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【DX・契約担当の皆様】契約書の「保管・管理」にお悩みの方必見!電子契約書に本当に必要な機能とは?

    【DX・契約担当の皆様】契約書の「保管・管理」にお悩みの方必見!電子契約書に本当に必要な機能とは?
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    株式会社インフォマート
    株式会社インフォマート
    ※お問合せは自治体・公営企業様限定とさせていただきます。

    現在全国の地方自治体では、DXの中でも契約書のデジタル化の優先順位が高まっており、徐々に導入が進んでいます。電子契約により、官民双方で実務の効率化とコスト削減に繋がるため、デジタル化を望む声が高まっているのです。今回は電子契約書の重要な選定ポイント「保管・管理」についてお伝えします。

    【契約業務でよくあるお悩み3選】

    契約締結だけでなく、「契約書の保管・管理面」でのお悩みの声が多いです。

    ❶「契約締結までの時間と手間」
    紙での郵送に伴い発生する手書き・印刷・封入の手間、押印リレーや配送の時間ロスが発生します。
    ❷「ファイリング・保管」
    締結した契約書の原本をファイリングする手間や保管場所を確保する必要がございます。
    ❸「契約書の検索・進捗把握」
    保管した契約書の締結状況や進捗が掴みにくいため確認作業に時間がかかります。

    【契約業務のお悩みを解決する『電子契約システム』】

    このような課題を、弊社の電子契約書サービスでどのように解決していくのか、説明いたします。

    <解決できるお悩み>

    ❶「契約締結までの時間と手間」
     ➡画面上でアップロード・ワンクリックで承認・送信が完了します。
      紙による郵送の手間や時間は発生しません。
    ❷「ファイリング・保管」
     ➡仕訳・ファイリング作業が不要となります。
      またペーパーレスで印刷代・印紙代・保管スペースなどのコストが浮きます。
    ❸「契約書の検索・進捗把握」
     ➡複数の自治体・事業者と電子契約書の発行・受取ができ、一元管理を実現します。
      契約書の検索は勿論、進捗把握や催促・差戻等も画面上で可能です。

    ※お問合せは自治体・公営企業様限定とさせていただきます。

    <BtoBプラットフォームの特徴>

    弊社BtoBプラットフォームサービスの特徴をご説明します。
    自治体と事業者がそれぞれメールアドレスとパスワードを登録して、プラットフォームID(アカウント)を作成し、クラウド上で帳票のやり取りを行う形式となっております。
    1つのIDで複数の取引先との様々な帳票の管理が可能です。
    双方でアカウントを作成するので、権限や閲覧を細かく管理した内部統制、高い検索性、電子帳簿保存法に対応した保管管理機能はBtoBプラットフォームならではの特徴です。

    <自治体+『事業者側にも』双方にメリット>

    双方でアカウントを作成するので、自治体側は勿論、事業者側の契約書の保管・管理面まで電子化出来ることが弊社の強みです。また、電子帳簿保存法に対応しているため、事業者側は法対応に向けても安心してご利用頂くことができます。

     弊社では電子契約書を円滑にご利用頂くための、制度設計や運用に関するご質問を常時承っております。お気軽にお問合せください。

    ※お問合せは自治体・公営企業様限定とさせていただきます。

     

    会社概要
    商号 株式会社インフォマート
    代表取締役 代表取締役社長 中島 健
    事業内容 【プラットフォームシリーズの運営】
    BtoBプラットフォームは80万社以上(※2022年10月末日時点)に導入実績がある 、請求書・見積書・契約書・商談・受発注・規格書・業界チャネル・TRADEの8つのシステムです。

    自治体と企業間で行われる、見積提出と受取、発注と受注、契約手続き、請求書の発行と受取、支払までの取引を一気通貫デジタル完結できる電子商取引基盤を提供しております。電子取引により、双方の業務効率化と生産性を向上し、地域社会全体の電子化普及とともにペーパーレス化によるECOへの貢献を含めてDXを推進します。
    本社 東京都港区海岸1-2-3汐留芝離宮ビルディング13階
    設立 1998年(平成10年)2月13日
    資本金 32億1,251万円(令和4年3月末現在)
    社員数 633名(正社員505/派遣128)(令和4年3月末現在)
    上場市場 東京証券取引所プライム市場(証券コード2492)
    HP https://www.infomart.co.jp/government/index.asp

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