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運転日報の管理 大丈夫ですか?

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クルマを使用している多くの企業では、社内ルールで運転日報の記録と管理を義務付けられていると思います。その根拠となっているのが「安全運転管理者制度」です。

道路交通法で定められた、安全運転管理者制度を簡単に説明すると、

・5台以上(乗車定員11名以上のものは1台以上)の自動車を使用する事業所は、道路交通法令遵守や交通事故防止を図ると共に、責任の所在を明確にする必要がある
・そのために、「安全運転管理者」を選任し、公安委員会へ届け出をしなければならない
※自動車20台以上を使用する場合は20台毎に1名の副安全管理者の選任が必要

さらに、安全運転管理者としての重要な責務として次の2つが定められています。

・自社の業務に従事している運転者に対する安全教育
・自動車の安全な運転に必要な業務

この「自動車の安全な運転に必要な業務」の中に運転日誌の記録に関する記載があります。

運転日報の記録とは?

運転者名、運転の開始及び終了の日時、運転した距離、その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させることです。
つまり、一拠点あたり5台の社用車を有する法人は、運転日報の記録が法令で義務付けられているのです。

ISO9001の視点から見た運転日報

ISO9001とは品質マネジメントシステムに関する国際規格のことで、マネジメントシステム規格の中では最も普及しているものです。安心感や信頼感を伝え、競合他社との差別化を図る事ができるISO9001 ですが、取得している企業は品質管理が高い水準にあることを第三者に対して証明するために、品質維持の仕組みやルールを作り、それに準じたマネジメントシステムを構築し、管理・運営して行く必要があります。

そのため、ISO9001を取得している企業では定期的に外部・内部監査を実施していますし、未取得であっても、これに準ずる品質管理を求める企業では、以下の3点を内部監査として実施していることと思います。

・適合性(規格・社内規定等のルールは守られているか)
・有効性(品質や顧客満足の向上・正しい情報が適切に入力されているか )
・改善領域の特定(手順変更・新技術の導入・システム化・電子化などの必要性)

内部監査は、内部監査の仕組みを社用車の管理業務に当てはめてみると、「車両管理規程の制定」や「メンテナンス実施体制の確立」などが該当します。これらの管理業務について、十分な対策・処置を取っている企業でも、なぜか「運転日報の管理」に関しては、疎かになっている企業が多いように見受けられます。

これは関連法令の認知度が低いことと、違反時の罰則規定が存在しないといった理由が考えられますが、そもそも法令で備付けが定められている「運転日報の管理」に関するルール・手続きが定められていないということは、監査以前に、企業として、法令違反のリスクを負っている危険な状態であると言えます。

また、仮に運転日報が管理されていたとしても、「紙」や「エクセル」を使用した旧来型の管理では、記載の抜け・漏れを完全には防止できないため、十分な適合性の検証が困難であることは言うまでもありません。

●運転日報記載項目の例

1.運転者名
2.運転開始時間及び終了の日時
3.走行距離
4.その他運転状況に応じた記録事項
5.同乗者
6.行き先
7.運転する車両について(車種、登録番号など)
8.走行距離
9.給油状況
10.車両点検記録

ドライバーに対し、毎日これら全ての内容を漏れなく記録させ、継続的に管理を行っていくためには、ルールや仕組み作りに加えて、記録者であるドライバーや管理者の負担を軽減していくことも重要なポイントです。

運転日報をアプリで記載―モビリティパスポート

これらの課題を解決するツールとして、住友三井オートサービスグループのSMAサポートではアプリ上で運転日報の記録が出来る『モビリティパスポート』を ご用意しています。

■モビリティパスポートの機能

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運転日報の作成・管理以外にも、免許証の期日管理・社有車社内シェアリングのプラットフォームや稼働率の管理などマルチに活用頂くことができる大変便利なアプリとなっています。
(レンタカーの予約はレンタカーアプリのお申し込み※が必要です)。※無料

まとめ

・「運転日報の作成及び備付け」は法令で定められおり、管理・運用体制の整備確立は必須

・ISO9001取得企業であっても、運転日報の記載抜け・漏れによって不備指摘を受ける事例が存在

・従来の「紙・ペン」「エクセル」管理ではなく、システム化による省力化・確実性向上が望ましい

・住友三井オートサービスグループのSMAサポートが提供するアプリは、簡単・確実な運転日報の作成と管理が可能

いかがでしたでしょうか?
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住友三井オートサービス株式会社
本店所在地 東京都新宿区西新宿三丁目20番2号
設立 1981年(昭和56年)2月
資本金 136億円
売上高 3,061億円(2021年3月期:単体)
従業員数 1,975名(2021年4月1日時点:単体)
事業内容 1. 各種自動車・車両のリース・割賦販売
2. 各種自動車・車両の整備修理、検査、点検に関する業務
3. 中古の自動車・車両の売買
4. 金融業務
5. 上記1~4に関連する一切の業務
URL https://www.smauto.co.jp/index.html