日々発生する郵便物の集計業務を「わずか数秒の作業」へ負担軽減

土佐市

総務課 総務・電算係 主事

森㟢 大貴もりさき ひろき

後納郵便の集計作業で、多くの仕事が中断された

―総務課ではどのような郵便関連業務を行っていますか。

　毎日午後4時に、郵便局員が後納郵便の集荷に来るため、これに間に合うよう、各課から集まった郵便物を郵便局員に手渡しています。通常、後納郵便を使うには「差出票」を提出する必要があるため、各課からの郵便物を集計する役割を総務課が担うことが多いと聞きますが、当市では、約20年にわたって「郵便料金計器」という機械を導入しています。そのため、手作業による集計も、差出票の作成も行うことはありません。

　しかし以前、1週間ほどこの機械を使えない期間があり、集計作業を人手で行うと、「こんなに大きな負担がかかるのか」ということを実感しました。

―その「集計作業」とは、どのような内容なのですか。

　まず、郵便物を「定形」と「定形外」、さらに重量別で分け、その数を手で数えます。そして、これらを各課が事前にまとめていたリストと照合。このとき、リストに記載されている数が実際のものと違えば、総務課が訂正します。こうして、各課がまとめたリストと郵便物の数に間違いがないかどうかを確認した後に、差出票の作成にとりかかるのです。

　毎日、集荷までの数時間、集計作業が断続的に入り込んでくるうえ、集荷に間に合うよう作業の速さも求められるので、そのたびに進行中のその他業務を中断しなければならず、大きな負担を感じました。各部署でも、発送する郵便物がある限り、その数や重量を手作業で計測する必要がありました。

―普段はそうした作業をすべて自動化できているのですね。

　そうです。当市では、各課の職員が郵便物をもち寄り、随時、郵便料金計器を使っています。

　郵便料金計器は、郵便物をトレイに置き、スイッチを押すだけで、郵便物の形状や重量を自動で計測し、郵便料金を算出。当市が1日に発送する郵便物は多いときで1,000通以上にのぼりますが、1分間で最高180通の速さで処理できるので、特段、負担を感じることはないですね。それに、郵便料金計器を使う場合は、差出票の作成が必要ありません。当市が導入しているピツニーボウズジャパンの郵便料金計器では、区内特別郵便物(※)にも対応し、同じサイズの郵便物でも重量が異なれば、自動ではじいてくれるので、非常に重宝しています。

※区内特別郵便物:同一差出人による定形・定形外郵便物で、同一の郵便区内で同時に100通以上差し出すなどの条件を満たした場合、割引料金が適用される郵便物

郵便物を扱うすべての職員が、負担軽減の恩恵を受けている

―実際にどのくらいの職員が活用していますか。

　普段、郵便料金計器を利用する職員は、各課あわせて50人ほどにのぼります。郵便物を扱う職員なら誰でも、負担軽減の恩恵を受けていると言えますね。郵便物を機械に通す前は、部署名のほか、必要に応じて郵便種別をタッチパネルで選択するだけ。入庁したばかりの職員にもすぐに使い方を覚えてもらえています。

―今後の活用方針を聞かせてください。

　郵便料金計器を使う際、「部署名」や「郵便種別」をバーコードで読み取る機能の追加を検討しています。現在のタッチパネル操作では、利用者が部署名を誤って選択し、間違った部署で集計されてしまう、というミスが起きるケースもありました。バーコードをかざすだけならそうしたミスも起こらないので、郵便関連業務のさらなる生産性向上を期待しています。