【学校徴収金・公会計】学校徴収金業務の重い現場負担は、全工程の「一括委託」で解決できる
（学校徴収金徴収・支払い総合システム / 日本ソフトウエアマネジメント）

※下記は自治体通信 Vol.75(2026年7月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

教職員の働き方改善が急務とされるなか、各学校独自の「私会計」によって紙や表計算ソフトで運用される学校徴収金業務は、いまも現場職員の重い負担として残されている。この長年の課題に対し、学校業務に特化したシステムを開発・提供する日本ソフトウエアマネジメントの小池氏は「業務の全工程を一括で委託できれば、現場の負担は限りなく軽減する」という。その詳細な仕組みについて、同社の渡邉氏を交えて聞いた。

「収納」は委託できても、「管理運用」の負担は残る

―学校徴収金をめぐる教育現場の現状をどう見ていますか。

渡邉　教職員の働き方改善を目的とした給食費の公会計化が進む一方、教材や校外学習の費目は、いまも学校独自の基準やルールで会計処理をする「私会計」が続いており、これが現場の教職員や事務職員の大きな負担になっています。お金を集める「収納」については代行事業者への外部委託が一般化しつつありますが、集めたお金の管理や事業者への支払い、保護者への未納分の督促といった煩雑な「管理運用」は、依然として教職員などが紙や表計算ソフトを用いて手作業で行っています。

小池　対策の1つに、会計簿システムや購買システムといった業務フローの一部を簡素化するシステムの導入もありますが、私会計による独自の伝票フォーマットとの不適合や、システム間でのデータ授受の難しさといった課題もあり、業務フロー全体では、紙での作業が残っているのが実状です。

―有効な解決策はありますか。

小池　「収納」だけではなく、「管理運用」まで一括で委託できれば、現場職員の負担は大幅に低減できるはずです。しかし、各学校の私会計を、事業者が人海戦術で受託するのは非現実的な作業量で、すべてのフローに対応する統一的なシステムは、現状では、ほぼありません。そこで当社では、受託センターでの「収納」の業務代行に加え、長年開発してきたシステム群を連携させることで、「管理運用」まで一気通貫で受託する『学校徴収金スマートパック』を提供しています。

複数システムの連携で、会計処理の全工程を自動化

―特徴を教えてください。

渡邉　受託センターで学校ごとに異なる伝票フォーマットを統一し、データ登録やシステム管理もすべて行う点です。特に「収納」は、学校現場で現金を扱うことのないよう、私会計特有の「校長口座」は原則使用せず、「センター口座」で一元管理し、入出金管理までシステム化します。

小池　さらに、学校からの注文書や事業者からの請求書は「購買システム」で電子化して集中管理し、その出納記録を「会計簿システム」で自動化します。これにより、学校や事業者、教育委員会が、いつでも入出金の流れを確認でき、誤発注や誤納品への対応も適切になります。保護者の未納対応についても、児童・生徒一人ひとりに「個人出納帳」を割り当てたうえで、保護者に対する督促などの連絡を自動化する「保護者ポータル」というシステムを用いるため、教職員が個別に保護者へ連絡する業務も不要になります。

―これらの特徴は学校現場にどのような変化をもたらしますか。

渡邉　膨大な紙伝票の保管や送付作業が不要になり、学校側の負担は「注文」と「検品」という現場固有の判断だけに抑えられます。これにより、教職員や事務職員の業務量を大幅に低減し、教職員の働き方改善に貢献します。

小池　この『学校徴収金スマートパック』は、学校ごとに異なる複雑な私会計ルールを、センター側のシステム内で統一するため、これまで公会計化が難しかった教材や校外学習などの費目における会計の透明性を担保できます。また、私会計と公会計のどちらでも現場の作業は「注文」と「検品」だけになるため、不透明な私会計で生じるリスクを解消し、将来的な公会計化を進める「インフラ」になると自負しています。