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エキスパートに聞く、ICTで公共施設の管理省力化・無人化のすすめ

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新型コロナウイルスで、三密を避ける、非接触・非対面を心掛けるなど、行動様式の変容が強いられている現在。多くの自治体でもこれまでのやり方を見直さざるを得ない時期になっています。そんな中、公共施設管理のスマート化による効率化・住民サービスの向上を着実に実現している自治体があります。この記事では、暗証番号で解錠できるWi-Fi型スマートロック「RemoteLOCK」と公共施設予約システム「まちかぎリモート」で公共施設のICT化を支援する、構造計画研究所の岡田氏に最新の動向とシステム導入の効果を伺いました。

-まずは岡田さんのお仕事を教えてください。

株式会社構造計画研究所のすまいIoT部 自治体マーケティング担当として、西は中部地方から北は北海道まで、自治体の方や指定管理者の方に向けてICTを活用した施設管理をご提案しています。自治体の方以外にも、RemoteLOCKのマーケティング活動の1つとして宿泊業界やレンタルスペース運営者の方とやり取りすることもありますが、やはりメインは自治体の方々です。

新型コロナウイルスの影響ででリアルのセミナー開催や訪問を実施しにくいことから、代わりにウェブセミナーや外部の媒体を通じて情報を発信し、具体的なお問合せが発生したらWEB面会や、必要に応じて庁舎まで訪問の上直接お話ししてデモをご覧いただいたりシステムの説明を行ったりしています。

個人的には日本の地理が好きなので、自治体の方とお話しする中でその地域の歴史的背景や特色を知ったり、意外なつながりや不思議なご縁があったりといった醍醐味を感じています。

-自治体や公共施設への導入実績は?

東京都調布市、西東京市、茨城県小美玉市、大阪府池田市、兵庫県芦屋市、栃木県日光市(本導入に向けて試験運用中)をはじめ日本全国さまざまな自治体に導入いただいており、それぞれ、公民館や集会所、体育館や自治体保有の宿泊施設など、多様な施設で現在約50台ほどが運用されています。自治体に限定しなければ、全世界で現在50,000台、日本国内で8,000台の「RemoteLOCK」が使われています。

-どんな方からの問合せが多いですか?

そうですね、主に次の4つの立場に分けられると思います。

1. 総合政策課、行財政改革派(赤字財政や原課部門の状況をみながら、管理方法の改革を検討されている方々)
2. 住民サービス課、文化振興課、生涯学習課(施設を管理する義務を担い、近隣住民などへの鍵の受け渡しを依頼している部署。原課部門)
3. 情報システム課やDX推進に関する部署(行政管轄内のITシステムを企画・運営されている方々)
4. 指定管理業者などの委託先(窓口業務を担当している組織)

いずれの場合も、「カギの管理担当者がいなくなってしまうのでどうにかしたい」「カギ管理の人材を募集してもなかなか集まらない」など、人員確保が困難で早急に手を打つ必要があるといった緊急度の高いケースで多くご相談いただいています。

また、市内や町内に複数存在する集会所を貸し出したりメンテナンスを実施したりする際、その度に庁舎に来ていただいて鍵を渡す手間をなんとかしたい、また鍵の紛失事故や勝手な複製を無くしたい、といったご相談もいただきます。

新型コロナウイルスの感染防止対策として、行政の皆様も住民の皆様も強く望まれている「非接触・非対面」を公共施設の管理に取り入れられないか、といったお問合せにもお応えしています。

-そういった方々に提案する解決方法を具体的に教えてください。

インターネット上で管理ができ、暗証番号式のスマートロックを用いた、鍵の受け渡しの自動化や省略化をご提案しています。暗証番号式スマートロック「RemoteLOCK」と公共施設予約システム「まちかぎリモート」で施設の予約・支払いから入室までを一括管理し、施設の利用管理をスマート化します。これらのシステムを利用することで、離れた場所にある複数の施設をインターネット上で一括管理できるようになります。施設の予約から支払い、利用当日の鍵の受け渡しまで全てオンラインで完結できますので、鍵の受け渡しのために現地に管理者を常時配置する必要がなくなり、また利用者に庁舎まで来ていただく必要もなくなります。施設管理の手間を省力化し、利用者の利便性向上を実現できますので、利用率の向上や住民の満足度向上も期待できます。

例えば、茨城県小美玉市様では、市内の学校体育館の貸し出し業務負荷を軽減するため「RemoteLOCK」を導入しました。市民の利便性向上はもちろん、教職員に休日も鍵の対応を要請する必要を回避できます。結果、施設管理者の負担を大きく削減することに成功し、公共施設の管理事業全体のランニングコストが30%削減できることがわかりました。その後、予約管理に関する課題についてもご相談をいただき、予約から暗証番号発行までがオンラインでワンストップで行える「まちかぎリモート」をご導入いただきました。今では市内の体育館18か所を弊社のシステムで運用されています。

また、兵庫県芦屋市様は、教育文化施設の予約から利用までの手続きを簡略化し、 市民に提供するサービスの品質向上を目的に導入されました。入室権限の管理や実態把握によるセキュリティの強化を実現し、施設の省人化で行政側の負担を低減されています。

大阪府池田市様では、災害時に避難所の開放をスピーディーに行うことも視野に入れて運用を組み立てられています。

■カギのDXで、公共施設の貸出や開放が遠隔管理できる自治体向けソリューション「RemoteLOCK」概要

-他社製品と比べどんな優位性があるのでしょうか?

操作がシンプルで分かりやすい“暗証番号式”であることがRemoteLOCKのいちばんの優位性です。スマートロックにはスマホやICカードで認証するタイプもありますが、数字を押せば開くというシンプルさから、若者から年配の方まで幅広い利用者が想定される公共施設でも安心してお使いいただけます。また、通信方法にBluetoothを採用している他社製品に比べ、Wi-Fiを利用したRemoteLOCKは、防災の観点やGIGAスクール構想の一環で施設にWi-Fiを完備する自治体が多い中、Wi-Fi利活用の幅が広がるといったメリットがあるという声も伺います。

-導入後の反響はいかがですか?

最初は「番号がうまく反映されず、開かないことがあるのでは?」と恐る恐る運用を開始されるケースが多いですが(笑)、実際に運用をスタートすると「予想以上に好評」「すごい仕組みだ」といった反響を多くいただいています。ご高齢の方にも抵抗感なく使っていただけており、中には「頭の体操になって良い」などという声も聞こえ嬉しい限りです。職員の方々が、ご担当の地域の特性をよく把握されており、どう導入したら住民の皆様に喜んでいただけるか、知恵を絞られ、工夫して賢く運用してくださっているからこそだと思い、本当に頭が下がります。

-システムを導入するための補助金などはあるのでしょうか?

こちらは行政の皆様のほうが詳しいかと思いますが、2021年8月現在、「感染症対策事業費補助金」など新型コロナ関連の予算をご利用いただける可能性があります。

また、補助金とは位置付けが異なりますが、現在弊社では、「第3期自治体向け実証実験モニター募集」として、Wi-Fi型スマートロック「RemoteLOCK」と予約管理システム「まちかぎリモート」の無償提供を行っています。既に多くの自治体にご参加いただいていますが、今年9月末までご一緒に取り組んでくださる自治体を募集しています。公共施設の予約管理と効率化に関する検証と解決にともに取り組み、実現する自治体をお待ちしています。

「まちかぎリモート&RemoteLOCK 第3期自治体向け実証実験」
モニター募集要項

◆募集期間:2021年7月~2021年9月末
◆実施期間:2021年7月以降順次~2022年3月末
◆内容:構造計画研究所開発の予約システムを試験導入して公共施設の予約管理を実施し、効果検証と課題解決を一緒に取り組む自治体様を募集します。必要に応じてRLを設置し、カギ管理と運用方法を検証することもできます。
◆費用:実施期間中は予約システムを無償提供。RemoteLOCKの導入・運用に関する費用は応相談。
◆実施条件
 1.複数施設を管理対象とし、住民からの予約をシステムで一元管理していただきます。
 2.実証実験期間中に、共同リリース、WEB掲載、インタビュー等のご協力をお願いします。
   その際には自治体名を公開させていただきます。
 3.期間中に利用者からのご意見をヒアリングし、共有していただきます。
 4.期間中に正式導入に向けた予算獲得などをご検討いただきます。
 5.Wi-Fi環境は自治体様にてご用意ください。

モニター募集中!実証実験詳細はこちら

また、弊社では定期的に自治体の皆様向けにWEBセミナーを開催しています。
2021年9月開催予定のセミナーでは、第1部で公共施設のICT化で抑えたいポイントをご紹介した後、第2部では公共施設運用のICT化を成功させた先進自治体として、茨城県小美玉市のご担当者様から学校体育館運用のDX化のポイントと効果をお話しいただきます。実際に導入を担当された方の声を生でお聞きいただける機会ですので、多くの方にご参加いただければと考えています。

Webセミナー「先進自治体に聞く!自治体DXと公共施設運用ICT化のポイント」
詳細・お申込み:https://remotelock.kke.co.jp/seminar/ict-public-facilities-management/


最後になりますが、「実際にどんなものか使ってみたい」「住民向けの説明会で紹介したい」といったご要望には、実機をお貸し出しすることもできますのでお気軽にお問い合わせください(構造計画研究所 すまいIoT部 TEL:050-5306-6250 詳細Web)。

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関連リンク
■茨城県小美玉市 「ICTを活用した持続可能な公共施設管理」に向け、構造計画研究所と実証実験を実施
■兵庫県芦屋市との 「ICTを活用した持続可能な公共施設の管理に関する基本協定」の締結について
■公共施設予約システム まちかぎリモート
■スマートロック  RemoteLOCK