【文書管理・DX推進】膨大な公文書が生む種々の課題、管理と決裁のムダはシステムで解決
（DocuMaker Office / ファインデックス）

※下記は自治体通信 Vol.69(2025年10月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

紙の公文書は、起案から決裁までに多くの時間を要し、その保管や検索にかかる職員の負担も大きかった。そうした課題を長年抱えていた那須塩原市(栃木県)では、令和6年度より文書管理と電子決裁の機能を備えたシステムを導入。「紙と変わらない直感的な使用感」により、職員の活用がすみやかに浸透し、従前の非効率だった業務を改善できたという。導入までの経緯と効果の詳細について、同市総務課の三宅氏と荒井氏に聞いた。

保管業務による超過勤務が、若手職員の大きな負担に

―公文書管理・決裁のシステム化を図った経緯を教えてください。

三宅　当市は平成17年の合併以降、3つの庁舎を利用し、過去の決裁文書は外部書庫に保管しています。この過去の決裁文書を探すには、書庫に赴いて膨大な簿冊を調べる必要があり、半日以上かかることもありました。さらに、庁舎間では文書使送で1日2往復、決裁文書を運んでおり、その非効率な運用が大きな課題でした。

荒井　加えて、年度末から年度始めにかけては、各課の若手職員が通常業務外で決裁文書の箱詰めと保管作業を行っており、超過勤務の一因となっていました。これらの課題を根本から解決するため、令和4年から、公文書の起案から保管までを一元管理できるシステムの検討を開始しました。

―どのような点を重視して検討を進めましたか。

荒井　既存のどのシステムでも物理的な文書移動や保管業務の効率化は予測できましたが、導入後に職員が使いこなせなければ活用が進まない恐れがありました。そこで「扱い慣れた紙文書と同じような直感的な運用」を重視しました。その代表例が「付箋機能」です。起案文書に貼られる付箋には、補足・確認事項といった重要な情報が記載されており、円滑な決裁に欠かせません。紙と同じ感覚で使えることは、全職員から納得感を得るための必須要件だと考えました。

三宅　そこで、令和5年3月に「操作性」の項目にもっとも高い配点を設定し、プロポーザルを実施。ファインデックス社の『DocuMaker Office』を選定し、令和6年4月から本稼働しています。

職員の6割が効果を実感

―導入後の効果はいかがですか。

荒井　付箋機能の使い方がシンプルでわかりやすく、ファイル上ですぐに確認できています。さらに、ページ遷移することなくスクロールで書面を確認できるうえ、別ファイルを開く際もタイムラグがなく、まさに紙と変わらない使用感です。導入の半年後に行った職員アンケートでは「習熟している」割合が6割に達しています。

三宅　同アンケートでは、「検索時間が減った」との回答も6割を超えました。半日以上かかっていた書庫での検索作業が、過去のものとなりつつあります。決裁文書の電子化により、庁舎間の使送も1日1往復に減便し、今年度末には、若手職員の負担だった箱詰め作業の手間も減る見込みです。決裁に至る過程でも、複数の担当者が同時に起案文書を閲覧できるため、大幅な時間短縮を実現しています。今後は、書庫の決裁文書も電子化を進め「紙ゼロ」を目指します。

―自治体の公文書管理をめぐる現状をどう捉えていますか。

　積極的にデジタル化を進める自治体がある一方で、特に小規模な自治体では、予算やIT人材の不足などでシステムの導入が遅れているのが現状です。しかし、公文書管理のデジタル化は、膨大な文書の保管・管理にかかるコスト削減や、起案から決裁に至るまでの「手戻り」による職員の負担軽減など、ペーパーレス化による効果が出やすい業務でもあります。実際、那須塩原市の事例では、A4用紙の購入量を約77万枚も削減し、なおかつ起案文書の「手戻り」にかかる時間が大幅に削減されています。こうしたシステムは市場に多くリリースされていますが、選定には「職員が使いやすいか」という視点が重要です。

―それは、なぜでしょう。

　じつは、システムが複雑で職員が使いづらいと、業務フローの一部に紙の運用が残り、「二重運用」になってしまうリスクがあるからです。その点、当社の『DocuMaker Office』は、紙と同様に文書全体を確認できるよう極力1つの画面内でスクロールするだけで作業できるUIを設計し、起案文書の登録も上から順に項目を入力するだけです。さらに、決裁の承認時には、異なる拡張子の複数の添付ファイルも一つずつ開く必要がなく、専用のビューアーから一連のページのように閲覧することができ、確認の手間を省けます。こうした設計は自治体に寄り添い、「現場の声」を反映して改善を重ねてできました。導入費用も低価格に抑えていますので、ぜひ当社にご相談ください。