議室向けソリューションを扱う「インテグレーテッドシステムズ部門」を立ち上げる。平成31年より現職。
Shure Incorporated(シュア・インコーポレーテッド)
設立 1925年
従業員数 2,500人
事業内容 マイクロホン・ミキサー・プロセッサー・スピーカー・ヘッドホン・イヤホン・ほか音響機器の開発・製造・販売
URL https://www.shure.com/ja-JP
お問い合わせ先 https://effortless.shure.com/ja/ご相談はこちら/
この記事で支援企業が提供している
ソリューションの資料をダウンロードする
\ たった1分で完了! /
 資料ダウンロードフォーム