LGWAN対応のAI-OCRとRPAを併用し、入力業務の大幅な効率化を実現

岩手県久慈市の取り組み

紙帳票入力の電子化

LGWAN対応のAI-OCRとRPAを併用し、入力業務の大幅な効率化を実現

久慈市総合政策部地域づくり振興課情報化推進係係長　谷川佳澄

[提供] 東日本電信電話株式会社

※下記は自治体通信 Vol.26(2020年10月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

職員減少が進む自治体業務において、いかに効率化を行っていくかが求められている。さらに新型コロナウイルスの感染拡大を契機とした、ニューノーマルな働き方の観点からも見逃せない課題に。そんななか、久慈市(岩手県)では、ICTを活用した業務効率化を図る実証実験を行い、令和2年7月からAI-OCRとRPAの導入を始めた。同市の谷川氏に、業務効率化を図った背景や今後の活用法などを聞いた。

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久慈市データ

人口：3万4,291人(令和2年7月31日現在)世帯数：1万5,708世帯(令和2年7月31日現在)予算規模：277億1,060万8,000円(令和2年度当初)面積：623.50km²概要：岩手県北東部の沿岸に位置し、東側は太平洋に面した海成段丘が連なり、西側は、遠島山など標高1,000m以上の山嶺を有する北上高地の北端部にあたる。また、東流する久慈川・長内川等の河川が北上高地を開析し、急峻な渓谷を形成しながら太平洋に注いでいる。古くから郷土に伝わる風習、芸能、行祭事も多く、特に9月に行われる「久慈秋まつり」は、南北朝時代から行われている、伝統を誇る岩手県北最大級のまつりと言われている。

久慈市

総合政策部地域づくり振興課情報化推進係係長

谷川佳澄たにがわよしずみ

実証実験により、入力業務の効率化を実感

―業務効率化を図った背景を教えてください。

　久慈市では東日本大震災や台風などの災害が続き、その対応に追われる一方で、職員数が減少しています。そんななか、当市では職員の健康を維持しつつ、住民サービスの質を高めることが必要と考えて、業務の効率化が課題でした。課題解決のひとつの方法としてICTを活用した業務効率化を模索し、注目したのがRPAでした。小さい規模から始められ、幅広い業務で活用できそうだ、と。

　そうしたなか、平成30年にNTT東日本からAI-OCR『AIよみと～る』とRPA『おまかせRPA』を組み合わせた業務効率化の提案を受けました。ただ当時、すぐ検討にはいたりませんでした。

―それはなぜですか。

　同社のAI-OCRがLGWANに対応していなかったためです。ただ、提案のなかで、RPAで入力を自動化する前段で紙帳票入力を電子化する必要性を理解し、AI-OCRの活用でより業務効率化につながるというのはよくわかりました。

―その後、どのように導入の検討を進めたのでしょう。

　令和元年に同社のAI-OCRがLGWAN対応になったことを契機に、実務レベルでの効果を確認するため、実証実験を行いました。実証実験では、事前に担当課全体へヒアリングを行い、導入の意向があった課を中心に実施しました。その結果、年間2万件のふるさと納税処理業務、約4,000枚のアンケート集計業務にて、とても高い効果を実感しました。

―どのような効果でしたか。

　ふるさと納税では、作業に要する時間が月あたり約78%削減。アンケート集計業務は約83%の時間削減につながりました。特にアンケート集計業務に関しては、担当職員が驚くほどでしたね。

　また7月からは、児童手当現況確認などの、子育て関係の業務でも新たに導入を進めており、今後さらにほかの業務での適用も検討していきます。

・トライアル実施時期:2019年12月～2020年2月
・すべてのかたに同様の効果を約束するものではありません。

将来的には対象業務を拡大し、テレワーク導入にも活用を

―これからの活用方針を教えてください。

　新型コロナウイルスの感染拡大を契機に、当市でもテレワークの検討を今後する必要があると思っています。将来的には、AI-OCRで紙帳票の文字を電子化しておけば、庁舎へ出勤し入力作業をする必要性をなくすことができ、テレワーク可能な業務領域が広がるのではないか、といったことなどを模索しています。

　こうした、業務効率化の検討を進め、緊急事態宣言のような状況下においても、業務継続できる体制づくりをめざしたいです。

※『AIよみと～る(LGWAN接続タイプ)』のご利用には、スキャナーなどの帳票類を電子化する機器および総合行政ネットワーク(LGWAN)への接続環境が必要です

紙業務の電子化で重視すべきは、読み取り精度・セキュリティ・サポート体制

東日本電信電話株式会社ビジネス開発本部第二部門　北森雅雄

[提供] 東日本電信電話株式会社

※下記は自治体通信 Vol.26(2020年10月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

東日本電信電話株式会社

ビジネス開発本部第二部門

北森雅雄きたもりまさお

―紙の入力作業を電子化するポイントはなんでしょう。

　久慈市のように、AI-OCRで文字を電子化し、RPAで自動入力することで作業効率性は飛躍的に向上します。単純作業をICTに振り分ければ、業務効率化はもちろん、入力ミスの防止にもつながります。

―『AIよみと～る』の特徴を教えてください。

　高い読み取り精度と業務効率化効果です。自治体とのトライアル(※)では、平均で読み取り精度97.6%、RPAを組み合わせることで、作業短縮効果58.6%という高い効果が出ました。そして、強固なセキュリティです。LGWAN内で閉じたシステム構成のため、住民情報も安心して読み込めます。さらに、当社独自のサポート体制です。年中無休9～21時で電話サポートを整備しており、お困りの時に問い合わせができて安心です。有償ですが、オンサイトで操作説明や読み取り設定支援を行う訪問サポートも利用可能です。『おまかせRPA』も、年中無休9～21時の遠隔サポート、有償でシナリオ作成支援を行う訪問サポートを利用できます。

※自治体とのトライアル:4自治体(長野市、千葉市、目黒区、三鷹市)の対象9業務について実施した「AI-OCR」と「RPA」活用時の読み取り精度および作業短縮効果(1件当たりの単純平均)のトライアル結果(平成31年1月～令和元年7月)

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

　紙の入力作業を電子化することで、自治体業務効率化を支援したいです。また、昨今の「コロナ禍」にくわえ、総務省がテレワークを推進しており、今後は自治体もテレワークの検討が始まると考えられます。「文書電子化」が進めば、テレワークで対応できる業務も増えていきます。我々のソリューションで、自治体の「ニューノーマル」な未来を実現していきたいですね。

北森雅雄 (きたもりまさお) プロフィール

昭和62年、東京都生まれ。平成23年に東日本電信電話株式会社(NTT東日本)に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングを担当。平成28年から現職にて、AI関連のサービス開発に従事。

東日本電信電話株式会社

設立	平成11年7月
資本金	3,350億円
売上高	4,900人(平成31年3月31日現在)
事業内容	東日本地域(※1)における地域電気通信業務(※2)およびこれに附帯する業務、目的達成業務、活用業務 ※1 北海道、青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県、茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、新潟県、山梨県および長野県 ※2 県内通話にかかわる電話、専用、総合デジタル通信などの電気通信サービス
URL	https://www.ntt-east.co.jp/
お問い合わせ電話番号	NTT東日本 ICTコンサルティングセンタ 0120-765-000 平日9:00～17:00（年末年始を除く）