住民サービスの向上にもつながる「高音質マイク」による業務改善効果

※下記は自治体通信 Vol.51(2023年7月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

コロナ禍を経て、オンライン会議の増加やソーシャルディスタンスの確保など、自治体における会議の在り方が変わるなか、注目されているのが「音」の重要性である。感染症対策や会議運営の効率化に加え、会議録作成の負担軽減といった観点からも、「会議における音質を改善したい」と考える自治体が増えている。瀬戸内町(鹿児島県)もそうした自治体のひとつであり、このほどマイクシステムを刷新したという。同町議会事務局局長の長氏に、その経緯と効果を聞いた。

議場のマイクシステム刷新で、「音質改善のメリット」を実感

―会議用マイクシステムを刷新した経緯を教えてください。

　当町では従来、有線2本、ワイヤレス2本の計4本のマイクを使って各種委員会などあらゆる会議を運営していました。しかし、コロナ禍に突入して以降、参加者がマイクの使い回しに不安を覚えるようになりました。さらに、感染症対策の観点から大きな部屋で会議をすると、発言内容が聞き取りにくかったり、マイクの移動で会議が滞ったりといった場面も散見されるようになりました。折しも、当町では令和2年に町議会の議場でマイクシステムを刷新し、録音時の音質改善によるメリットを実感していたこともあり、会議用に新たなマイクシステムの導入を検討することにしました。

―「音質改善によるメリット」とは、どのようなものですか。

　議事録作成の業務が大きく効率化されたことです。議会の議事録作成は、外部の事業者に委託しているのですが、作成後、音源をもとに行うチェック作業は職員が行っており、ここが効率化されたのです。各種会議でも会議録の作成は行っていますが、こちらは議会とは違い、職員が直接行っています。そのため、会議における音質改善は職員の業務負担軽減により一層寄与すると考えました。

　導入に際しては、音質の高さはもとより、多くの場面で活用できるよう可搬式のワイヤレスシステムであること、誰もが使える操作性の良さも重視しました。それらを条件に検討した結果、Shure(シュア)の『MXCW640』を選定。マイクは20本を整備し、令和4年8月から運用を開始しています。

「音」から始まる業務改善

―導入効果はいかがですか。

　マイクの使い回しがなくなったことで感染症対策を強化できたと同時に、会議の運営がスムーズになりました。その効果は、議論の質にも影響していると感じます。また、会議録作成の業務負担が大きく軽減されました。かつてはICレコーダーを使用していたため、2時間の会議録作成に2～3日かかることもありました。これが、マイクから直接録音したクリアな音源を使用することで、ソフトウェアによる文字起こし精度が格段に上がり、作成時間は数分の1に短縮されています。ここまで精度が上がるならば、外部委託している議会議事録も、今後は庁内で作成できるかもしれません。外注コストの削減に加え、これまで約3ヵ月要していた議事録公開までの時間も短縮できるでしょうから、住民サービスの向上にもつながります。

　可搬式のメリットも大きく、庁内のみならず近隣の公共施設でも使用されるようになりました。今後も全庁的に活用してもらい、「音」から始まる業務改善の効果を住民サービスの向上へと還元していきたいと考えています。

―マイクシステムに関心を持つ自治体は増えていますか。

　とても増えています。職員の重い負担であった会議録作成が近年、AIの活用により自動化されています。加えて、それらの会議の一部はコロナ禍以降、オンライン化されるようにもなりました。

　こうしたなか、「音質の改善」が業務の生産性向上に直結するようになっている事態に、多くの自治体が気づき始めているのです。そこで当社では、さまざまなシーンで活用できる高品質の可搬式ワイヤレスマイクシステムを提案しています。

―製品の特徴を教えてください。

　大きく3つあります。まずは、「システムの安定性」です。独自の無線制御技術によって実現する安定した通信は当社ワイヤレス製品の最大の特徴であり、その技術力は、数々の世界的なイベントでの採用実績が物語っています。そうした失敗の許されない現場で証明されてきた「音質の高さ」も特徴のひとつです。そして、それらの高度な技術を意識することなく、簡単に使いこなすことができる「運用の簡便さ」が3つ目の特徴です。どこにでも持ち運び、バッテリーを差し込むだけで誰でもすぐに使用できます。

―今後の自治体への支援方針を聞かせてください。

　当社は国内40社以上の代理店とネットワークを組み、全国津々浦々に充実したサポートを提供しています。また、実際の使用環境や用途で性能を確かめていただく訪問デモも行っていますので、ぜひ当社までお問い合わせください。