民間企業の取り組み
外部リソースの活用
大量の帳票を効率的にデータ化する、アウトソーシング活用法
※下記は自治体通信35号（Vol.35・2022年1月号）から抜粋し、記事は取材時のものです。
自治体のペーパーレス化が進む一方、住民窓口対応を中心に紙帳票からのデータ入力業務はまだまだ必要とされている。そうした業務をアウトソーシングすることは、業務効率化を図るうえで重要な選択肢のひとつとなる。これまで約40年にわたって、BPOを手がけてきたSCSKサービスウェアの水野氏に、アウトソーシングサービスを選ぶ際のポイントを聞いた。
一定の実績とノウハウをもつ、会社を選ぶべき
―データ入力業務のアウトソーシングサービスを選ぶ際のポイントを教えてください。
まずは当然と言えますが、入力データの正確性を担保できることです。自治体がアウトソーシング業者を公募する際も、「ひとつの帳票に対して2回以上のデータ入力を行い、それらの結果を突合して、不一致があれば修正をしてください」といった旨の要件定義を記載しているケースがほとんど。たとえばこの作業を人が行う場合、2人以上が必要となり、そうした作業を行うための人材やスペースの確保が必要になってきます。
そして、作業を効率的かつ大量にこなせることです。近年は、特別定額給付金やワクチン接種票の入力業務など、多くの帳票をスピーディに入力することが求められるケースが増えていますから。そうした対応が行える業者が見つからず、調達が不調に終わった自治体もあると聞いています。
―ほかにポイントはありますか。
セキュリティを担保したうえで一連の作業を行えることですね。こうしたポイントに対応するためには、一定の実績とノウハウをもった会社を選ぶべき。たとえば当社では、約40年にわたって培ってきたBPOのノウハウとICTを融合させることで、ポイントをおさえたデータ入力サービス『AIエントリー』を提供しています。
―詳細を教えてください。
まず、データの入力を2人体制ではなく、「AI-OCRによる読み取り」と「人による入力」という2つの工程で実施します。OCRの識字率は、一般的に90～95%とされています。AI-OCRなら、活用すればするほど識字率は向上します。さらに、その識字率を人による入力で限りなく100%に近づけるのです。そして、その2つの工程を終えたデータをRPAのほか、Excelのマクロやスプリクトを使って自動入力と補正処理を行い、改めて2つのデータを突合。不一致があれば、人が修正を行い、納品する仕組みです。AI-OCRやRPAといったICTは、24時間体制で休みなく稼働するので業務効率化が図れ、わずかに生じる誤差は人で埋めていくというわけです。
ある自治体では、99.996%の識字率、1ヵ月で40万件の帳票入力を処理した実績があります。
―情報セキュリティの管理面に関しては、いかがでしょう。
「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」で求められる、「組織的」「人的」「物理的」「技術的」といった4つの側面から対応しています。さらに、プライバシーマークの取得やISMS国際規格に準拠した運営を行っており、24時間365日受付体制の「緊急連絡センター」を設置し、インシデント発生時に迅速な対応を行っています。
より人が介在しない、データ入力体制を目指す
―今後の自治体に対する支援方針を教えてください。
データ入力業務を支援することで、自治体の業務効率化に貢献したいと考えています。当社は、北は北海道、南は沖縄まで全国19ヵ所に拠点があるため、局所的なニーズや大量の帳票入力を短期間で納品するニーズなどに応えることも可能。「帳票を庁舎外に持ち出したくない」という場合は、庁舎内で作業するといった細かな対応もできます。今後は、AI-OCRと当社のノウハウを活用し、より人が介在しないデータ入力体制を目指すなど、さらなる効率化を進めていきたいですね。
| 設立 | 昭和58年3月 |
|---|---|
| 資本金 | 6億2,000万円(資本準備金含む) |
| 売上高 | 315億9,700万円(令和3年3月期) |
| 従業員数 | 5,427人(令和3年3月末現在) |
| 事業内容 | コンタクトセンターやバックオフィスなどのBPOサービス事業 |
| URL | https://www.scskserviceware.co.jp/ |
| お問い合わせ電話番号 | 052-857-3700(平日9:00～18:00) |
| お問い合わせメールアドレス | swc.chubu.sp@scskserviceware.co.jp |
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