契約のデジタル化による業務改革で「電子県庁の実現」に大きく前進

※下記は自治体通信 Vol.41（2022年8月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

茨城県

政策企画部 県北振興局長 兼 DX推進監

菊池 睦弥 きくち むつや

茨城県

総務部 総務課(総務担当) 課長補佐

関 敬 せき たかし

DX推進に精力的でも、取り組めなかった「電子契約」

―立会人型電子契約サービスを導入した経緯を教えてください。

関　当県は「電子県庁の実現」を掲げ、「決裁の100%電子化」や「行政手続きの電子化」など、平成30年度からDX化を精力的に進めてきました。しかし、「契約の電子化」はなかなか実現できずにいました。というのも、令和3年1月の規則改正までは、「当事者型電子契約」という、県と相手方の双方が契約書に電子署名をする方法しか認められておらず、大きな手間がかかってしまうからです。

菊池　そうしたなか、当県が令和2年10月に国へ規則改正を要望した結果、民間で広く普及している「立会人型電子契約」の利用が自治体でも認められるようになりました。これは、電子契約のサービス提供事業者が立会人となり、電子署名とタイムスタンプを付与し、契約の効力を持たせる方法のため、契約当事者に手間がかかりません。当県では年間約7,000件の契約業務があり、その電子化はDX推進に貢献すると考え、規則改正後すぐに立会人型電子契約サービスの導入に向け動き始めました。

―導入にあたって、なにを重視しましたか。

菊池　電子契約サービスの適法性の判断です。地方自治法の定め*1により、当県独自に適法性を見極めることは困難でした。このため、利用可能なサービスをリスト化して明示するよう国に要望したところ、国からは「グレーゾーン解消制度*2」を参照するよう通知が出されました。そこで、同制度において電子署名法の要件を満たし、低廉でもあった弁護士ドットコム社の『クラウドサイン』を導入しました。

幅広い内容の契約を電子化

―運用状況はいかがでしょう。

関　今年3月末までの10ヵ月で、約1,200件の電子契約を結ぶことができました。数十万円単位の業務委託から数億円単位の工事発注まで、幅広い内容の契約を対象にしています。契約の流れは、PDF化した契約書をシステムにアップロードし、県側と相手方による承認で完了するため、業務効率は大幅に高まりました。

菊池　そのほか、郵送代が不要になるコスト削減効果にくわえ、押印も不要なため、テレワークにも対応できるようになりました。業務改革が実現し、私たちが「メリットしかない」と実感している電子契約サービスの利用を、庁内や契約の相手方企業に積極的に働きかけ、「電子県庁の実現」に向けて取り組みを進めていく考えです。

弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン事業本部 デジタル・ガバメント 支援チーム マネージャー

高柴 明朗 たかしば あきお

弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン事業本部 デジタル・ガバメント 支援チーム

平澤 野安 ひらさわ のあ

―自治体は電子契約システムの導入を検討する際、どのような点を重視していますか。

平澤　「安心して使えること」を第一に考えていますね。安心とは、まず「契約書としての効力の担保」といった意味での「安心」です。その点、当社の『クラウドサイン』は、弁護士の法律監修のもとに開発されており、法務省から「適法に利用できるサービス」という確認をいち早く受けた実績があります。契約書としての効力が適法に担保されるシステムとして、安心して使えるのです。

高柴　また、情報セキュリティの観点から、「安心」を求める声も多いです。『クラウドサイン』は、ISMAP*3という認証を得ていますが、これは情報セキュリティレベルの高さを判断する１つの重要な基準とされているものです。

―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。

高柴　当社は、これまで130万社の民間企業に対して電子契約システムの導入を支援してきた実績をもとに、契約の電子化に向けた最適な業務フローの見直しを提案できます。また、契約の相手方となる地域事業者への説明会も企画して、まさに自治体とともに「二人三脚」で電子契約の推進に取り組みます。興味のある自治体の方々は、ぜひ当社にご連絡ください。