業務で使えるチャットが、存在することを知らなかった

―南阿蘇村がビジネスチャットを導入した経緯を教えてください。

　令和3年度から2年間、私が人材交流で派遣されていた熊本県庁で利用し始めたのが、自治体専用ビジネスチャット『LoGoチャット』を知ったきっかけでした。当時はコロナ禍で、県庁内で情報連携の維持・改善をいくつかのサービスで検証していた時期でした。インターネット環境からもLGWAN環境からも安全にアクセスができ、公用携帯を持つ外出中の管理職とはアプリを介してやりとりができていたので、庁内情報連携が大きく改善していくのを目の当たりにしました。三層分離のネットワーク環境の中で「通常のオンラインサービスは使えない」というのが私の中で常識だったので、「行政の中でこんな便利なものが使えるのか」と正直驚きでした。派遣終了後、村に帰任する際は、必ず導入を働きかけようと決めていました。

―南阿蘇村でも効果が得られる、との手応えがあったのですか。

　ええ。当村では、庁外で業務に従事する職員も多く、その場合の情報連携はSNSが便利であることはみな知っていますから、これまでも個人のSNSでやりとりするケースもありました。情報セキュリティ面での心配はありましたが、そもそも業務で使えるチャットが存在することを知らない状態だったので、やむをえず利用していました。ですから、『LoGoチャット』を導入すれば必ず利用が進むとの確信がありました。そこで、令和5年10月から半年間の無料トライアルを利用し、効果を確認しながら、令和6年度からの正式導入を決めました。

職員の距離感が近いからこそ、チャットへの親和性も高い

―運用状況を教えてください。

　当村は、全庁の職員数は140人ほどですが、全17部署に約280アカウントを配布し、一般行政職員のみならず、村長や副村長といった特別職のほか、保育士、所属長の判断によっては外部への出向者や会計年度任用職員にも広く利用してもらっています。さらに、平成28年の熊本地震の経験から、災害時に外部から派遣される応援職員なども利用できるように、万が一の備えとして多めのアカウントを確保しています。

―導入効果はいかがですか。

　まずは内線電話が減り、職員が業務の手を止めたり、それを取り次いだりする手間も減りました。その結果として、情報共有のスピードが格段に上がったと実感しています。また、チャットによる会話は時系列での経緯がわかりやすく、簡潔に要点が伝わるため、コミュニケーションの質が向上したという感覚もありますね。

　さらに、スマホを介して安全に庁外との情報連携が図れるようになった効果は特に大きいです。現場の職員から写真や報告を直接庁内に送れるようになり、逆に庁内から緊急を要する重要な情報を出張先の村長や部課長などへ迅速に共有できるようにもなりました。

　規模の小さな自治体ゆえに、これまでは対面によるコミュニケーションが当然と考えられていました。そのため、こうした改善の余地があったことさえ認識できていなかったと、あらためて気づかされる結果になりました。

―規模の小さな自治体でも、導入効果は高かったと。

　そうです。むしろ、当村のような規模だからこそ、職員同士の距離感が近く、堅苦しいやりとりが省けるチャットへの親和性が高く、効果が素早く上がったのかもしれません。

　現在は、基本的に全職員に対し、各自のスマホに『LoGoチャット』アプリを搭載するようにお願いしています。今後、『LoGoチャット』が業務の隅々にまで浸透していけば、組織の風通しとともにデジタルツールへの理解も改善し、DXへの機運も醸成されるものと期待しています。

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