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LGWAN対応のAI-OCRで、大量の入力業務を自動化

LGWAN対応のAI-OCRで、大量の入力業務を自動化

茨城県大子町の取り組み

紙帳票における業務効率化

LGWAN対応のAI-OCRで、大量の入力業務を自動化

大子町
まちづくり課 主任 佐川 元気
会計年度任用職員 藤田 美由紀
[提供] 東日本電信電話株式会社

※下記は自治体通信 Vol.25(2020年8月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


20年後には日本の労働力人口の大きな減少が予見されており、自治体は従来の半分の職員でも本来担うべき機能が発揮できる「スマート自治体」に転換することが必要となっている。そんななか、大子町(茨城県)では紙帳票の入力業務において業務効率化を図っているという。大子町役場の担当者2人に、詳細を聞いた。

大子町データ
人口:1万6,495人(令和2年6月1日現在)世帯数:7,297世帯(令和2年6月1日現在)予算規模:162億3,668万3,000円(令和2年度当初)面積:325.76km²概要:茨城県の最北西端に位置し、北は八溝山系を境に福島県、西は栃木県、東は常陸太田市(茨城県)、南は常陸大宮市(茨城県)にそれぞれ境を接している。面積の約8割は、八溝山系と阿武隈山系からなる山岳地で、八溝山をはじめ高笹山、男体山など県内有数の秀峰を擁している。水と緑に恵まれ、奥久慈茶、久慈川鮎、りんご、そば、奥久慈しゃも、こんにゃく、おやき、ゆば、漆、地酒、地ビール、硯など特産品がたくさんある。
大子町
まちづくり課 主任
佐川 元気さがわ げんき
大子町
会計年度任用職員
藤田 美由紀ふじた みゆき

年間1万枚超の入力を、ひとりで行っていた

―今回、業務効率化を図ったのはどのような業務でしょう。

佐川 平成27年度から行っている、「タクシー利用助成事業」の紙帳票入力業務です。大子町では65歳以上で車が運転できない方に対し、通常料金の半額で利用できるタクシー券をお渡ししています。タクシーを降りる際、運転手さんが「どの区間を走って料金がいくらかかったか」を手書きで記入。それを事業者に月末締めで、まとめて提出してもらい、集計したうえで割引分を役場が支払う仕組みです。

 月平均で約1,100枚のタクシー券が役場に届いており、その入力業務を藤田がひとりで担当していたのです。

藤田 本来業務を別に抱えており、一枚一枚確認してExcelに手入力するのは、本来の業務に集中できない状態につながっていました。

―その業務をどのようにして効率化したのですか。

佐川 NTT東日本の提案で、紙帳票の手書き文字をコンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換するOCR(※)技術にAIを組み込んだ、AI-OCRの存在を知ったのです。類似の他社サービスはインターネットに接続するものが多いなか、同社の『AIよみと~る(LGWAN接続タイプ)』(以下、『AIよみと~る』)はLGWAN内で閉じたシステム構成と聞きました。住民情報を取り扱うため、情報セキュリティが担保されていることが決め手に。実際に、令和2年の1月から導入しています。

※OCR:Optical Character Recognitionの略。光学的文字認識

紙帳票を大量処理する業務に、活用領域を広げていきたい

―効果はいかがでしょう。

藤田 これまで丸4日間かかりきりで処理していましたが、3割ほど作業時間が削減されました。そのぶん、事業者に早く料金が振り込めるようになりました。タクシー券をスキャンしたデータを『AIよみと~る』で読み取り、CSVデータに変換、Excelに貼り付けるだけなので、最初からスムーズに作業できました。さらに、私がぱっと見て読めないような、くずれている文字(上部写真参照)がちゃんと認識できていたときには正直驚かされましたね。

―今後における『AIよみと~る』の活用方針を聞かせてください。

佐川 紙帳票を大量に処理する業務に、活用領域を広げていきたいですね。たとえば、税務課の給与支払報告書入力業務での利用を検討しています。大子町としても、職員の人数が減っているなか、いかにツールを活用して業務効率化を図っていくかが重要だと考えています。今後も積極的に、『AIよみと~る』を活用していきます。


支援企業の視点

ツール導入のポイントは、読み取り精度・セキュリティ・サポート体制

東日本電信電話株式会社
ビジネス開発本部 第二部門 北森 雅雄
[提供] 東日本電信電話株式会社

※下記は自治体通信 Vol.25(2020年8月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


東日本電信電話株式会社
ビジネス開発本部 第二部門
北森 雅雄きたもり まさお

―自治体はどう業務効率化を図っていけばいいのでしょう。

 大子町のように、紙の入力作業は業務効率化の入口として取り組みやすいでしょう。行政業務は多岐にわたり、「どこから着手すべきかわからない」という職員は多いです。その点、紙の入力作業は定型作業のため着手しやすく、成果が目に見えやすいです。また、「税」や「福祉」分野を中心とした「入力・確認」の業務量が自治体では特に多いという調査結果を総務省も示しており、紙の入力作業は業務の効率化が高く期待できます。

 くわえて、RPAも組み合わせると業務の効率性がさらに高まるのでおススメです。

―『AIよみと~る』の特徴を教えてください。

 高い読み取り精度と業務効率化効果です。自治体とのトライアル(※)では、平均で読み取り精度97.6%、RPAを組み合わせることで、作業短縮効果58.6%という高い効果が出ました。そして、強固なセキュリティです。インターネットに接続せず、LGWAN内で閉じたシステム構成のため、住民情報も安心して読み込めます。さらに、当社独自のサポート体制です。年中無休9~21時で電話サポートデスクを整備しており、お困りの時に電話でお問い合わせできるため安心です。また、有償ですがオンサイトで操作説明や読み取り設定支援を行う訪問サポートメニューも利用可能です。

※自治体とのトライアル:4自治体(長野市、千葉市、目黒区、三鷹市)の対象9業務について実施した「AI-OCR」と「RPA」活用時の読み取り精度および作業短縮効果(1件当たりの単純平均)のトライアル結果(平成31年1月~令和元年7月)

―自治体における今後の支援方針を教えてください。

 『AIよみと~る』の活用シーンを広げて、大子町のように住民サービスに注力できる体制づくりに貢献していきたいです。

北森 雅雄 (きたもり まさお) プロフィール
昭和62年、東京都生まれ。平成23年に東日本電信電話株式会社(NTT東日本)に入社後、自治体向けのシステムエンジニアとして、庁内ネットワークや公共機関向けアプリケーションなどのコンサルティングを担当。平成28年から現職にて、AI関連のサービス開発に従事。
東日本電信電話株式会社
設立 平成11年7月
資本金 3,350億円
従業員数 4,900人(平成31年3月31日現在)
事業内容 東日本地域(※1)における地域電気通信業務(※2)およびこれに附帯する業務、目的達成業務、活用業務
URL https://www.ntt-east.co.jp/
お問い合わせ電話番号 NTT東日本 ICTコンサルティングセンタ
0120-765-000平日9:00~17:00(年末年始を除く)

※1 北海道、青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県、茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、新潟県、山梨県および長野県
※2 県内通話にかかわる電話、専用、総合デジタル通信などの電気通信サービス

 

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