「書かない窓口」推進！申請書作成ソリューションで窓口業務を改革へ

書かない窓口とは

近年、デジタル技術を活用して窓口業務改革に取り組む自治体が増えています。その一環として注目されるのが「書かない窓口」です。「書かない窓口」とは、来庁者が申請書を手書きすることなく、証明書の発行や各種行政手続きができる窓口サービスを指します。例えば、マイナンバーカードや運転免許証などの本人確認書類から氏名や住所などの情報を読み取り、自動で申請書に転記することで記入負担の軽減や窓口業務の効率化を図ります。

申請書作成ソリューションとは

申請書作成ソリューションは、窓口の申請書作成において個人情報を自動記入できるシステムです。マイナンバーカードや運転免許証から氏名や住所等を読み取り、自動転記された申請書を取得できます。「書かない窓口」を推進し、住民の利便性向上と窓口担当者の負担軽減を実現します。

解決できる課題例

申請書作成ソリューションを導入すると、窓口業務に関わるさまざまな課題が解消されます。ここでは、現場でよく見られる課題を来庁者・窓口担当者・DX推進担当者の視点で整理し、ソリューション導入がもたらす効果をわかりやすく紹介します。

▼窓口申請における来庁者の課題

• スマホやPCを用いる申請は難しく使いこなせない。
• 複数の申請書に何度も手書きするのは手間がかかる。
• 外国人のため、日本語の文字を書くのが難しい。

▼窓口担当者の課題

• 住民による申請書記入のサポートに手をとられる。
• 申請書の記入ミスで手戻りが発生し、対応時間が伸びてしまう。
• 窓口に住民が集中した際、案内しきれず行列ができてしまう。

▼DX推進担当者の課題

• ・DXサービスの導入がミッションだが、難しいものばかりで大変。
• ・書かない窓口サービスを導入したいけど現場に反対されそう。
• ・住民からマイナンバーカード活用の機会がないのかとクレームを受けている。

▼申請書作成ソリューションが解決すること

• 本人確認書類から自動で情報を読み取り転記することで、来庁者の手書き負担を大幅に削減できる。
• IT機器の操作に慣れない高齢者や、日本語に不慣れな外国人にもやさしい窓口になる。
• 記入ミスが減り、差し戻しや再確認の手間が減少。窓口処理のスピードが向上する。
• 現場の運用に合わせた導入を行えば、DX推進側の懸念も解消しやすく、マイナンバーカード活用の機会創出にもつながる。

利用者の反響

申請書作成ソリューションを利用した住民や窓口職員から寄せられた声を紹介します。

▼住民の声

• 手書きがめんどくさいので楽、便利。
• 思っていたよりも簡単。
• 氏名・住所だけでも助かる。
• 慣れも必要だが、便利に使えそう。
• すごい、自動で印刷するのはすごく画期的。
• 思っていたよりも早い。
• コンビニと違って免許証が使用できる。

▼窓口担当者の声

• 高齢者の住民にも多く使って頂けている。
• 住民を待たせることなく、効率的に捌ける。
• お年寄りの手書き速度は非常に遅いため、職員と住民の双方にとって本当に便利。
• Caoraで印刷した帳票での申請について、特にトラブルもなく問題なく業務できている。
• 操作項目が少なく、住民にも触ってもらいやすい。

最後までお読みいただきありがとうございます。申請書作成ソリューションで「書かない窓口」を実現すれば、住民の利便性向上や窓口業務の効率化、マイナンバーカード活用の促進など、現場の課題を着実に解決できます。まずは資料をご覧いただき、具体的な特長や操作感をお確かめください。