住民の命を預かる避難所運営にこそ、デジタル変革が必要

都城市

総合政策部デジタル統括課 副主幹

佐藤 泰格 さとう ひろのり

都城市

総務部危機管理課 主事

原田 愛也 はらだ よしや

不安な避難者を、いかにスムーズに誘導するか

―これまで避難所運営に際して、どのような課題がありましたか。

佐藤　避難者の動線をいかにスムーズに確保するかが最大の課題でした。従来は、受付で紙の避難者カードに名前や住所などを書いてもらうため、不安な避難者を迅速に誘導できませんでしたし、特に高齢の避難者に負担が生じていました。災害が大規模化すれば、入口に長蛇の列ができることもあります。コロナ禍では、検温や消毒などの作業もくわわるので、受付の混雑解消は重要なテーマでした。

原田　また、集めた避難者情報は、これまでは災害対策本部に電話や無線で報告していました。この業務が職員の負担になると同時に、避難状況をリアルタイムに把握できない理由となっていました。こうした状況は、避難所定員を超えた混雑や物資の不足を招きかねません。そのため、避難者情報の管理も同じく重要な課題でした。

―都城市では、どのような解決を図ったのでしょう。

佐藤　一連の業務のデジタル化で解決を図ろうと考えたのですが、そのようなシステムが存在せず、頭を悩ませていました。そんな折、行政用システムの導入で付き合いのあったGcomホールディングスが、当市との共同開発を提案してくれたのです。多くの自治体での活用を前提に、両者で機能を見極めながら開発を進め、このほど導入に目途がつきました。

60～80%の時間短縮効果

―どのようなシステムですか。

原田　受付の迅速化を図るため、3つの方法で避難者情報を登録する仕組みを導入しています。1つ目は、避難者が事前登録した際に発行される二次元コードを読み込む方式。2つ目として、事前登録が難しい高齢者などには、健康保険証といった身分証明書をOCRで読み込む方式も用意。3つ目は、マイナンバーカードのICチップから読み取る方法です。いずれの方法に対応できない場合でも、職員がタブレット端末で入力する仕組みとし、受付のデジタル化を図ります。この結果、当市のシミュレーションでは、60～80%の時間短縮効果が見込めると算定しています。

佐藤　各種情報は避難所と本部がリアルタイムで共有できるため、各避難所の混雑状況を即座に発信し、住民を空いている避難所へ誘導できます。また、国のシステムと連携し、救援物資の迅速な補給や避難所間での融通も可能となります。

　現在、複数の自治体と連携して実証を進めており、導入に向けた最終調整を行っているところです。

Gcomホールディングス株式会社

地方行政経営研究所 リーダー

池戸 祐樹 いけど ゆうき

―避難所運営をめぐる現在の自治体の課題はなんでしょう。

　避難所の開設、避難データの収集、閉所にいたるまでの一連の事務に多くの時間を要していることです。全国的に災害が頻発化、激甚化している近年、避難所運営の効率化について重要性が高まっています。そこに追い打ちをかけたのが、新型コロナ感染症対策という新たな課題です。コロナ禍で自治体の業務はひっ迫し、非常時の対応まで手が回っていない状況に、避難所管理を担当する現場職員もジレンマを抱えています。この状況をデジタル技術で改革したい。そのため、都城市とシステムの共同開発を進めました。

―システムの強みはなんでしょうか。

　官民共創による開発の成果として、自治体のリアルな防災減災ノウハウを注入しており、真に必要な機能を実装できていることです。現在、都城市のほか6自治体でシステムを使い実証実験を行っていますが、そこでの評価も開発にフィードバックされています。単に既存の業務フローをデジタル化するだけでなく、避難所運営の効率化に資するプロセス改善のアイデアを提供できるところも強みですね。

―今後の自治体への支援方針を聞かせてください。

　開発したシステムは、多くの自治体が活用できるよう、まずは短期避難用に機能が最適化されています。今後は、登録情報がさらに増える長期避難に対応した機能強化も進めます。さらに、令和4年4月より無料トライアルの受付を開始しました。ぜひお問い合わせください。