栃木県真岡市は、市役所の新庁舎移転を機に庁舎ネットワークインフラ等の整備を大塚商会に依頼しました。ほぼ同じタイミングで、AI議事録作成ツールとRPAも導入。煩雑になりがちな間接業務の一部が自動化したことで、職員が本来業務に専念できる時間が増えるなど、働き方改革にもつながる導入効果が表れています。
新庁舎移転とともにネットワークインフラを刷新
2020年9月、真岡市は市役所を新庁舎に移転しました。これを機に庁舎内のネットワークインフラを全面的に刷新することを決定。プロポーザルの結果、その構築を大塚商会に依頼しました。真岡市が大塚商会に要望したのは有線だけでなく、無線のアクセスポイントを充実させることでした。
旧庁舎時代のネットワークは、職員が自席で業務を行うことを前提に整備したもので有線のみでした。そのため、会議や打ち合わせを行う際には、端末やサーバーに入っている資料を事前に端末にデータ保存するか、紙に印刷して会議室に持ち込んでおり、手間と紙の無駄が生じていました。そこで、会議室内にもアクセスポイントを設置し、サーバーに入っている資料を確認できるようにして業務効率を改善したいと考えたのです。
議事録の作成を自動化するテクノロジーを採用
一方で真岡市は、行政サービスの向上や職員の「働き方改革」のため、テクノロジーを活用して間接業務の効率向上を推進したいと考えていました。その取り組みの一環として導入したのが、AI議事録作成ツール『AmiVoice ScribeAssist（以下、AmiVoice）』とRPAツール『WinActor』です。
『AmiVoice』は、会議での発言内容をAIが聞き取り、自動的にテキスト化して議事録を作成するツールです。『WinActor』は、市民からの行政サービスの申請処理などに利用しています。紙による申請をAI OCR（光学文字認識装置）が読み取り、その内容に沿ってRPAが申請を自動処理するといった使い方です。
庁舎内のどこにいてもタブレット端末で業務ができる
無線ネットワークインフラが整備されたことで、真岡市の職員は、庁舎内のどこにいてもタブレット端末を使って業務ができるようになりました。効率の良い働き方が実現し、会議のたびに資料を印刷しなくてもよくなったので、ペーパーレス化も大きく前進しています。
また『AmiVoice』を導入したことで、今まで会議時間の2～3倍の作業時間がかかっていた議事録作成は、会議時間の半分から3分の1まで大幅に短縮された。『WinActor』については、現在5つの業務で自動化を実現。これによって年間336時間、1日当たり7時間労働とすると48日相当の労働時間が削減されています。真岡市は、今後もRPAを適用させる業務を数業務ずつ毎年増やしていく考えです。
本事例記事の全文は大塚商会ホームページよりご確認頂けます。
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| 設立 | 1961年7月17日 （1961年12月13日、株式会社として登記） |
|---|---|
| 資本金 | 10,374,851,000円 |
| 本社所在地 | 〒102-8573 東京都千代田区飯田橋2-18-4 |
| 従業員数 | 従業員数 7,429名（連結子会社を含めた従業員数9,119名） ＊2020年末日 |
| 事業内容 | ・システムインテグレーション事業／コンピューター、複合機、通信機器、ソフトウェアの販売および受託ソフトの開発など ・サービス&サポート事業／サプライ供給、保守、教育支援など |
| URL | https://www.otsuka-shokai.co.jp/ |
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