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オフィス改革とクラウド活用で、職員同士の連携を強め生産性向上へ

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愛媛県西予市の取り組み

クラウドサービスの活用促進

オフィス改革とクラウド活用で、職員同士の連携を強め生産性向上へ

西予市
政策企画部 政策推進課 情報推進室 室長 上甲 宏之
政策企画部 政策推進課 情報推進室 ICT推進係 係長 山村 正志
[提供] サイボウズ株式会社

※下記は自治体通信 Vol.40(2022年7月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

厳しい財政状況のなかでも質の高い行政サービスを提供するために、多くの自治体が生産性向上の取り組みを進めようとしている。しかし、そこでは、「なにから着手すればいいのかわからない」といった声も少なくない。そうしたなか、一定の成果を上げているのが西予市(愛媛県)である。どのように成果を上げたのか。2人の担当者に、生産性向上の取り組みに着手した経緯と、その手法について聞いた。

[西予市] ■人口:3万5,515人(令和4年5月末現在) ■世帯数:1万7,598世帯(令和4年5月末現在) ■予算規模:529億6,073万円(令和4年度当初) ■面積:514.34km2 ■概要:愛媛県南部に位置する。恵まれた自然環境を活かし、みかんのほか、魚介類や米、ぶどう、栗、乳製品、畜産品など多くの特産品があり、全国でも有数の多品目産地。これらの特産品は、地形や気候といった大地の影響を受けた「ジオの恵み」とされ、大地の特徴を活かしたストーリー性やオリジナリティ、市場性、安全性など高い基準をクリアした商品を「四国西予ジオの至宝」として認定している。
西予市
政策企画部 政策推進課 情報推進室 室長
上甲 宏之 じょうこう ひろゆき
西予市
政策企画部 政策推進課 情報推進室 ICT推進係 係長
山村 正志 やまむら まさし

20年後に人口が3割近く減少。厳しくなる財政状況に危機感

―西予市が生産性向上の取り組みを始めた経緯を教えてください。

上甲 当市では、約20年後の人口が現在より3割近く減少する予測が出ています。厳しくなる財政状況のなか、職員が減少しても多様化する市民のニーズに対応した行政サービスを維持するには、生産性の向上が不可欠です。このため当市では、平成26年度から抜本的な「オフィス改革」に着手しました。

山村 そのなかで明確化した取り組みの1つが「職員同士の連携強化」です。連携が強まり情報の共有が進むほど、新たな発想やアイデアが生まれ、生産性向上にもつながると考えました。そして、職員同士がコミュニケーションを取りやすくなるように、フリーアドレスに近い形の「チームアドレス制*1」を導入しました。固定席や袖机の廃止、庁内ネットワークの無線LAN化、打ち合わせスペースへの常設モニタ設置などを行い、オフィスのどこでも作業ができ、必要な時にすぐに集まって打ち合わせできる環境を整備しました。そのなかで、コミュニケーション活性化のうえでは、庁内の情報共有ツール『Garoon(ガルーン)』も役立っています。

―どのようなツールですか。

上甲 『Garoon』はサイボウズ社が提供しているグループウェアで、スケジュール管理、会議室の予約、各種申請、プロジェクトに関する連絡などができ、職員同士の情報共有基盤として、当市では15年以上使っています。平成30年度からはクラウド版に移行し、職員はどこからでも情報共有できるようになりました。たとえば、全庁へのお知らせが一斉にできる「掲示板」を使い、災害情報なども共有しています。クラウド化により外出先や自宅でも情報をすぐに確認できるため、これまで以上に情報共有のスピードが上がり、災害対策などにおいて初動判断の迅速化につながっています。

上司との会話回数が6倍増に

―一連の取り組みにより、成果は上がりましたか。

山村 平成28年度に行った調査では、オフィス改革前と比べて、職員1人あたりの会話の回数が約2.2倍、上司との会話は約6倍に増えました。近年のクラウドサービス活用の相乗効果も考えると、いまはさらにコミュニケーションが活性化していると思います。

上甲 クラウドサービスを活用するうえでは、情報セキュリティ対策の強化が必要です。その点、『Garoon』は国内のデータセンターで運用し、情報セキュリティ対策もしっかり行い、バックアップも取っているため安心して使えます。当市では今後も生産性向上の取り組みを強化するなかで、職員の業務効率を高めるクラウドサービスの活用は不可欠と考えています。『Garoon』以外でも、安心して使えるクラウドサービスを積極的に活用したいと考えています。


支援企業の視点

クラウドサービス選定のポイントは、強固な情報セキュリティ性能

サイボウズ株式会社 営業本部 リージョナル営業部 四国営業グループ 所長 三浦 秀寛
[提供] サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社
営業本部 リージョナル営業部 四国営業グループ 所長
三浦 秀寛 みうら ひでひろ

―自治体が生産性向上に取り組む際、考えるべきことはなんでしょう。

 まずは業務プロセス全体を改善し、「ムダ」をなくすことが必要です。西予市では、職員の方々が率先して業務プロセスの改善に努め、「オフィス改革」を進めてきました。そのうえで、ITシステムを活用し、生産性向上に取り組んでいます。特にクラウドサービスを活用することで、職員の方々の業務効率は格段に高まっています。

―クラウドサービスの利用は、今後拡大するでしょうか。

 今年3月改訂の総務省「地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」に、クラウドサービスの利用をあと押しする記載が追加されました。そのため、利用が拡大することは間違いないと考えています。同ガイドラインのなかでは、サービス選定基準の推奨例として、情報セキュリティ水準の高さを証明するISMS*2やISMAP*3の認証取得などをあげているため、、これらは特に重要になるでしょう。なお、当社の『Garoon』と『kintone(キントーン)*4』はISMSを取得、ISMAP登録もされています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

 当社は、1,000以上の官公庁・公共機関で導入実績があり、今後も多くの自治体のみなさんをご支援できればと思います。最近では『kintone』を検討・利用している自治体向けのコミュニティサイト『ガブキン』をオープンし、活用方法の共有を行っています。ぜひ当社へお問い合わせください。

三浦 秀寛 (みうら ひでひろ) プロフィール
昭和56年、大分県生まれ。愛媛大学卒業後、松山市内の会社にて営業職を経験。その後、平成20年にサイボウズ株式会社へ入社。東京都内で3年、大阪府内で6年の営業経験を経て、平成29年より現職。

サイボウズ株式会社
設立 平成9年8月
資本金 6億1,300万円(令和3年12月末現在)
売上高 184億8,900万円(令和3年12月期:連結)
従業員数 969人(令和3年12月末現在:連結)
事業内容 グループウェア・チームワーク強化メソッドの開発、販売、運用
URL https://cybozu.co.jp/
お問い合わせメールアドレス cy-public@cybozu.co.jp
『ガブキン』はこちらを参照 https://page.cybozu.co.jp/-/government-community
問い合わせフォームはこちら https://cybozu.co.jp/sp/government/if/
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*1:※チームアドレス制 : 西予市独自のフリーアドレス。基本となる課の席は設けるが、課員の7割程度の席数にすることで課内外それぞれのコミュニケーションが生まれやすい環境にするもの

*2:※ISMS : 情報セキュリティマネジメントシステムの略でISOなどの国際規格がある

*3:※ISMAP : 日本政府がクラウドサービスを調達する際に要求するセキュリティ基準

*4:※『kintone』 : サイボウズ社が提供するノーコードツール