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煩雑な予算執行業務のDXで、従来の仕組みを変える重要性を実感

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群馬県前橋市の取り組み

内部事務のデジタル化

煩雑な予算執行業務のDXで、従来の仕組みを変える重要性を実感

前橋市 未来創造部 情報政策課 主任 森尻 翔太
[提供] 株式会社コンカー

※下記は自治体通信 Vol.40(2022年7月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。

全国の自治体が独自のDX推進計画を策定しつつも、どこから実行していくかに悩む担当職員は少なくない。そうしたなか、前橋市(群馬県)では、請求書を取り扱う予算執行業務に着目し、業務のDXを進めているという。同市情報政策課の森尻氏に、予算執行業務のDXに取り組んでいる背景やその成果などを聞いた。

[前橋市] ■人口:33万2,270人(令和4年5月31日現在) ■世帯数:15万3,129世帯(令和4年5月31日現在) ■予算規模:2,749億7,560万5,000円(令和4年度当初) ■面積:311.59km2 ■概要:群馬県の県庁所在地で赤城山のふもと、市内を南流する利根川の両岸に市街地が広がる。周辺は比較的古い時代から開けていたとされ、市内には700以上の古墳が点在。明治維新後は生糸産業で栄え、近年は農業や畜産業でも全国の市町村屈指の規模を誇る。豊かな自然が多く残るほか、日本近代詩の父・萩原朔太郎など多くの詩人を育んだ地としても知られ、「水と緑と詩のまち」を市のキャッチフレーズとしている。
前橋市
未来創造部 情報政策課 主任
森尻 翔太 もりじり しょうた

全庁的なDX推進の前から、議論が行われていた

―予算執行業務のDXに取り組んでいる背景を教えてください。

 当市では、令和2年度に「前橋市DX推進計画」を策定しました。そのなかで、「内部事務を含む市役所における一連の業務をフルデジタル化する」ことを目標にしている点が背景としてあります。ただ、じつはそれ以前から、すでに予算執行業務のDXを進めていたのです。

―なぜ、先んじて予算執行業務のDXに取り組んでいたのですか。

 当時、令和6年度の財務会計システムの入れ替えおよび文書管理システムの新規導入に向けて、財務事務を見直す機会がありました。そのなかで、「10万円以下の物品を購入する予算執行業務の伝票はかなり多いため、改善の余地がある」という議論がすでに出ていたのです。紙の伝票を管理するのも大変ですし、チェックして修正する必要があれば差し戻しが発生し、工数もかかりますから。そこで、まずは予算執行業務のDXから取りかかる形になったのです。

―具体的にどのようにしてDXを進めていったのでしょう。

 コンカーが提供している、請求書管理システム『Concur Invoice(コンカーインボイス)』を使ったデモの実証実験を行いました。同社は民間企業での導入実績が豊富で、その成果は庁内でも活かせると判断したのです。令和2年度は、当市のなかでも物品購入が多い学校教育部門で、そして令和3年度には、全庁的に実証実験を行いました。

―成果はいかがでしたか。

 以前は紙伝票の審査を目視によるダブルチェックで行っていたのですが、『Concur Invoice』ではシステムチェックでほぼ自動化されるため、ミスの防止および工数削減につながることがわかりました。工数については、年間を通じて約1万時間、66%の削減効果があると報告を受けています。現場の職員からは、「簡単な伝票であればチェックする必要がなくなる」といった意見が出ています。その結果、デジタル化で新たに捻出した時間を職員がコア業務にあてることができると考えています。また、職員にとって身近な予算執行業務のDXを通じ、規定通りのことを正しく実行するより、あるべき姿を描いたうえで仕組みを変えていく重要性を実感しました。

自治体起点による、地域のデジタル化も視野に

―今後、予算執行業務のDXをどのように進めていきますか。

 引き続き、コンカーと実証実験を行い、令和6年度の本格導入に向けてシステムと当市における業務運用のマッチングを図っていく予定です。こうした取り組みで、より多くの職員が利便性を実感することにより、市役所全体において本気でDX推進に取り組む意識の醸成につながっていけばと期待しています。また『Concur Invoice』は、インフォマート社の『BtoBプラットフォーム請求書』との連携で、取引事業者が当市に請求書を発行する段階からデジタル化を図れるとのこと。これなら、一連の予算執行業務すべてをデジタル化できます。今後は実証実験の領域を取引事業者にも広げることで、自治体起点による地域のデジタル化も目指したいですね。


支援企業の視点

恩恵を受けやすい予算執行業務は、「DXの入り口」として推奨できる

株式会社コンカー デジタルエコシステム本部 公共事業推進部 山田 浩志
[提供] 株式会社コンカー
株式会社コンカー
デジタルエコシステム本部 公共事業推進部
山田 浩志 やまだ ひろし

―自治体DXにおける現状の課題はなんでしょう。

 住民サービスに直結するDXについては、国が旗振り役となって各種支援が行われています。一方、内部事務の領域では、自治体が自ら主導して推進する必要があり、「どこから手をつけていいか」と悩む担当者が多いという課題があげられます。そうしたなか、当社では予算執行業務を「DXの入り口」として推奨しています。

―それはなぜでしょう。

 予算執行業務では、紙で請求書を受け取って決裁文書を作成し、紙で回覧・押印して、さらには間違いがないかチェックする、などの煩雑な業務が発生しがちだからです。こうした業務を、たとえば当社が提供している『Concur Invoice』では、決裁文書の作成やチェックといった業務の自動化が可能。工数削減や、ミスのない品質の標準化が図れます。こうしたDXの恩恵を受けることで、職員がDX推進の意識をもつきっかけにもなると考えています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

 引き続き、予算執行業務のデジタル化で自治体のDX支援を行っていきます。当社はインフォマートとの連携で、データ化された請求書の受け取りもでき、業務の完全なペーパレス化を図ることが可能。ただ、どうしても紙の請求書処理が必要な場合、AI-OCRの活用で文書のデジタル化支援も行います。また、一連の業務データを蓄積したうえで、BIレポートを作成し、業務改善に活かすこともできます。ぜひ気軽に相談してほしいですね。

山田 浩志 (やまだ ひろし) プロフィール
昭和59年、神奈川県生まれ。平成19年に早稲田大学を卒業後、株式会社NTTデータを経て、令和元年、株式会社コンカーに入社。現在は、公共機関営業を担当している。

株式会社コンカー
設立 平成22年10月
資本金 4億1,000万円
従業員数 342人(令和4年5月現在)
事業内容 出張・経費管理、請求書管理クラウドサービスの提供
URL https://www.concur.co.jp/
問い合わせ先 03-4570-4600 (平日 9:00~18:00)
info_japan@concur.com
https://www.concur.co.jp/contact
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