業務効率が高まる「契約の電子化」で、DX推進の土台をつくれる

※下記は自治体通信 Vol.45（2022年12月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。

浦安市

財務部 契約課 課長

秋本 豊 あきもと ゆたか

浦安市

財務部 契約課 契約係 係長

彦田 真一 ひこた しんいち

導入に向けたポイントは、安心してスムーズに使えるか

―電子契約システムを導入するに至った経緯を教えてください。

秋本　一番のきっかけは、地方自治法改正により、自治体の契約でも「電子証明書」が不要な電子契約サービスを利用できるようになったことです。入手時の費用負担が大きかった電子証明書が不要になり、当市のDX推進や押印見直しの方針を受け、電子契約を前向きに検討できるようになりました。すでに民間企業の間では電子契約が進み、業務の効率化や事務経費の削減効果が生まれていると聞きます。当市もそうした効果で生まれる新たなリソースを活用し、事務負担の軽減と住民サービスの向上をさらに図れると考えました。

彦田　まさにDX推進の「土台」になることを期待し、システムの導入を本格検討するなか、当市では2つのポイントを重視しました。

―どういったポイントですか。

彦田　まずは、「安全に契約できること」です。法改正により、利用できる電子契約サービスの種類が広がったなか、契約書としての適法性が担保されるシステムでなければ、安心して使えません。また、情報セキュリティの確保も安全な契約のためには不可欠です。

秋本　もう1つは「スムーズに導入・運用できること」です。私たちはITの専門家ではないため、導入や運用の支援がなければ、システム運用を軌道に乗せられません。この2点を考慮し、電子契約の導入を前提に令和3年12月に入札を行った結果、弁護士ドットコム社の電子契約システムに決定し、令和4年度から導入しました。

入札案件の約7割を電子化

―導入後の感想はいかがですか。

秋本　重視していた2つのポイントを、見事にクリアしているシステムだと感じています。「グレーゾーン解消制度*1」に基づき、国から「電子署名法上、適法に利用できる電子契約サービス」という確認を得ており、安心して契約できます。また、LGWAN環境で利用できるため、高いレベルでの情報セキュリティ対策が期待できます。

彦田　導入に際しては、庁内規定の変更や承認フローの構築について弁護士ドットコム社の支援があり、運用時の不明点は、チャットですぐに対応してくれる体制も心強いです。導入後の上半期で入札案件のうち約7割の契約を電子化でき、職員からは「操作が非常に簡単」と好評です。契約に要する期間は、従来1週間以上かかっていたものが、数日に短縮され、事務作業の軽減を実感しています。この下半期はさらに電子契約の利用を図りたいと考えています。

弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン事業本部 デジタル・ガバメント 支援チーム

久保田 圭治 くぼた けいじ

弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン事業本部 デジタル・ガバメント 支援チーム

平澤 野安 ひらさわ のあ

―自治体が電子契約システムの導入を検討する際、どのような点を重視すべきでしょう。

平澤　「安心できるシステムであること」「導入・運用のサポート体制が充実していること」です。契約業務の電子化で業務効率は格段に上がるため、電子契約システムを「DX推進の土台」と位置づける自治体は多く、この2点は、「土台」として使い続けるためのキーワードといえます。「安心」の観点では、弁護士の法律監修のもとに開発された当社の『クラウドサイン』は、国から「適法に利用できるサービス」という確認をいち早く受けた実績があり、安心して利用できます。また、情報セキュリティの面でも、LGWAN環境で利用できるほか、ISMAP*2クラウドサービスリストへ登録されているため安心です。

―サポート体制についてはいかがですか。

久保田　たとえば、契約の電子化で業務の流れが大きく変わることがあります。その点当社は、これまで約130万社の民間企業に電子契約システムの導入を支援してきた実績をもとに、利用促進に向けて最適な運用フローを提案できます。また、運用フローに合わせた例規の見直しを支援できます。システム導入後も、運用の定着に向けた庁内勉強会などを行い、まさに「二人三脚」で自治体を支援します。