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1gの誤差もない正確な郵便物集計で、厳格化する料金の適正収納に対応

1gの誤差もない正確な郵便物集計で、厳格化する料金の適正収納に対応

新潟県加茂市の取り組み

郵便関連業務の効率化①

1gの誤差もない正確な郵便物集計で、厳格化する料金の適正収納に対応

加茂市 総務課総括係・防災係 主事 選挙管理委員会書記 有本 隆輔
[提供] ピツニーボウズジャパン株式会社

※下記は自治体通信 Vol.24(2020年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


さまざまな情報や通知を住民に発送する自治体は、その規模の大小を問わず日々多くの郵便物を扱っている。そうしたなか、最近では郵便局で料金収納が厳格化され、自治体職員には郵便物のより正確な集計が求められるようになった。これに対し、加茂市(新潟県)では、この集計作業を自動化することで職員の負担を軽減している。総務課の有本氏に、その詳細を聞いた。

加茂市データ
人口:2万6,501人(令和2年3月末日現在) 世帯数:1万225世帯(令和2年3月末日現在) 予算規模:206億9,063万9,000円(令和2年度当初) 面積:133.72km² 概要:新潟県の中越地域に位置する。市の周囲三方を山に囲まれ、中心を横たわる加茂川などの景観や、延暦13年(794年)に京都の賀茂神社から分霊された青海神社があるといった歴史的なつながりから、「北越の小京都」と呼ばれる。春は約600匹の鯉のぼりが舞う加茂川や駅から近い加茂山公園、夏・秋は市内で開催される多くの祭やイベント、冬は親子で遊べるスキーガーデンがあり、一年中楽しめる。
加茂市
総務課総括係・防災係 主事 選挙管理委員会書記
有本 隆輔ありもと りゅうすけ

割引適用は適正か、郵便物の束を目視で確認

―加茂市ではどのように郵便関連業務を行っていますか。

 郵便物の料金を自動で算出し、消印と郵便料金を封筒に印字してくれる「郵便料金計器」で集計を行い、毎日200~300通を郵便局に手渡しています。

 このうち、市内宛で100通を超えるものは各課が「郵便区内特別郵便物(※)」制度を適用し発送するものとして事前にまとめたうえで、総務課の職員が郵便料金計器に通しています。区内特別郵便物はほぼ毎日発生し、庁内から発送される郵便物全体の約8割を占めます。適用される割引料金は1通1通の重量によって変わってくるのですが、最近の郵便料金計器は、郵便物の重さを1通ずつ計測し、その重量帯に適した割引料金を印字してくれる機能もあり、当市も活用してきました。

※郵便区内特別郵便物:同一差出人による同一の郵便区内宛の郵便物で、同一の形状、同一の重量帯、100通以上差し出すなどの条件を満たした場合、割引料金が適用される郵便物

―区内特別郵便物が多いと便利な機能ですね。

 ええ。郵便局で料金の適正収納が厳格化されているなか、重量の計測機能は必須だと感じています。しかし、以前使っていた機械では、その仕様に課題を感じていました。たとえば、すべての郵便物が1通「25g以内」の重量帯に収まると想定し、機械に通すとします。その際、25gを超すものがあると、「26g以上」の重量帯として割引料金が印字されてしまうのです。それでも、26g以上の郵便物が最終的に100通以上あれば区内特別郵便物の条件を満たせますが、そろわなければ、料金の印字は不正となってしまいます。そのため、区内特別郵便物を出す前は、違う料金が印字された郵便物が混在していないか、1通ずつ目視で確認する作業が生じていました。

―そうした課題にどのように対処しましたか。

 昨年3月に、ピツニーボウズジャパンの郵便料金計器を導入したことで課題を解決できました。同社の機械では、郵便物の重量が事前に設定した数値を超えた場合には料金を印字せず、機械の稼働を止めてくれる「重量制限」機能があります。そのため、機械が自動で印字した郵便物についてはそのまま安心して郵便局に手渡せるようになりました。設定した重量を超えた郵便物については、通常の郵便物としてあらためて郵便料金計器を通して正規料金を印字すればよいのです。

 同社の郵便料金計器はこのほか、郵便物に関するさまざまな業務を効率的に行える機能が充実しているので、非常に重宝しています。


郵便物を置くだけで、料金を簡単に確認

―ほかにどのような機能があるのでしょう。

 たとえば、郵便物を外づけの電子スケール(計量器)に置くだけで料金をディスプレイに表示してくれる機能は、複雑な体系の料金を調べる際に役立っています。特に、昨年10月の郵便料金改定時には、新しい料金の情報を機械が自動でアップデートしてくれたので、速達や簡易書留などの料金を、郵便局のWebサイトで調べることなく、簡単に確認できました。

 このほか、区内特別郵便物が適用されない市外向けの郵便物は、各課の担当者が郵便料金計器を使っていますが、担当者は予算科目にひもづいたバーコードを機械で読み取って使うことで、科目ごとの郵便物も簡単に集計できます。

―今後における郵便関連業務の方針を教えてください。

 郵便料金計器を活用する作業を、庁内でさらに広めていきたいと考えています。一部の部署では、はじめから特定の印字が入った封筒を使っているといった事情から、手作業で郵便物を集計していることもあります。郵便料金の適正収納が厳格化されるなか、こうした郵便物も郵便料金計器を活用し、職員の負担を軽減しながら正確な処理を行えるよう、効率化を図っていきたいですね。

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郵便物の封入作業を自動化し、複数部署で職員の業務時間を捻出

静岡県南伊豆町の取り組み

郵便関連業務の効率化②

郵便物の封入作業を自動化し、複数部署で職員の業務時間を捻出

南伊豆町 総務課総務係 鈴木 邦広
[提供] ピツニーボウズジャパン株式会社

※下記は自治体通信 Vol.24(2020年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


南伊豆町データ
人口:8,109人(令和2年4月1日現在) 世帯数:3,883世帯(令和2年4月1日現在) 予算規模:88億1,280万5,000円(令和2年度当初) 面積:109.94km² 概要:伊豆半島の最南端に位置し、面積の70%以上を山林・原野が占める。リアス式海岸と天然の良港を有する風待港として栄えた経緯があり、東西の文化を取り入れた独自な文化と活発な地域社会を維持してきた。日本の渚百選に選ばれている「弓ヶ浜」や、景勝地として有名な「石廊崎」、有数の湧出量を誇る「下賀茂温泉」など人気の観光地を擁する。
南伊豆町
総務課総務係
鈴木 邦広すずき くにひろ

自治体が行う郵便関連業務は、作業の正確性にくわえ、時間的な制約があるなかでスピード感が求められることもある。これらの課題に対し、南伊豆町(静岡県)では、前ページの加茂市も活用する郵便料金計器のほかにも、郵便物の封入・封かん作業を自動化する機械を導入し、大きな成果を得ている。複数の郵便関連業務を改善して得られた効果の詳細を、総務課の鈴木氏に聞いた。

持ち込みの時間に追われ、3人がかりで集計することも

―南伊豆町で郵便料金計器を導入した経緯を聞かせてください。

 かつて総務課では、各部署から集められた郵便物の数や重量を臨時職員が手作業で集計した後、後納郵便の発送に必要な「差出票」とともに午後4時までに郵便局へ持ち込んでいました。ところが、その臨時職員が退職したため、総務課の職員がローテーションで集計することになったのです。毎日200~300通、断続的に集まってくる郵便物を集計するとなると、その都度、進行中の別の作業を中断しないといけません。郵便物が多いときは、3人がかりで作業することもありました。こうしたなか、集計作業を自動化し、差出票の提出も不要になる機械の存在を知り、ピツニーボウズジャパンの郵便料金計器を平成29年4月に導入することになったのです。

―導入によってどのような効果が得られましたか。

 集計作業は郵便物を機械に通すだけになったので、1日に発送する郵便物が500通と多いときでも苦労なく集計をすませ、余裕をもって郵便局に持ち込めるようになりました。集計の精度も高まり、「重量や枚数が差出票上の数字と違う」と差出票の修正や再集計を郵便局から求められることもなくなりました。このほか、郵便料金計器で印字した郵便物には切手を貼らなくてよいので、時間外に発送する際に使う切手の在庫を管理する必要もありません。

 このように、郵便料金計器の導入で総務課職員にかかる作業負担は大きく軽減できましたが、庁内には郵便関連業務に課題を抱える部署がほかにもありました。

複数の部署で業務を効率化

―詳しく聞かせてください。

 たとえば商工観光課では毎年11~12月、ふるさと納税の寄附者に対し、お礼状や証明書などを送るため、文書の封入・封かん作業が発生していました。作業自体は、複数枚ある文書を1つの封筒に入れ、のりづけするだけの単純なものです。しかし、多い日には1,000通単位の封入・封かん作業を行う必要があり、繁忙期には臨時職員を含む3人の職員が夜遅くまで残業したり、休日出勤したりして対応しなければなりませんでした。

 「こども医療」や児童手当などを扱う福祉介護課、各種がん検診や予防接種を行う健康増進課でも、封入・封かん作業が発生し、職員の時間的な負担となっていました。

―そうした課題をどう解決したのですか。

 ピツニーボウズジャパンの「封入・封かん機」という機械を平成31年4月に導入し、一連の作業を自動化して解決しました。使い方は非常にシンプルで、封入したい文書と封筒をセットし、スイッチを押すだけ。封入からのりづけまでを、1時間3,000通以上の高速で行ってくれるのです。

 封入・封かん機の導入により、ふるさと納税関連の作業に時間を割かれていた商工観光課でも、職員1人ですべての封入・封かん作業を1日以内に完了させ、残業や休日出勤を解消できました。5~6人の人手がかかっていた健康増進課での作業も、自動化により作業者が1人ですむようになり、複数の部署において業務効率化の効果を得られています。


―今後はどのように業務効率化を図っていきますか。

 ピツニーボウズジャパンでは、封入する各文書に専用のバーコードを付与できるクラウドサービスも提供しており、封入・封かん機で読み取ることにより、同じ宛先の文書を集約する「名寄せ」を行えると聞いています。今後は、誤封入のリスクがある作業にこの機能の活用を検討していきます。このほかにも、自動化や効率化を行える郵便関連業務を庁内で洗い出して実行することで、職員がコア業務に専念する時間をさらに捻出していきたいですね。


郵便関連業務の自動化は、職員不足と業務増大への特効薬

支援企業の視点

郵便関連業務の自動化は、職員不足と業務増大への特効薬

ピツニーボウズジャパン株式会社 Sending Technology ソリューションズ
営業本部 東日本営業2部 営業2課 課長 藤井 真吾
[提供] ピツニーボウズジャパン株式会社

※下記は自治体通信 Vol.24(2020年6月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


ピツニーボウズジャパン株式会社
Sending Technology ソリューションズ 営業本部 東日本営業2部 営業2課 課長
藤井 真吾ふじい しんご

―自治体の郵便関連業務にはどのような課題がありますか。

 集計作業は、形状や重さが異なる多様な郵便物を大量に扱う煩雑さが課題となります。この作業は、自治体規模にかかわらず、部署の数だけ必ず発生する課題と言えます。一方で封入・封かん作業は、大規模な自治体の場合、外部に委託するケースが多いですが、小規模な自治体では職員自ら手作業で行うのが一般的。特に税務関連の部署は、全住民を対象とした個人情報を扱うので、時間がかかるうえ慎重な作業が求められ、職員の負担もさらに重くなります。

―そうした課題はどのように解決すればよいでしょう。

 いずれの作業も自動化により、正確性の向上や作業時間の短縮、職員の心理的負担軽減といったさまざまな効果を得ながら解決できます。郵便料金計器と封入・封かん機はどちらも長い歴史がありますが、自治体の職員不足や業務量の増大から、最近特に注目されています。ここ数年は、郵便料金計器を長年活用している自治体が、ふるさと納税関連部署での封入・封かん作業の発生を機に封入・封かん機も導入するケースが目立ちます。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

 全国の自治体を支援するなかで蓄積してきた、さまざまな課題やニーズ、郵便制度に関する知見を活かし、より多くの職員の業務効率化を図るお手伝いをしていきたいですね。人にしかできないことと機械で自動化できる作業を明確化することで、住民サービスの向上にも貢献していきたいと考えています。

藤井 真吾 (ふじい しんご) プロフィール
昭和46年、東京都生まれ。平成11年、ピツニーボウズジャパン株式会社に入社。平成20年より現職。神奈川県や静岡県などの自治体、民間企業を対象に、郵便関連製品全般の販売に従事。
ピツニーボウズジャパン株式会社
設立 昭和56年1月
資本金 4億円
従業員数 138人(平成31年3月31日現在)
事業内容 郵便と小包の発送業務の効率化およびデジタル・トランザクションの分野における、製品・ソリューション、サービスの提供
URL https://www.pitneybowes.com/jp/
お問い合わせ電話番号 0120-00-9537(平日9:00~17:00)
Webからの問い合わせはこちら https://www.pitneybowes.com/jp/smb-inquiry/