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民間企業の取り組み

書類業務におけるクラウド導入

働き方改革の中心的役割を担う、人事・労務部門からICT化に着手せよ

株式会社SmartHR 執行役員/SmartHR 人事労務 研究所 所長 副島 智子
[提供] 株式会社SmartHR

※下記は自治体通信 Vol.23(2020年4月号)から抜粋し、記事は取材時のものです。


人口減少や働き方改革の影響を受け、自治体にも業務効率化の波が押し寄せている。すでに最新テクノロジーの導入を進めているところもあるが、まだ手つかず状態という自治体も少なくない。そこで、自治体が業務プロセスのICT化を進めるうえでのポイントや、導入するサービスを選ぶ際のヒントについて、ICT分野の専門家であるSmartHRの副島氏に詳細を聞いた。

株式会社SmartHR
執行役員/SmartHR 人事労務 研究所 所長
副島 智子そえじま ともこ

人事・労務部門は書類業務が煩雑になりがち

―自治体において、業務プロセスをICT化する必要性は高まっているのですか。

 はい。民間企業と同じで、自治体でも人口減少や働き方改革にともなう生産性向上のニーズは高まりをみせています。実際、総務省が発表した「自治体戦略2040構想研究会」の第2次報告でも、「スマート自治体」への転換が求められています。

―ICT化を目指すうえで、自治体はどこから着手するのが望ましいでしょう。

 全職員とかかわりがある、人事・労務部門から進めていくのがいいでしょう。人事・労務は雇用契約から社会保険の加入、勤怠管理、年末調整まで、さまざまな業務を通して膨大な書類を扱うため、集計や転記、チェック作業などが多い部門です。一方で、そうした煩雑ながらも型がある業務は、ICT化に着手しやすいものとなります。

 また、人事・労務部門は働き方改革を推し進めていく役割を担っています。自分たちがICT化に率先して取り組むことで、よりスムーズに改革を進められると考えられます。

―導入するサービスを選ぶ際のポイントはなんですか。

 まず、じっくり寄り添って課題の洗い出しからコンサルティングしてくれる会社のサービスを選ぶべきでしょう。また、導入のコストやスピードを考慮すると、クラウドサービスを選ぶのがおススメです。さらに、業務の標準化を実現するためには、誰もが簡単に使えるようなサービスを選ぶのも重要です。これらの条件を満たしているサービスの一例に、当社が提供しているクラウド人事・労務ソフト『SmartHR』があります。



Web上ですべてが完結し、ペーパーレス化が実現

―詳細を教えてください。

 端的に言うと、煩雑な人事・労務手続きや関連する情報管理をクラウド上でスムーズに行えるサービスです。たとえば、以前は書面で行っていた雇用契約などのペーパーレス化を実現。それにより、書類の印刷や仕分け、発送、回収、ファイリングなどの業務がすべて不要に。また、年末調整や給与明細の発行、退職・住所変更手続きなど、さまざまな人事・労務管理業務を押印不要でWeb上にて完結できます。人事・労務担当者だけでなく、書類を提出する側も書類を返送する必要がなくなるのです。

 そのほか、つねに職員たちの最新のデータを一元管理できるのもポイント。『SmartHR』は、自治体の人事・労務部門の業務効率化や働き方改革に大きく貢献できるサービスであると自負しています。

―導入事例における具体的な声はありますか。

 民間企業の例ですが、あるドラッグストアではアルバイトスタッフ1,600人分の雇用契約の更新業務をペーパーレス化。それによって、作業効率が80%アップしたという報告を受けています。そのほか、「1日2~3時間していた残業がなくなった」「情報セキュリティを強化できた」といったさまざまな声が聞かれています。

―自治体に対する今後の支援方針を教えてください。

 まだ実績の大半は民間企業ですが、今後は自治体への支援を強化していきたいと考えています。

 サービスを開始してから約3年で2万社以上の登録社数を誇る『SmartHR』は、2年連続で労務管理クラウドソフトシェアNo.1(※)を獲得。最近は全国の自治体からの問い合わせも増えてきています。自治体の業務効率化や働き方改革をサポートし、結果として住民に対して質の高い行政サービスの提供につながれば、これほどうれしいことはありません。

※労務管理クラウドソフトシェアNo.1:『HRTechクラウド市場の実態と展望 2018年度版』『HRTechクラウド市場の実態と展望 2019年度版』(ミック経済研究所)より

副島 智子 (そえじま ともこ) プロフィール
愛知県生まれ。20人未満のIT系ベンチャー企業や数千人規模の製薬会社、外食企業などさまざまな規模・業種の会社で、15年以上の人事・労務を経験。平成28年、株式会社SmartHRに入社。令和元年から現職。
株式会社SmartHR
設立平成25年1月
売上高76億7,354万円(資本準備金含む)
従業員数198人(派遣スタッフ、インターン含む※令和2年1月時点)
事業内容『SmartHR』の企画・開発・運営・販売
URLhttps://smarthr.co.jp/
問い合わせ先 「スマートHR」で検索

2020/05/01
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