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神奈川県鎌倉市 の取り組み

俯瞰的な視野で業務を見直せば、RPAの効果を最大化できる

行政経営部 行政経営課 担当課長 橋本 怜子
行政経営部 行政経営課 課長補佐 髙橋 悠子
[提供] RPAテクノロジーズ株式会社

RPAを活用するには、職員が日々行う業務のなかから、いかにロボット化できる作業を探し出すかがポイントのひとつになる。鎌倉市(神奈川県)は、RPAの試験導入にあたり、多くの部署にヒアリングを行ったうえで、ロボット化する業務を選定した。業務の選定ポイントや、RPAの導入で新たに気づいた課題などについて、行政経営課の橋本氏と髙橋氏に聞いた。

※下記は自治体通信 特別号(2019年8月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

神奈川県鎌倉市データ

人口: 17万2,420人(令和元年6月1日現在) 世帯数: 7万4,846世帯(令和元年6月1日現在) 予算規模: 1,125億9,803万4,000円(令和元年度当初) 面積: 39.67km² 概要: 神奈川県南東部、三浦半島の基部に位置し、相模湾に臨む。山と海に囲まれた地形や温暖な気候など、政治を行うための条件に恵まれたことから、12世紀末、源頼朝によって鎌倉幕府が開かれる。鎌倉市は昭和14年に当時の鎌倉町と腰越町が合併して誕生し、昭和23年には深沢村と大船町を編入し、現在にいたる。

ロボット化する業務の案を、37の部署から募った

―RPAの導入にはどのような背景があるのでしょう。

橋本:当市は、国際観光都市でありながら、住宅・生活都市としての課題も多く抱えています。全国平均を上回るスピードで進む少子高齢化や、公共施設の老朽化などにより、財政状況は年々厳しさを増しています。庁内では、事務事業が多様化・高度化し、業務量の増加に伴って職員の負担が増え、まちの課題解決に割く時間も限られている状況です。

髙橋:そこで当市では、ICTを活用してさまざまな行政上の課題を解決する「パブリテック(※)」の取り組みを本格化しています。そのなかで、職員の生産性向上を目指す施策のひとつとしてRPAの導入を決めたのです。

※パブリテック:パブリックとテクノロジーをかけ合わせた造語。鎌倉市では平成30年度にパブリテックの担当者を行政経営課に配置している

―どのように導入していったのですか。

髙橋:本格的な導入を前に、複数の部署で試験的にロボットを作成しました。まずは、80以上ある課から、定型的な作業が多い部署37課を選定。担当職員にRPAの研修を受けてもらったうえで、自動化できそうな業務のアイデアを募りました。その後は、集まったアイデアをもとに詳細な業務フローをヒアリング。作業時間の長さや横展開のしやすさなどを条件に、約40あったアイデアから5つの業務を抽出し、ロボットに作業を置き換えました。

―効果を教えてください。

髙橋:5業務の合計で、年間715時間を削減できる効果を実証できました。このなかで、データを別のシステムに転記する業務については、「手作業による転記ミスを防げることで、ダブルチェックを行う人手がかからなくなった」という効果もみられました。このように、削減時間以外のメリットを期待できるかどうかも、今後、自動化する業務を選ぶにあたって着目していきたいですね。

橋本:また、RPAの導入を通じ、こうしたメリットを実感したほかに新たな課題もみえてきました。

ロボットが代替できる仕事は、既存業務に限らない

―どのような課題でしょう。

橋本:庁内には紙を使った業務が多く、RPA活用においてのボトルネックとなっていることです。紙の文書の情報をRPAで扱えるようにするには、OCR(※)の導入や申請のオンライン化などに取り組まなくてはなりません。今回のRPA導入では、ボトムアップ型で、現場から自動化する業務のアイデアを募りました。今後は、RPAの効果を最大化させるため、「情報の電子化を行うためのシステムを全庁的に導入する」といった、トップダウン型の取り組みも必要だと感じています。

※OCR:Optical Character Recognitionの略。光学的文字認識。手書きや印字文字をスキャナなどで読み取り、PC処理できるようにデジタルデータへと変換する技術

―ほかにどのような方針でRPAの活用を広げていきますか。

橋本:既存業務だけにしばられず、幅広く俯瞰的な視野でロボットに置き換えられる作業を選出していきたいと考えています。

 今回、ロボットに行わせた作業のなかには、「複数の学童保育施設における児童の入退室データを収集する」というものがありました。これは、施設の利用傾向を把握したい市の青少年課の要望から生まれた案です。今後も、このように「いままでできなかったこと」や「人手があればやりたいこと」を含め、RPAの価値を発揮できる業務を探っていきたいですね。

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