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職員と住民を結ぶ「Webフォーム」が、自治体業務に革新をもたらす

職員と住民を結ぶ「Webフォーム」が、自治体業務に革新をもたらす

熊本県宇城市の取り組み

行政手続きのデジタル化

職員と住民を結ぶ「Webフォーム」が、自治体業務に革新をもたらす

宇城市
企画部企画課 係長 中山 健太
総務部市長政策室 室長補佐 田川 大輔
[提供] 株式会社トラストバンク

※下記は自治体通信 Vol.24(2020年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


業務効率化の必要性が叫ばれる自治体の住民窓口業務だが、効率化を追求するうえで障害のひとつとなっているのが、紙による各種申請・手続きの慣行だ。これに対し、宇城市(熊本県)では新たなICTツールの導入で、この問題を解消し、業務の効率化を大きく進めようとしている。同市担当者に、取り組みの詳細を聞いた。

宇城市データ
人口:5万8,641人(令和2年4月末日現在)世帯数:2万4,653世帯(令和2年4月末日現在)予算規模:553億1,540万8,000円(令和2年度当初)面積:188.6km²概要:平成17年1月15日、旧宇土郡三角町、不知火町、下益城郡松橋町、小川町、豊野町の5町が合併して誕生。九州の経済大動脈である国道3号と、西は天草、東は宮崎県への結束点という地理的状況に恵まれ、美しい田園風景と不知火海の文化に彩られた自然景観、そして都市的機能を併せ持つ。
宇城市
企画部企画課 係長
中山 健太なかやま けんた
宇城市
総務部市長政策室 室長補佐
田川 大輔たがわ だいすけ

新型コロナ対策として、導入直後から運用

―これまで窓口業務においては、どのような課題がありましたか。

中山 紙による申請や届け出が中心となっていたため、行政手続きの簡素化、効率化がなかなか進まないことに問題意識を感じてきました。それは、毎回役所に足を運ばなければならない住民の利便性向上の観点にくわえ、情報の入力や集計を行う職員側の業務負荷の観点からも課題と言えました。

田川 特に当市では、平成28年4月の熊本地震の被災以降、職員の業務負担増加がいっそう顕著になっていました。そのため、RPAといったツールの導入を積極的に進めてきましたが、情報の電子化が進んでいないことがネックとなり、導入効果は限定的でした。そうした経験から、行政手続きの電子化を促進するためのツールを探していたところ、ふるさと納税サイトを運営するトラストバンクが開発した、自治体専用Webフォーム作成ツール『LoGoフォーム』を知り、導入を決めたのです。

―どのようなツールでしょう。

中山 自治体専用サービスとして庁内のLGWAN環境で操作ができるうえ、インターネット環境からも接続できるため、作成したアンケートや申請フォームを庁内のみならず住民向けにも配信することができるものです。そのうえ、LGWAN-ASPサービスのため、複数の自治体間で作成したフォームを共有することもできます。

田川 作成に際し専門的な知識は必要なく、各課の担当者レベルで簡単に扱えるので、多くの現場で活用することができます。実際、市長政策室では導入直後から、新型コロナウイルス対策として毎朝行っている職員の「検温報告フォーム」や、テレワークの導入可能性をめぐる「庁内アンケート調査」などを作成・運用しています。

大幅なコスト削減効果も

―導入効果はいかがですか。

田川 「庁内アンケート調査」では、作成から集計までスピード感をもって実施でき、約500人の職員の集計結果が瞬時にグラフ化されて表示されました。従来は集計だけでも半日以上を要し、その報告資料も別途作成しなければならなかったことを考えると、大きく効率化が進んだと言えますね。

―今後、このツールをどのように活用していく方針ですか。

中山 今後は住民向けサービスにも活用していきます。すでに上下水道局における「水道使用開始届」のほか、健康づくり推進課では「母子健康手帳の事前予約」や「定期予防接種の予診票発行申請」など複数の用途での活用を決めています。これにより、住民の利便性は大きく向上するはずです。

田川 また、総合計画策定のための住民アンケートにも活用する予定です。数千人規模の住民を対象とするこの調査は従来、郵送で実施され、準備と集計などに膨大な手間と、1回数百万円規模の委託費を要していました。これが丸ごと削減されるわけですから、業務効率化のみならず、大幅なコスト削減効果にも期待しています。

 

支援企業の視点

自治体業務を大きく効率化させる「事務処理」と「住民接点」のデジタル化

株式会社トラストバンク 取締役兼 パブリテック事業本部長 木澤 真澄
[提供] 株式会社トラストバンク

株式会社トラストバンク
取締役兼 パブリテック事業本部長
木澤 真澄きざわ ますみ

―『LoGoフォーム』を開発した狙いはなんですか。

 当社のパブリテック事業では、「ICTを活用した自治体業務の改善」をミッションに掲げており、「事務処理」「コミュニケーション」「住民接点」の3つをデジタル化すべきポイントと位置づけています。このうち、事務処理と住民接点では、紙による手続き文化が根強く残っていることが、職員の業務効率化を妨げ、住民の利便性を低下させている原因になっています。今回開発した『LoGoフォーム』は、まさにこの事務処理と住民接点のデジタル化を実現することが狙いです。「デジタル手続法(※)」によって政府が推進する行政手続きの電子化を担うべく、今後『LoGoフォーム』もさらなる機能強化を図っていきます。

※デジタル手続法:令和元年5月に公布された法律。正式名称は「情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律」

―具体的に教えてください。

 今後、オンライン上での公的個人認証に使用できるマイナンバーカードと連携し、本人確認が必要な行政手続きをすべて『LoGoフォーム』上で行える仕組みを構築します。そうなれば、今回の新型コロナウイルス対策をめぐる支援策や、災害時の手続きなども、わざわざ役所に足を運ばなくても、手続きができるようになるでしょう。

―今後、自治体の業務改善をどのように支援していきますか。

 まずは、『LoGoフォーム』を実際に使っていただき、その効果を体感してもらいたいと考えています。そこで、今年9月末までに申し込みいただいた自治体には、6ヵ月間の無料トライアル特典を提供しています。関心のある自治体のみなさんは、ぜひお問い合わせください。

木澤 真澄 (きざわ ますみ) プロフィール
昭和53年、大阪府生まれ。大阪大学を卒業後、平成15年、IBMビジネスコンサルティングサービス株式会社(現:日本IBM株式会社)に入社。システム開発や業務改革プロジェクトに従事した後、株式会社チェンジに入社。海外事業、自治体向け事業開発担当を経て、株式会社トラストバンクに出向。平成30年12月より現職。
株式会社トラストバンク
設立 平成24年4月
資本金 774万円
事業内容 メディア事業、教育事業、その他事業
URL https://www.trustbank.co.jp/
お問い合わせメールアドレス logo_support@trustbank.co.jp
担当:パブリテック事業本部 三成・黒瀬

【無料トライアル実施中】
現在、6ヵ月間の無料トライアル実施自治体を募集しています。