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正確・迅速を要する火葬予約業務、負担なく24時間対応する方法とは

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奈良県大和郡山市の取り組み

受付業務のシステム化

正確・迅速を要する火葬予約業務、負担なく24時間対応する方法とは

大和郡山市
市民課 係長 島田 裕典
市民課 係長 松浦 千重子
[提供]株式会社イムラ封筒

※下記は自治体通信 Vol.31(2021年7月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


火葬予約の受付業務を、紙や電話といったアナログな方法で行っている自治体では、「職員の業務負担が大きい」といった課題を抱えている。大和郡山市(奈良県)もそういった自治体のひとつだったが、システムの導入によってその課題を解決した。同市の担当者2人に、システム化の経緯や得られた効果について聞いた。

[大和郡山市] ■人口:8万5,148人(令和3年4月30日現在) ■世帯数:3万8,680世帯(令和3年4月30日現在) ■予算規模:674億1,249万4,000円(令和3年度当初) ■面積:42.69km2 ■概要:奈良県北部に位置する。大阪や京都といった都市に近いことから、ベッドタウンとしても発展してきた。金魚の名産地として全国に知られ、「全国金魚すくい選手権大会」が毎年開催されている。

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大和郡山市
市民課 係長
島田 裕典 しまだ ひろのり

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大和郡山市
市民課 係長
松浦 千重子 まつうら ちえこ

火葬にまつわる調整業務に、精神的負担も

―火葬予約の受付業務をシステム化した経緯を聞かせてください。

島田 当市では、葬儀会社からの火葬予約について24時間対応する方針から、夜間や休日といった開庁時間以外は、24時間体制の消防署に窓口対応を依頼していました。しかし、組織変更で消防署が市の管轄から外れることが決まり、これまでのように依頼できなくなりました。そこで、民間企業への委託も検討しましたが、想定以上のコストがかかることに。そんななか、地元の奈良県でシステム開発を手がけるイムラ封筒から、火葬予約にかかる一連の受付業務のシステム化を提案されました。

―どういった業務をシステム化するのでしょう。

島田 私たちが、葬儀会社と火葬場の間に入って火葬日程を調整したり、火葬予約を管理したりする業務です。従来は、葬儀会社に死亡届を持って窓口まで来てもらい、火葬希望日時を聞いたうえで、私たちが火葬場へ電話をして日程調整をしていました。その日が予約で埋まっていれば、再度葬儀会社に希望日時を聞き、火葬場へかけ直す必要も。また、予定の変更があれば、イチから調整が必要になります。火葬予約状況の管理台帳を随時更新し、1日複数回、台帳を火葬場へFAXで送る必要もありました。火葬にまつわる各当事者をつなぐ調整業務なので、正確・迅速に行わなければならないという精神的負担もありましたね。

松浦 イムラ封筒が提案してくれたのは、クラウドを活用して葬儀会社と火葬場を直接つなげたWebシステムで、葬儀会社がダイレクトに火葬予約できるようにしたものです。大きなコストをかけずに24時間の窓口対応機能が維持できるだけでなく、私たちの業務も大幅に軽減されると期待できることから、平成28年に導入しました。

―導入後の状況はいかがですか。

島田 私たちは予約状況を管理するだけでよくなり、業務負担が軽減されたぶん、市民課のほかの業務に携われるようになりました。

松浦 葬儀会社は、パソコンやスマートフォンなどから火葬場の空き状況をいつでも把握でき、24時間どこからでも予約できます。死亡届の提出は予約後でも対応できるように業務フローを変えたため、葬儀会社は事前来庁の必要もなくなりました。「とても便利になり、スムーズに予約できるようになった」という声を聞きます。


支援企業の視点

多くの人が利用するシステムは、わかりやすさがもっとも重要

株式会社イムラ封筒 情報システム事業部 営業課 課長代理 大迎 英史

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株式会社イムラ封筒
情報システム事業部 営業課 課長代理
大迎 英史 おおむかい ひでし

―火葬場の予約対応をめぐる、自治体の課題はなんでしょう。

 近年、高齢化の進展にくわえ、大規模な自然災害や感染症の拡大などを背景に、多くの自治体で火葬場の予約調整を担う職員の負担が増していることです。業務の性格上、時間外の対応も多いなか、正確性や迅速性が必要なうえ、丁寧な対応が求められることからも、システム化による業務の効率化が特に必要な分野であると言えます。そこで当社では、火葬場Web予約システム『おみおくり』を開発し、自治体に提案しています。

―特徴を教えてください。

 自治体のみならず、葬儀会社や火葬場の担当者も利用することから、わかりやすさを第一に掲げた設計を導入しています。予約画面ではカレンダーに色や記号を使って、わかりやすい表示を実現しています。また、基本構成では必要最小限に機能を絞り込み、予約対象は火葬炉のみ。予約期間は一週間先までとしています。オプションとして、斎場や霊柩車の予約といった機能を付加することも可能。スマートフォンやタブレット端末にも対応しており、当事者間の調整をスムーズに進めることができるため、住民サービスの向上にもつながります。

―今後、どのように自治体を支援していきますか。

 現在、火葬炉の老朽化が全国で進んでおり、当社では施設を刷新するタイミングで業務のシステム化を提案しています。デモ画面を用意し、遠隔地においてもシステムの利便性を実感していただける準備もあります。ぜひお問い合わせください。

大迎 英史 (おおむかい ひでし) プロフィール
昭和48年、大阪府生まれ。龍谷大学法学部卒業後、平成9年に株式会社イムラ封筒へ入社。おもに封筒販売業務を担当する。令和2年から情報システム事業部に異動し、現在の業務を担当。
株式会社イムラ封筒
設立 昭和25年2月
資本金 11億9,700万円
売上高 202億5,500万円(令和3年1月期)
従業員数 862人(令和3年1月末現在)
事業内容 封筒・袋などの紙製品や文具などの製造・販売、コンピュータや周辺機器の販売、ソフトウェアの開発・制作、販売および保守管理など
URL https://www.imura.co.jp/
お問い合わせ電話番号 06-6586-6463 (平日9:00~17:30)
お問い合わせメールアドレス hi-ohmukai@imura.co.jp
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