東京都荒川区の取り組み
預貯金照会業務の効率化
金融機関への調査依頼を自動化し、預貯金照会システムの利便性を向上
※下記は自治体通信 Vol.45（2022年12月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。
滞納整理に向けた預貯金調査業務を電子化する「預貯金照会システム」。金融機関からの回答の迅速化が期待できる導入効果に、多くの自治体が注目している。しかし導入自治体では、システム活用に伴い発生する事務作業により、業務負担がかえって増大してしまう例も少なくない。こうしたなか、荒川区(東京都)ではその作業の一部工程を自動化し、システム活用の利便性を大きく向上させた。取り組みの詳細を、同区担当者に聞いた。
金融機関ごとのルールに従う、照会ファイル作成が負担に
―荒川区が預貯金照会システムを導入した経緯を教えてください。
従来は、金融機関に預貯金照会を依頼して回答を得るまでに長い時間がかかり、効率的とは言えない状況が続いていました。そうした折に、システムベンダーから預貯金照会システムの提案を受けました。当初は、システムの枠組みに参画する金融機関が少なかったため見送りましたが、その後、複数の大手銀行による参画で導入メリットが見込めるようになったため、令和3年度にシステムを導入しました。従来1～2ヵ月かかっていた金融機関からの回答は導入後、数日間に縮まり、電子化の成果を実感できました。しかし同時に、職員の業務負担がかえって増えてしまう事務作業も生じていました。
―どういった作業が生じていたのでしょう。
金融機関に照会を依頼する際に送るCSVファイルの作成作業です。このファイルには調査対象者の氏名や読み仮名などを記載するのですが、「フォントや文字数の制限、スペースの要不要」などといった表記に関する仔細なルールは金融機関ごとに異なり、それぞれのルールに合わせてファイルを作成するという煩雑な手間がかかっていました。
そうしたときに、北日本コンピューターサービス社から提案を受けたのが、財産調査中間処理ユニット『PiMS』でした。これは、預貯金調査業務にかかわるほかのシステムを改修することなく、金融機関への照会依頼を効率化するものです。預貯金調査システムの利便性を大きく改善できると期待し、令和3年10月に導入しました。
ファイル作成時間を短縮し、コア業務に充てる時間を確保
―具体的に、どのように照会依頼を効率化できるのですか。
調査対象者の宛名データを取り込むことで、各金融機関のルールに沿った照会ファイルを自動作成できるのです。これにより、年間1,000時間以上かかるとみられるファイル作成時間を大幅に削減し、捻出した時間を滞納者への対応など徴収率向上に向けたコア業務に充てられると期待しています。
このほか、金融機関から回答を得てからの業務を効率的に進められる利便性も実感しています。
―どういった利便性を感じていますか。
たとえば、金融機関から送られてくる回答のCSVデータを、人が視認しやすい形で自動表示できる点です。データを紙にプリントアウトせずとも画面上で確認できるため、ペーパーレスの効果も得られています。今後、預貯金照会システムに参画する金融機関が増えていくなか、『PiMS』を預貯金調査業務に欠かせないツールとして、引き続き活用していきます。
支援企業の視点
電子化に伴い発生する業務負担は、システム改修せずとも軽減できる
―預貯金照会システムを導入する自治体は増えていますか。
ここ数年で着実に増えており、いまは預貯金調査業務の電子化に向けた過渡期だと言えます。来年度は約1,400ある金融機関の半数以上が電子化に対応すると見られ、自治体がこのシステムを導入する機運もさらに高まるでしょう。しかし電子化した場合、金融機関が利用する預貯金照会システムや金融機関ごとの仕様に合わせて人がデータを加工する必要も出てくるため、業務負担が増えてしまう例も多くあります。そこで当社では、そうした課題の解決を支援するため、『PiMS』というLGWAN-ASPサービスを提案しています。
―特徴を教えてください。
滞納管理システムなどの業務システムを改修せずとも、預貯金照会システムの利便性を高められる点です。金融機関に送る照会ファイルの自動分類作成機能のほか、システム未導入の金融機関向けに印刷用の帳票データを自動生成できる機能も有し、「電子化の過渡期」における業務効率化ニーズに対応できます。また、「金融機関から回答される口座情報が調査対象者本人のものか」という判断を支援する機能も実装し、システム処理のチェックもサポートします。
―自治体に対する今後の支援方針を聞かせてください。
電子化後の業務フローや金融機関の参画状況は自治体ごとに異なります。当社では、そうした現場の状況に柔軟に対応することで、業務量の増加抑止を支援します。預貯金調査業務の電子化に不安を感じている自治体のみなさんは、ご連絡ください。
| 設立 | 昭和44年5月 |
|---|---|
| 資本金 | 1,000万円 |
| 売上高 | 46億9,000万円(令和3年9月期) |
| 従業員数 | 230人(令和3年9月30日現在) |
| 事業内容 | 自治体向け各種システムの開発など |
| URL | https://www.kitacom.co.jp/ |
| お問い合わせ電話番号 | 048-640-1855 (平日 9:00〜17:30) |
| お問い合わせメールアドレス | pims-support@kitacom.co.jp |
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