クラウドサイン®︎が岩手県奥州市と和歌山県橋本市の “地方議会会議録の電子化”をサポート〜契約書から処分通知まで、自治体でのクラウドサイン®︎の用途拡大へ〜

弁護士ドットコム株式会社（東京都港区、代表取締役社長 兼 CEO：元榮 太一郎）が提供する契約マネジメントプラットフォーム「クラウドサイン®」は、岩手県奥州市（市長：倉成 淳）と和歌山県橋本市（市長：平木 哲朗）の2自治体における地方議会の会議録の電子化を支援したことをお知らせいたします。

奥州市、橋本市では、行政の利便性を高めるためにDX推進の一環として、クラウドサイン®︎を活用した地方議会の会議録の電子化に取り組んでいます。

この地方議会会議録の電子化にあたっては、書類による対面業務をなくすことで自治体職員の利便性向上はもとより、地方議会運営の活用において業務の効率化も見込まれています。

■会議録の電子化とは

通常、会議録の公開は、会議録制作会社への納品から、議長・副議長・署名議員からの押印、その後に首長や議員、図書館等へ郵送され公開がなされるフローとなっています。現状そのフローの大部分が紙や判子を活用した決裁となっており、本サービスを活用することにより、会議録の公開までのフローのデジタル化が可能になります。これにより、決裁手続きや会議録の共有を簡略化し、より会議録の公開までのタイムロス削減を担うことが可能になります。

■奥州市からのコメント

「奥州市議会では、議会基本条例で情報通信技術の積極的な活用を掲げ、その実現のためのICT推進方針を定めて取組を進めています。令和5年度にはクラウドサインを使用した全国初の本会議会議録の電子署名を開始したほか、令和6年度からは新たに地方自治法で可能となった請願のオンライン手続にも用途を拡大しました。今後とも地方議会における活用の可能性を見極め、地域の発展に寄与していきたいと考えています」

■橋本市からのコメント

「橋本市議会では、令和5年度から議会運営等にタブレット端末を導入し、DXとペーパーレスを推進しています。それらの一環として、冊子であった会議録もデータ化することを考えましたが、議員の署名はどうするかという課題を解決する必要がありました。それを叶えてくれたのが、クラウドサインです。このシステムの導入により、適正な電子署名を付した会議録が作成でき、データ化はもちろん、署名に係る手間の省力化や会議録の印刷製本コスト削減にもつながりました」

クラウドサイン®︎は、今後も行政機関の広い導入に向けて、従来書類や対面で行われてきた契約や承認などの業務プロセスのデジタル化を支援し、自治体職員の皆様の業務効率化と住民の皆様の利便性に寄与するDX推進を支援してまいります。

■クラウドサイン®︎について：https://www.cloudsign.jp/

クラウドサイン®︎は、契約の締結から管理、AIレビューと、一貫してデジタル上で完結できる契約マネジメントプラットフォームです。電子署名法に準拠した電子署名とタイムスタンプによって円滑かつ安全な契約締結ができ、2023年には汎用型電子契約サービスで日本初となる『マイナンバーカード署名』機能もスタート。また、AI契約書管理機能や、AIレビュー支援サービス『クラウドサイン レビュー』などAI技術を積極的に採用することで、契約業務全体の時間短縮を実現しています。また、電子契約市場においては企業や自治体などで幅広く導入されている、No.1※のサービスです。

※株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2023年版」（電子契約ツール2022年度実績）市場占有率