【事例 | 都城市役所】 認証印刷システム導入による庁内業務の効率化と運用最適化

宮崎県の都城市役所では、職員の業務効率向上と庁内の印刷環境最適化を目的に、認証印刷システム「TASKGUARD IDマネージメントシステム」を導入しています。同システムの活用により、庁内のどの複合機からでも印刷・スキャンが可能となり、職員の待ち時間削減や業務効率化を実現。また、部署ごとの印刷状況を可視化することで、ペーパーレス化の推進や運用管理の効率化にも貢献しています。

事例概要

事例詳細

TASKGUARD IDマネージメントシステムの導入により、庁内のどの複合機からでも印刷やスキャンが可能となりました。万が一、特定の複合機が混雑している場合でも、空いている別の複合機を利用できるため、職員の待ち時間を削減し、業務効率の維持・向上につながっています。

また、部署別に印刷枚数を集計することで、庁内の印刷状況を可視化。印刷枚数が増加している部署に対しては抑制の呼びかけを行い、ペーパーレス化を推進されています。さらに、当社から部署別の印刷枚数を担当部門へレポートする運用とし、集計・管理に関わる事務負担軽減にも寄与しています。

さらに従来は、スキャンしたデータを個人のフォルダへ格納しており、職員は都度フォルダへアクセスしてダウンロードする必要がありました。ワンタッチスキャン機能の活用により、職員は自分のメール宛てにスキャンデータを簡単に送信できるようになりました。これにより、スキャンデータの取得が効率化され、職員からも好評を得ています。

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複数ネットワーク対応の認証印刷を実現

当社システムエンジニアによる設計・構築により、複数ネットワーク（マイナンバー利用事務系、LGWAN接続系、インターネット接続系）からの認証印刷を安全に利用できる構成を実現しました。ネットワークごとに機器を個別に設置する必要がなくなり、機器台数の削減や設置スペースの有効活用につながっています。

上記でご紹介した課題解決策を資料にまとめておりますので、是非ダウンロードしてご活用ください。

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ソリューション紹介

TASKGUARD IDマネージメントシステム

複合機のカードリーダーにIDカードをかざした後に出力が開始される認証印刷システムです。出力物の放置や混在を防ぎ、重要書類の覗き見防止や持ち去りなどの情報漏えいリスクを低減します。管理者は印刷に関する記録を確認でき、複合機・プリンターの利用状況把握も可能。カラープリントの上限枚数を個人ごとに設定できるため、コスト削減にも効果的です。

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