石川県小松市の取り組み
会議資料準備の効率化
ペーパーレス会議システムの導入で、高められた「業務効率」と「議論の質」
議会事務局 主幹 東藤 司
総合政策部 スマートシティ推進課 主幹 上納 義輝
※下記は自治体通信 Vol.37（2022年4月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。
デジタル化した資料を共有して会議を進める「ペーパーレス会議システム」。印刷や編綴といった会議にかかる準備を大幅に削減する手段として、自治体で導入の動きが広がっている。小松市(石川県)もそうした自治体の1つで、議会事務局での導入を皮切りに、全庁的な活用を開始しているという。それぞれの担当者に、導入の経緯や得られた効果などを聞いた。
議会だけでなく、庁内会議や介護認定審査会で活用
―議会事務局で「ペーパーレス会議システム」を導入するにいたった経緯を聞かせてください。
東藤 当議会では、本会議や委員会の資料などで膨大な量の紙を使っており、以前から印刷や配付、保管などにかかる事務局側の負担は課題でした。また、議員が過去の資料を見たい場合、紙資料のなかから探すのは非常に時間がかかるという問題もあったのです。そのため、会議資料はデジタル化して一元管理すべき、との意見はかねてよりありました。そこで、平成28年1月にICT推進プロジェクトチームが発足。ペーパーレス会議システム導入の検討を始めました。
―どのように検討しましたか。
東藤 ペーパーレス化が実現しても、議員が討論の場で活用しにくいシステムだと本末転倒です。そのため、「使いやすさ」は重要なポイントでした。平成28年12月にプロポーザルを実施。もっとも直感的に使えるUIを採用し、議員同士が資料の共有や持ち出しを安全かつ簡単に行える、富士ソフトのタブレット端末対応型『moreNOTE』を選定。平成29年6月の本会議から全議員にタブレット端末を配付し、本格運用を開始しました。
上納 それとは別に、当市は平成30年度から、「会議のペーパーレス化」にも着手すべく、導入システムを検討していました。その際、議会事務局が使っていた『moreNOTE』を知りました。専用のペンを使った資料への書き込み機能や重要な情報への付箋機能、さらに、発表者のページと参加者のページの同期機能など、便利な機能を備えており、会議をスムーズに進められるシステムだと判断。令和2年1月に全庁的な導入を決めました。いまは庁内会議のほかに介護認定審査会でも活用しています。
用紙代で年間約30万円削減
―導入後の効果はいかがですか。
東藤 私たち議会事務局は、用意された会議資料をPDF化してシステムにアップロードするだけで済むので、準備にかかる負担が大幅に軽減されました。導入初年度に年間8万7000枚の紙を削減でき、いまでも使用する紙の量は限りなくゼロに近いです。用紙代だけでも、年間約30万円のコスト削減効果があります。また、システム導入後の資料はすべてデータ保存されているため、議員からは「資料の検索が楽になった」と好評です。
上納 コストの制約で、これまではすべての会議資料をカラー印刷して配付することが難しかったなか、庁内からは「いまはカラーのまま画面表示されるので、内容が理解しやすい」と視認性の高さが好評です。さらに、発表者のポインター操作が同期され、話している箇所をわかりやすく示せるので、議論の質とスピードが高まる効果も期待できます。今後は庁内会議だけでなく、各課のミーティングなどでも広く活用を促します。
介護認定・担当者の声
情報セキュリティが担保され、安心して運用できる
当課では、介護認定審査会の資料を、専門委員の方々へ届ける際に『moreNOTE』を活用しています。月に10回ほど開催される審査会では、これまで1回あたり200枚、年間約2万8,000枚の紙が使われており、開催のたびに我々が各委員の自宅や職場に印刷した資料を持参、郵送していました。
また、資料は審査会が終わり次第、委員から回収し事務局のほうで機密文書として廃棄していました。それに対して、『moreNOTE』では、資料の閲覧時間や閲覧できるユーザー設定が可能なため、我々が資料を適切に管理できます。また、アップロードした資料は、サーバや通信、アプリ内すべてにおいて暗号化されるため、情報セキュリティも担保され、安心して運用できます。
支援企業の視点
文書のライフサイクル管理も、システム化の大きなメリット
「会議の効率化」で注目される「ペーパーレス会議システム」ですが、「文書のライフサイクル管理」も大きな特徴です。作成文書の保存や破棄、また保存期間まで自分たちで管理でき、情報の機密性も活用度も高められます。こうしたシステムを、当社は自社のデータセンターで、24時間365日運用管理しています。また、コンテンツ開発にも注力し、この3月には議会をよりスムーズに進める「採決機能」を追加しました。官民あわせて4000団体への導入実績がある『moreNOTE』を、より多くの自治体関係者に知ってもらいたいです。
3月から追加した「採決機能」
| 設立 | 昭和45年5月 |
|---|---|
| 資本金 | 262億28万円 |
| 売上高 | 2,578億9,100万円(連結:令和3年12月期) |
| 従業員数 | 1万4,956人(令和3年12月末現在) |
| 事業内容 | システム開発、ネットビジネスソリューション提供など |
| URL | https://www.fsi.co.jp/ |
| お問い合わせ電話番号 | 0120-937-467(平日10:00～17:00) |
| お問い合わせメールアドレス | morenote@fsi.co.jp |
ソリューションの資料をダウンロードする