【DX推進部・デジタル戦略課ご担当者向け】自治体のペーパーレス化を加速させるお役立ち資料

自治体DXにおけるペーパーレス化の課題とは

窓口業務のDXや各種オンライン申請の導入など、自治体業務のデジタル化は着実に進んでいます。一方で、「申請はオンラインになったのに、審査や確認、決裁の段階では紙に印刷して書き込み、再びスキャンする」といった、紙を介した業務が残っていないでしょうか。

こうした“DX化しきれない業務”が生まれる背景には、実際に業務を担う職員の方々の業務フローと、システム上の処理フローとの間にギャップがあることが考えられます。その一例が、「手書きによる作業」です。

例えば、建築指導課や営繕課、土木課などでは、オンライン申請で受け付けたPDF図面の審査において、図面にチェック印を付けたり、手書きでコメントを加えたりする作業が発生します。

また、財政課の予算編成業務や会計課の業務などでは、庁内の各課から提出された申請内容について聞き取りを行い、その結果をPDF文書に数字やコメントとして書き込むといったケースもあります。

このような業務では、いったんPDFなどの電子文書で受け付けた後も、審査や確認のプロセスでは、手書きメモのように文書へ直接書き込むほうが直感的かつスムーズに業務を進められる場合があります。

しかし、そのために電子文書を紙に印刷して書き込んでしまうと、今度は紙の保管や共有といった新たな管理業務が発生します。せっかくデジタル化した業務であっても、紙を介することで、従来と同じような「紙の管理」という課題を抱えてしまうのです。

手書きの自然な感覚を損なわずに、効率的なデジタル化を実現するワコムの液晶ペンタブレット

 そこで活躍するのが、ワコムの液晶ペンタブレットです。

 液晶ペンタブレットは、パソコンの画面に直接ペンで書き込める入力デバイスです。紙にペンで書くような自然な操作で、電子文書へのチェックやマーキング、コメント記入をスムーズに行えるため、従来の紙図面に近い運用を維持したままデジタル化を推進できます。

マルチタッチ対応モデルでは、文書を拡大・縮小しながら細部まで確認でき、注釈の書き込みもスムーズに行えます。パソコンに接続するだけで使用できるため、既存の業務環境を大きく変更することなく導入可能です。外付けモニターとして活用することで、複数の資料や図面を並べて比較することも容易です。

ワコムの液晶ペンタブレットは、自治体の営繕課、建築指導課、水道局、消防局などの図面審査業務や、市民課などのスマート窓口、財政課、会計課などの業務で活用されています。

3分でわかる！液晶ペンタブレットで実現する自治体のペーパーレス化

『自治体ペーパーレス解説BOOK』にて、業務効率化と住民サービス向上を実現する液晶ペンタブレット活用方法をご提案しています。

自治体の文書業務におけるペーパーレス化を検討する、DX推進部や情報推進部、デジタル戦略課などのご担当者に向け、「電子サイン」「図面・文書審査」「文字を書く」「描画する」の4つの活用シーンから、既に液晶ペンタブレットを導入しペーパーレス化に成功した自治体の事例をご紹介しています。

【目次】一部抜粋

・自治体のペーパーレス化の現状と課題
・自治体のペーパーレス化の課題を解決するために
・ワコムの自治体向け製品活用シーンと導入事例
【活用シーン①】意向確認サイン・受取サインP7
【活用シーン②】手書きメモ・書類に文字を書くP8
【活用シーン③】図面や文書のペーパーレス審査P9
【活用シーン④】フリーハンドの描画・機器の操作P10
・液晶ペンタブレットのメリット

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