複雑な会計年度任用職員管理は、システム化による業務改善の好機

東京都北区

総務部参事

松田 秀行まつだ ひでゆき

東京都北区

総務部職員課 給与福利係長

勝山 武夫かつやま たけお

所管課の業務負担を想定し、早くからシステム導入を決断

―会計年度任用職員の制度発足に伴い、北区ではどのような対応を行ったのでしょう。

松田　当区の場合、新制度の対象となる職員が1,400人ほどおりますが、それぞれに業務内容や勤務形態が異なるため、それら職員の管理は各所管課が行っていました。しかし、新制度の発足に伴い、勤怠管理や給与計算といった業務が大きく変わるなか、実務を担う各所管課の負担がかなり重くなることが想定されました。

　人事制度や給与計算に精通しているわけではない各所管課の職員が新制度の詳細を理解し、正確に運用すること自体、難しいことです。そのため、職員の負担軽減を考え、制度発足に合わせて、システム導入の方針を早くから決めていました。

―導入の経緯を教えてください。

勝山　職員課では、令和元年の春頃から各所管課や各区とともに議論を重ね、制度の基本的内容が固まったのが令和元年8月頃。短期間でのシステム移行が迫られるなか、検討の末、正規職員の申請管理を行っていた富士電機製『庶務事務システム』と連携可能な『会計年度任用職員管理システム』の導入を決めました。その後に急な制度変更もありましたが、富士電機の支援により、短期間での導入を実現できました。

業務削減効果が評価され、庁内の改革プランベスト1に

―導入したシステムは、どのようなものですか。

勝山　多様な職種や勤務形態にある会計年度任用職員の任用や勤怠、給与計算といった管理を、新制度に沿って一括して行えるシステムです。制度変更によって新たに求められる期末手当の算出、年度対応・管理などの業務も自動化できます。当区ではこのシステムの操作担当者として、各課に約2人ずつ、全庁で約150人を登録し、任用情報や勤務日、休暇申請などの勤怠情報を入力してもらっています。それらのデータは職員課に集約され、システム上で自動的に給与計算される仕組みです。

松田　従来、各課がバラバラに勤怠管理や給与支給を行っていましたが、システム化を機に、それらの業務を職員課へ一元化することに。同時に、従来活用していた『庶務事務システム』と連携させることで、正規職員と同じスケジュールで給与支給を行う体制ができました。

―導入効果はいかがですか。

松田　各課の業務負担は大幅に削減されました。任用時に外部機関に提出する書類作成なども、職員課が一括して処理できるようにもなった結果、職員の負担軽減と庁内全体の業務削減効果が評価され、庁内の「改革プランベスト1」に選ばれました。今後は、RPAとの連携によるさらなる業務効率化や、得られたデータの活用による働き方改革の推進など、システムの導入効果をさらに高める運用も考えています。