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複雑な会計年度任用職員管理は、システム化による業務改善の好機

東京都北区の取り組み

複雑な会計年度任用職員管理は、システム化による業務改善の好機

東京都北区
総務部参事 松田 秀行
総務部職員課 給与福利係長 勝山 武夫
[提供] 富士電機株式会社

※下記は自治体通信 Vol.29(2021年4月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


地方公務員法の改正により、令和2年度から従来の非常勤職員は、「会計年度任用職員」として新たに任用されることになった。これに伴い、当該職員の休暇、手当、福利厚生などが拡充される一方、その制度変更に伴う新たな対応が自治体に迫られている。そうしたなか、北区(東京都)ではシステム化によって、これらの管理業務の負担軽減に成功しているという。同区担当者に、システム化の効果などを聞いた。

北区データ
人口:35万2,541人(令和3年3月1日現在) 世帯数:19万8,882世帯(令和3年3月1日現在) 予算規模:2,297億923万5,000円(令和3年度当初案) 面積:20.61km² 概要:江戸時代から飛鳥山の桜、名主の滝公園の滝や紅葉といった四季の変化を楽しむことができる行楽地として知られる。現在も、これらの自然をはじめ、荒川や石神井川などの4つの河川に恵まれ、緑あふれる地域。令和6年から新1万円紙幣の肖像画に採用される渋沢栄一が本邸を構えたまちとしても知られる。
東京都北区
総務部参事
松田 秀行まつだ ひでゆき
東京都北区
総務部職員課 給与福利係長
勝山 武夫かつやま たけお

所管課の業務負担を想定し、早くからシステム導入を決断

―会計年度任用職員の制度発足に伴い、北区ではどのような対応を行ったのでしょう。

松田 当区の場合、新制度の対象となる職員が1,400人ほどおりますが、それぞれに業務内容や勤務形態が異なるため、それら職員の管理は各所管課が行っていました。しかし、新制度の発足に伴い、勤怠管理や給与計算といった業務が大きく変わるなか、実務を担う各所管課の負担がかなり重くなることが想定されました。

 人事制度や給与計算に精通しているわけではない各所管課の職員が新制度の詳細を理解し、正確に運用すること自体、難しいことです。そのため、職員の負担軽減を考え、制度発足に合わせて、システム導入の方針を早くから決めていました。

―導入の経緯を教えてください。

勝山 職員課では、令和元年の春頃から各所管課や各区とともに議論を重ね、制度の基本的内容が固まったのが令和元年8月頃。短期間でのシステム移行が迫られるなか、検討の末、正規職員の申請管理を行っていた富士電機製『庶務事務システム』と連携可能な『会計年度任用職員管理システム』の導入を決めました。その後に急な制度変更もありましたが、富士電機の支援により、短期間での導入を実現できました。


業務削減効果が評価され、庁内の改革プランベスト1に

―導入したシステムは、どのようなものですか。

勝山 多様な職種や勤務形態にある会計年度任用職員の任用や勤怠、給与計算といった管理を、新制度に沿って一括して行えるシステムです。制度変更によって新たに求められる期末手当の算出、年度対応・管理などの業務も自動化できます。当区ではこのシステムの操作担当者として、各課に約2人ずつ、全庁で約150人を登録し、任用情報や勤務日、休暇申請などの勤怠情報を入力してもらっています。それらのデータは職員課に集約され、システム上で自動的に給与計算される仕組みです。

松田 従来、各課がバラバラに勤怠管理や給与支給を行っていましたが、システム化を機に、それらの業務を職員課へ一元化することに。同時に、従来活用していた『庶務事務システム』と連携させることで、正規職員と同じスケジュールで給与支給を行う体制ができました。

―導入効果はいかがですか。

松田 各課の業務負担は大幅に削減されました。任用時に外部機関に提出する書類作成なども、職員課が一括して処理できるようにもなった結果、職員の負担軽減と庁内全体の業務削減効果が評価され、庁内の「改革プランベスト1」に選ばれました。今後は、RPAとの連携によるさらなる業務効率化や、得られたデータの活用による働き方改革の推進など、システムの導入効果をさらに高める運用も考えています。


支援企業の視点

多くの職員が使うシステムには、徹底した「使いやすさ」が問われる

富士電機株式会社
営業本部 社会ソリューション統括部 営業第五部 担当課長 佐藤 豊茂

富士電機株式会社
営業本部 社会ソリューション統括部 営業第五部 担当課長
佐藤 豊茂さとう とよしげ

―会計年度任用職員制度をめぐる自治体の課題はなんですか。

 制度の詳細が固まったのが遅かった地域もあり、業務がシステム化されていない自治体が少なくありません。会計年度任用職員は、ただでさえ業務内容や任用形態が多岐にわたるので、その管理すべき職員の業務負担増大は大きな問題といえます。

 当社では、広く自治体に採用されている『庶務事務システム』のほか、このほど『会計年度任用職員管理システム』を開発し、それらの事務処理の業務効率を上げる提案をしています。

―システムの特徴を教えてください。

 いずれのシステムも、操作に携わる職員の数が多いことから、「使いやすさ」を徹底的に追求しています。入力の手間を極力減らす、直感的に画面操作がわかる、といった工夫が施されています。また、制度の詳細は自治体によって異なるなか、多くの自治体の導入事例をもとに、できるだけカスタマイズが少なくて済むよう機能設計されているのも特徴です。導入に際して、ほかの自治体の運用方法も参考に、システムを最大限に活用する提案も当社ならできます。

―今後、自治体をどのように支援していきますか。

 これらのシステムはクラウド利用も可能で、当社では制度改正の動向や働く環境の変化を注視し、つねに最新の開発成果を提供していく考えです。今後はAIやRPAとの連携、さらなる電子化への対応といった、業務効率をより一層高めるための開発を進めていきます。自治体のみなさんは、ぜひお問い合わせください。

佐藤 豊茂 (さとう とよしげ) プロフィール
徳島県生まれ。昭和59年4月、富士電機株式会社に入社。民間企業の製造現場における各種管理システムの導入やオフィス業務用パッケージの開発を経験した後、自治体の内部事務を支援する文書管理や庶務事務等のシステム開発、導入業務などを経て、平成27年より現職。
富士電機株式会社
設立大正12年8月
資本金475億8,606万7,310円
売上高9,006億円(連結:令和2年3月期)
従業員数2万7,960人
事業内容パワエレシステム事業、電子デバイス事業、発電プラント事業、食品流通事業
URLhttps://www.fujielectric.co.jp/
お問い合わせ電話番号 03-5435-7090 (平日9:00〜17:00、年末年始を除く)
お問い合わせメールアドレスsiinfo@fujielectric.com
製品ページ ■e-自治体 会計年度任用職員管理システム
https://www.fujielectric.co.jp/products/government/rinji_shokuin/
■e-自治体 庶務事務システム
https://www.fujielectric.co.jp/products/government/shomu_jimu/