松江市、職員研修の申し込みをオンライン化。県との共同利用を通じて「全員がスムーズに活用できる仕組み」を構築

島根県と県内19市町村が連携して取り組む、電子申請システムの共同利用に参加する松江市。取り組みの一環として人事課では、職員向け研修の申し込み等に「Graffer スマート申請」を導入。職員の業務を効率化しています。

職員向け研修の申し込みや事後のフィードバックの回収に「Graffer スマート申請」を活用

——人事課ではどのような業務にオンライン申請を活用していますか。

上：職員向け研修や、学生向けのガイダンス・仕事体験プログラムに関して、「Graffer スマート申請」を活用しています。申し込みや事後のフィードバック回収をオンライン化することで、業務の効率化につなげています。

——申請フォームはどのように作成していますか。

上：ほとんどの場合、過去に作成した申請フォームをコピーし、必要な部分だけを修正して新しいフォームを作成しています。例えば、研修に関するフォームは研修名の修正のみで新規のフォームが完成します。

また、ガイダンスと仕事体験など申請内容が若干異なるものについては、先に作成している申請フォームをコピーし、内容を修正して新しい申請フォームを作成することができます。さらに、人事課で作成したフォームをエクスポートして他課に提供することもできます。

そのため、簡単なものなら数分で準備は完了です。さらに、申し込み時の内容やアンケートの回答は、CSV形式で出力したうえで、集計や報告用に加工して活用しています。

誰でも簡単に使える操作性を評価

——旧システムと比較して、どのようなメリットを感じていますか。

小川：以前のシステムは操作が複雑で、ある程度システムに詳しい、いわば「職人」のような職員がいないと運用が難しい状況でした。そのため、業務が特定の人に集中してしまう傾向がありました。一方「Graffer スマート申請」は直感的で、誰でも簡単に操作できる点にメリットを感じています。

——実際の運用面では、どのような変化がありましたか。

上：現在は、人事課の全員が申請フォームを作成できる状況です。操作に対する心理的なハードルが下がったことで、業務の属人化が解消され、自然と業務分担が進むようになっています。

共同利用によってコスト面でも大きな効果を実感

——松江市で「Graffer スマート申請」を導入したきっかけは何だったのでしょうか。

小川：きっかけは、島根県と19市町村が連携して進めている、電子申請システムの共同調達です。この取り組みは、県内の各自治体がシステムを共同で調達し、利用することで、住民サービスの質を高めると同時に、職員の事務負担やコストを抑えることを目的としたものです。

——共同利用に参加したことで、どのようなメリットを感じていますか。

小川：最大のメリットは、やはりコスト面です。単独で契約するよりも有利な条件でサービスを利用できており、あわせて調達にかかる事務負担も軽減されています。

川津：また、住民の立場から見ても、県と県内市町村が同じオンライン申請サービスを使用することで、どの市町村でも似たような操作感で手続きができるため、利用時の戸惑いが少なく、結果として利便性の高いサービスにつながっているのではないかと考えています。