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帳票の自動入力から業務改善が加速。目指すは「紙の少ない自治体日本一」

石川県かほく市の取り組み

高速スキャナーとAI-OCRによるデータ入力の自動化

帳票の自動入力から業務改善が加速。目指すは「紙の少ない自治体日本一」

かほく市
総務部 企画振興課 課長補佐 兼 企画調整係長 荒井 三盛
健康福祉部 健康福祉課 母子保健係 主幹 兼 母子保健係長 鶴見 真紀
[提供] 株式会社PFU

住民から届く手書き申請書を1件ずつデータ入力したり、関係機関からの問い合わせのたびに書類を探して回答したりなど、まだまだアナログな業務を行っている自治体は多い。そうしたなか、かほく市(石川県)では、「紙の少ない自治体日本一」を目指し、乳幼児健診と任意予防接種の事務処理自動化に取り組み、業務効率化に成功したという。同市の企画振興課の荒井氏と健康福祉課の鶴見氏に、詳細を聞いた。

[かほく市] ■人口:3万5,921人(令和4年7月31日現在) ■世帯数:1万3,996世帯(令和4年7月31日現在) ■予算規模:274億3,736万7,000円(令和4年度当初) ■面積:64.44km² ■概要:石川県のほぼ中央に位置し、県都金沢市とは車で約20分の距離にある。西に風光明媚な日本海を望み、北は宝達志水町、東は津幡町に、南は内灘町に接している。県内最大規模のぶどう生産地として知られ、その栽培歴史は100年を超える。そのほか、衣類に幅広く使用される「細巾ゴム入り織物」の製造をはじめとした繊維産業も盛んで、市内に約300の事業所がある。
かほく市
総務部 企画振興課 課長補佐 兼 企画調整係長
荒井 三盛 あらい みつもり
かほく市
健康福祉部 健康福祉課 母子保健係 主幹 兼 母子保健係長
鶴見 真紀 つるみ まき

新しい業務を行う不安より、期待のほうが大きかった

―かほく市で乳幼児健診と任意予防接種の事務処理を自動化した背景を教えてください。

荒井 令和3年3月に当市が、市内に本社を置くICT支援事業者、PFUとの間で連携協定を結んだことに端を発しています。もともと当市独自でもDX推進は検討していましたが、同社の働きかけもあり、住民サービス向上を目的に「紙の少ない自治体日本一」を目指そうと。まずは、全庁的にアンケートをとってデジタル化が妥当な業務を募りました。そして候補にあがったのが、手書き帳票のデータ入力が大きな負荷となっていた、健康福祉課の乳幼児健診と任意予防接種の申請処理だったのです。

―そうした処理の対策は、以前から検討していたのでしょうか。

鶴見 確かに作業は大変でしたが、「これは必要な仕事だ」と受け止めていたのが現状でした。それがAI-OCRの活用で時間短縮が可能ということを聞き、現場では新しい業務を行う不安より、導入後の期待のほうが大きかったですね。

荒井 具体的には、PFUの高速スキャナー『fiシリーズ』で一括スキャンし、AI-OCR『DynaEye』を使って手書き文字をデータ変換するというものでした。評価したのは、オンプレミス型のため、インターネットを経由せずに利用できる点。これなら情報セキュリティも担保できると、令和3年に実証実験を行ったのです。

AI-OCRによる効果が、職員の間に広まる

―結果はいかがでしたか。

鶴見 1ヵ月あたりの作業量が、乳幼児健診では約40時間から約16時間に、任意予防接種では約150時間から約80時間に短縮できました。スキャナーは紙詰まりを起こすことなくスムーズに読み取れ、『DynaEye』における文字の読み取り精度も高いです。カルテを電子データとして管理することで、関係機関からの問い合わせにも素早く対応できました。また以前は、入力結果に間違いのないように2人体制で最終チェックしていましたが、現在は1人ですんでいます。

―今後における活用方針を教えください。

荒井 『DynaEye』と『fiシリーズ』の活用をヨコ展開していこうと考えています。実際に健康福祉課で効果を得られたことで、ほかの課から問い合わせが増えていますから。また、PFUの協力を得て、顔認証つきカードリーダーの実証実験を期間限定で実施しました。これを窓口で使えば、住民は免許証やマイナンバーカードをかざして顔認証をするだけで、必要な申請書類を受け取れるというもの。こうしたDXを進め、「紙の少ない自治体日本一」を目指します。


支援企業の視点

オンプレミス型のAI-OCRなら、情報セキュリティを担保できる

株式会社PFU
ドキュメントイメージング事業本部 スキャナー事業部 マネージャー 坂井 航
[提供] 株式会社PFU
株式会社PFU
ドキュメントイメージング事業本部 スキャナー事業部 マネージャー
坂井 航 さかい わたる

―帳票入力業務の自動化を進める自治体は多いのですか。

 多いですね。自治体の業務では、まだまだ紙を扱う業務がたくさん残っています。 その一方で、DX推進が叫ばれる背景を受け、まずはAI-OCRを活用し、そうした業務のペーパーレス化や業務効率化を図っていこうという動きは活発化傾向にあると分析しています。

―AI-OCRを選ぶ際のポイントはなんでしょう。

 オンプレミス型であれば、インターネットに接続することなくLGWAN内で運用できるため、情報セキュリティを担保することが可能です。近年はSaaS型のクラウドサービスも注目されていますが、従量課金制が多く、自治体では予算がとりにくい側面があります。また、文字を認識するのに情報をクラウドにあげて読み取るため、時間がかかってしまいます。当社の『DynaEye』はオンプレミス型のため、定額制で運用がしやすいです。また、パソコンのなかで認識を行うため、職員は手を止めることなく素早くチェック作業を行えます。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。 

 『DynaEye』と『fiシリーズ』を普及させ、自治体の業務効率化を支援していきたいですね。『DynaEye』は読み取り精度がバージョンごとにアップしているほか、『fiシリーズ』は、「地紋」を消すことができ、高精度かつ高速、省スペースで紙の電子化を実現します。また、さまざまなアプローチでの支援を可能にすべく、顔認証つきカードリーダー『Caora』も開発中です。ぜひ問い合わせてほしいですね。

坂井 航 (さかい わたる) プロフィール
昭和57年、石川県生まれ。平成19年、株式会社PFUに入社。紙文書を電子化するスキャナー機器および電子化ソフトウェアの開発を経て、現在は自治体における「紙文書の電子化」をキーワードとしたDX企画、サービス提供を担当。
株式会社PFU
創立 昭和35年11月
資本金 150億円
売上高 1,345億円(令和2年度:連結)
従業員数 4,491人(グループ全体:令和3年7月現在)
事業内容 イメージスキャナー、コンピュータプロダクトなどのハードウェア・ソフトウェアの設計・開発・製造、各業務システムの設計・構築・運用・保守
URL https://www.pfu.fujitsu.com/
製品に関するお問い合わせ https://www.pfu.fujitsu.com/imaging/contact.html
お問い合わせメールアドレス fi-mail@pfu.fujitsu.com
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