SMS送信サービスなら
こんな課題はありませんか？
時間がかかり業務負担が大きい
メッセージの到達率が高くない
料金が嵩む
「確実に」届けたい自治体からの通知。SMSなら業務改善しながら実現できる
マーケティング部 マーケティング課 マネージャー
さとう ひより
税金の未払通知や納税督促、防災・防犯情報、健康診断の受診督促――。自治体には、住民に確実に届けなければならない通知がいくつもある。そうした場合、従来は職員による架電や郵送物による通知を行っていた自治体は多いだろう。これに対し、多くの自治体や企業にメッセージソリューションを提供するユミルリンクの佐藤氏は、「通知の到達率や職員の業務効率などの観点から、業務改善を図りたいと考える自治体が増えている」と指摘する。自治体の現状とそれに対する解決策も含めて、同氏に詳しく聞いた。
住民への通知をめぐり、自治体が抱える3つの課題
―住民への重要な通知を行う自治体には今、どのような課題がありますか。
主に架電や郵送物による通知を行う自治体は多いと思いますが、そこでは大きく3つの課題があるようです。1つ目は、業務効率の問題です。たとえば郵送物を発送する場合、発送リストの作成から通知書の印刷、封入、発送と、とにかく多くの工数がかかります。また、架電の場合も日中に連絡がとれない住民も多いため、何度もかけ直しが必要になるといった手間がかかっており、ただでさえ忙しい職員の業務負担が大きな問題となっています。その結果として、メッセージの到達率は決して高くはない、というのが２つ目の課題です。架電の場合はそもそも受電されないケースもあり、また郵送物の場合は届いたかどうかを確認する手段さえありません。
―3つ目の課題はなんでしょう。
これらの業務にかかるコスト負担の増大です。煩雑な業務にあたる人件費はもとより、近年値上がりを続けている各種資材や郵送の料金など出費がかさみます。昨今の人員不足や業務のデジタル化の動きも重なり、業務改革の必要性を認識する自治体が増えています。
そこで当社では、携帯電話のショートメッセージ機能（以下、SMS）を活用した情報送信サービス『Cuenote SMS for LGWAN』を新たに開発し、自治体向けに提案しています。SMSは携帯電話を所有している相手であれば誰にでも送れ、特定アプリの利用も不要です。携帯電話においては、SMS通知設定がデフォルトになっている場合が多いため、幅広い層の住民に読んでもらいやすいという、じつに優れたOne to Oneメッセージングツールなのです。
1つの契約で複数部署が、独立してSMS配信をできる
―サービスの特徴を教えてください。
まずは、当社調べで99.9％という高いメッセージ到達率が最大の特徴です。これは、安定性と品質の高い通信特性を有する国内4キャリアと直接接続が確保されているゆえの数字です。SMSの特性上、開封率も非常に高い水準となるため、メッセージ自体が見逃されることも少ないといえます。
また、送信リストのアップロードから配信文面や配信時間の設定、送信作業までを1つのシステム上で完結することができる操作性の高さも特徴です。メッセージは一斉配信と個別配信を選択でき、660文字までの長文送信も可能です。管理画面におけるUI／UXの工夫によって、ITの専門的な知識がない職員でも簡単に使いこなすことができます。
さらに、複数部門管理機能という、部署数の多い自治体や大企業での活用に適した独自機能も実装しています。
―それはどういった機能でしょう。
これは、実際のSMS配信作業を行うワークエリアを部署単位で分けて運用できる機能で、自治体として1つの契約を結べば複数の部署で独立して利用できるものです。発信元番号も別々に設定でき、送信リストの管理も各部署単位で管理できるので、部署ごとに独立したSMS配信ができるのです。
『Cuenote SMS for LGWAN』では、月額800円から利用可能なため、少ない予算から導入を開始し、非効率な業務から段階的にSMSへ切り替えていくこともできます。
シリーズ全体で2,300契約以上の導入実績を誇る
――これまでに導入事例はありますか。
「自治体通信Online」に掲載された記事を読み、LGWAN環境で使える情報セキュリティ面の安心感と、大手企業や自治体での豊富な導入実績から導入を決めた自治体の例があります。利用用途としては、税務収納課で税金支払い期限の通知や未払者への督促に使用したり、子育て支援課で出産された方々への産後アンケートに使用したりするなどが挙げられます。これまで郵送で発送していた通知を、『Cuenote SMS for LGWAN』に切り替えた結果、コストや業務時間の削減につながったというお声もいただいています。詳細な実績については、適宜当社のWebサイトでも公開しています。
このほかにも、令和5年3月のリリース以降、『Cuenote SMS for LGWAN』は大規模自治体など複数の公的機関で導入されています。『Cuenote』シリーズ全体でみると、大手企業などを中心に*2,300契約以上の導入実績を誇ります。
* : 令和6年3月現在
―今後の自治体への支援方針を聞かせてください。
当社では、リリース以降も『Cuenote SMS for LGWAN』の継続的な機能強化を図っています。事業全体では、現在展開しているメールやSMSのほか、メッセージング手段の拡充を視野に入れています。システムの開発はすべて自社内で行っている点は当社の強みであり、今後とも現場のニーズをもとにスピード感を持った機能強化を図っていく考えです。住民への通知業務を改善したいと考えている自治体のみなさんは、ぜひお問い合わせください。
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| 設立 | 1999年7月 |
|---|---|
| 資本金 | 2億7385万3860円 |
| 代表者名 | 清水 亘 |
| 本社所在地 | 〒151-8583 |
| 事業内容 | 【メッセージングソリューション（Cuenote）事業】 |
| URL | https://www.ymir.co.jp/ |