行政手続きのオンライン化、普及のカギは「スマホで完結」

株式会社グラファー

取締役 COO

井原 真吾いはら しんご

手数料の支払いまで一気通貫、1分とかからず手続きが完了

―行政手続きのオンライン化はこれまでなかなか普及していません。なにが理由ですか。

　自治体側、住民側双方に理由があります。自治体側では、電子申請への対応に向けて業務システムの更新や、それに合わせた業務フローの最適化といった準備がまだできていないケースが多いです。設備投資が必要ですし、業務フローが最適化されていなければ、オンライン化は新たな追加業務となり、業務負荷を増大させてしまいます。

　また、電子申請に際し「電子署名」を求められる書類が多く、ここが技術的に対応できないため、オンライン化の適用範囲を広げられないといった事情もあります。

―一方の住民側の理由とは、どのようなものでしょう。

　まず、「行政手続きのオンライン化」について認知が進んでいないことがあります。しかも、オンライン申請の適用範囲がまだ限られているうえ、「入力の手間」や「入力書式のわかりにくさ」といった使い勝手の悪さが、利用上の障害になっているようです。

―解決策はありますか。

　あります。住民の利用を促進するカギは、いかに手軽さや利便性を感じてもらうかにあり、そこではスマホでの申請に対応することは重要な解になるでしょう。そこで当社では、申請手続きをすべてスマホ上で完結できるシステムを開発しました。マイナンバーカードをスマホにかざすことで電子署名を実行するシステムです。しかも、この電子署名操作を行うと、これまで別途入力が必要だった氏名、住所、性別、生年月日の基本4情報が瞬時に自動で読み取られ、住民は入力する必要がありません。決済機能も組み込んでいるので、手数料の支払いまで一気通貫で完結できます。アプリを立ち上げ、申請に関する最低限の情報を入力するだけで、わずか1分とかからず行政手続きを完了させることができるのです。

オンライン化で、自治体業務も効率化できる

―スマホ上で電子署名を実現できたことが、大きなブレークスルーになるわけですね。

　そのとおりです。住民側の利便性を向上させるだけではなく、オンライン申請の適用範囲が大きく広がります。このことは、自治体職員の業務効率化にも大きく貢献できることを意味します。ただし、それには申請処理フローを見直し、オンライン化に最適化することが条件になります。行政の電子化は、業務を担う職員にもメリットを感じられるものでなければ、決して普及しません。そこで当社では、単にシステムを提供するだけではなく、自治体側の申請処理フローそのものの見直しや自治体ならではの業務特性に応じた機能の追加など、現場の効率性を高める支援も行っています。システムのみならず、行政の事情も深く理解しているからこそ、当社は行政のオンライン化を支援できるのです。

―今後、自治体をどう支援していきますか。

　当社は、住民目線で使い勝手のよい行政サービスの提供を主眼としています。この実現に向けて当社では、今後も最新技術を積極的に取り込み、行政手続きのオンライン化を推進していきます。また、単なるシステムの提供にとどまらず、申請処理フローの見直しや法解釈の支援まで踏み込んだサービス提供により、行政の効率化にも寄与していきます。行政手続きのオンライン化に関心のある自治体の方は、ぜひご相談ください。

四條畷市

市民生活部市民課　課長

木邨 吉洋きむら よしひろ

―四條畷市では行政手続きのオンライン化に関して、どのような取り組みを行っていますか。

　昨年8月からの実証実験で、本人からの住民票交付申請について、オンラインによる受付を開始しています。

　当市では3年ほど前、業務効率化を目的に、全課で効率化が必要な業務の洗い出しを行いました。当課では、各種証明書の「郵便請求」対応にもっとも時間を要していることが判明。そのなかでも、住民票の送付依頼が月に1500件も寄せられていました。そこで対策を検討するなかで、『自治体通信』18号に掲載されていた鎌倉市の取り組みを知り、支援企業のグラファーに問い合わせたのです。

―実証実験の効果を聞かせてください。

　従来の郵便請求では、郵便物の開封や書類の不備などの点検に膨大な時間と手間がかかっていました。定額小為替で支払われる手数料は金額の確認と、不足の場合は電話での連絡、お釣りが発生した場合の対応も必要になります。それに対し、オンライン申請では、事前決済なので手数料の確認が不要になりますし、記入情報に不備があれば手続き自体が進まない仕組みなので、申請内容の確認作業も大幅に軽減されました。その結果、相談ごとがあって来庁される住民への窓口対応の時間がこれまで以上に確保できるようになり、住民にも職員にも大変好評です。

設立	平成29年7月
資本金	7億2,500万8円(資本準備金含む)
従業員数	22人(パート、アルバイト含む)
事業内容	行政インターフェース事業、行政ソリューション事業、データプラットフォーム事業、マーケティングソリューション事業
URL	https://graffer.jp/
お問い合わせ電話番号	03-3405-7007(平日10:00～17:00)
お問い合わせメールアドレス	supportgov@graffer.jp