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福島県伊達市の取り組み

郵便関連業務の自動化①

煩雑な郵便物の集計は機械に任せ、「1日1回の短時間作業」に

伊達市
総務部 総務課 副主幹 兼 文書法規係長 小野 和大
総務部 総務課 文書法規係 主任主事 小山 真由美
[提供] ピツニーボウズジャパン株式会社

※下記は自治体通信 Vol.29(2021年4月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


日々さまざまな通知を住民に届ける自治体にとって、郵便物の発送は欠かせない日常業務となっている。なかでも、郵便物の集計作業は毎日断続的に発生し、職員の負担となりがちだ。こうしたなか、伊達市(福島県)ではこの作業を機械で自動化し、職員がコア業務に専念できる時間を増やすことができた。機械の詳細や導入効果について、総務課の小野氏と小山氏に聞いた。

伊達市データ
人口:5万9,073人(令和3年2月末日現在) 世帯数:2万2,885世帯(令和3年2月末日現在) 予算規模:520億6,153万円(令和2年度当初) 面積:265.12km² 概要:福島県の北部に位置し、県都福島市の北東に隣接する。東に阿武隈山系の霊山、西には吾妻連峰、北方には宮城県境の山々が遠望できる福島盆地のなかにある。平成18年に伊達町、梁川町、保原町、霊山町、月舘町の5町が新設合併して発足。奈良・平安時代から養蚕業が盛んで、明治初期には「掛田糸」ブランドとして海外に輸出された。令和3年5月の東北中央自動車道の開通により、今後は観光の振興や企業誘致が期待される。
伊達市
総務部 総務課 副主幹 兼 文書法規係長
小野 和大 おの かずひろ
伊達市
総務部 総務課 文書法規係 主任主事
小山 真由美こやま まゆみ

郵便物が届くたびに、進行中の業務を中断

―総務課ではどのような郵便発送業務を行っていましたか。

小山 各部署から随時集まってくる郵便物の集計から、集荷の対応まで、すべてを文書法規係で行っていました。

 このうち集計作業では、郵便物を定型・定型外に分けたうえで、1通ごとに重量を計測。さらに料金ごとに郵便物を数えます。集荷がある夕方までにすべての集計結果をまとめた差出票を作成し、郵便物とともに郵便局員に手渡していました。

―集計の作業にはどのくらいの時間がかかっていたのでしょう。

小山 断続的に発生する作業を合計して2~3時間かかっていました。集荷後は10~30分かけて郵便局員が料金や通数を確認するのですが、この際に差出票の記載内容と相違があれば、訂正を行うためにさらに時間がかかってしまうこともありました。

 集計そのものは単純な作業ですが、作業が発生するたびに職員は自身の業務が中断されます。スピードと正確さも求められるため、職員の精神的な負担にもなっていました。

小野 こうしたなか、一連の集計作業を自動化して職員の負担を軽減できる「郵便料金計器」の存在を知り、自治体への導入実績が抱負なピツニーボウズジャパンの製品を平成30年に導入しました。

1分間180通のスピードで、重量計測と印字を一気に処理

―「郵便料金計器」とは具体的にどのような機械ですか。

小野 郵便物を通すと、重量を瞬時に計測したうえで郵便局に承認を得た印影と郵便料金を封筒に自動で印字してくれる機械です。導入によって、郵便物を1通ずつ手で数えたり計量したりする煩雑な作業はいっさいなくなりました。当市が導入した機種では1分間に最高180通を処理してくれるので、集計にかかる作業は集荷前の1時間程度に収まるように。さらに、郵便料金計器を通した郵便物は差出票が不要になるので、郵便物の発送にかかる職員の手間は大きく軽減されました。

 集計作業の大部分を機械に任せることで、私たち文書法規係では、条例や規則の審査といった人にしかできないコア業務により専念できるようになりました。

小山 それだけでなく、郵便料金計器の導入によって、集荷時間を過ぎた後に郵便物を発送する場合にもメリットを得られています。

―どのようなメリットですか。

小山 郵便物に切手を貼る必要がなく、郵便物は機械に通したらそのままポストへ投函するだけで済むことです。従来、集荷時間が過ぎた後に郵便物を発送したい職員はその都度、部署内で決裁手続きを行い、切手を総務課に受け取りに行く必要がありました。しかし郵便料金計器を通した郵便物は料金後納扱いとなるので、そもそも切手を貼らなくても済むようになるのです。


―今後は郵便料金計器をどのように活用していきますか。

小野 まずは、郵便料金計器の活用を全庁の職員に広めていきたいですね。導入当初から、郵便料金計器を使った集計作業は総務課だけで行っていましたが、今年からはピツニーボウズジャパンに制作してもらった動画で機械の操作方法を周知し、各部署の担当者に機械を使ってもらう運用を始めました。郵便料金計器には、印影や料金以外にも、任意の文字や絵柄を印字できるといった便利な機能が多く搭載されています。こうした機能も積極的に活用し、郵便関連業務の改善を全庁で進めていきたいですね。

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